ヤマエ久野株式会社取材日 2018年9月21日

月間5,000枚もの支払通知書の印刷がゼロに。
社内と仕入先の入力・照合作業の効率化が実現できました。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 九州・中国・四国 | 業種 フード
ヤマエ久野株式会社

九州エリアで食品流通のトップ企業として業界を牽引する、ヤマエ久野株式会社様。膨大な明細が発生する食品メーカーとの取引では、請求書の受け取りや照合作業を省くため、以前から支払通知書を活用していました。さらなる効率化をはかるべく、支払通知書の電子化に取り組み、仕入先にもスムーズに受け入れられているそうです。支払通知書を電子化するメリットについて、担当者のみなさまに伺いました。

ココがPOINT!

支払通知書の発行が、月末・月初の業務を圧迫

― 事業内容を教えてください。

鮮冷福岡支店 経理課 課長(以下、経理課長):弊社は福岡・博多に本社を置く卸企業です。加工食品・冷凍食品をはじめ酒類、資材など幅広く扱い、お得意先のコンビニエンスストアや量販店、飲食店等に販売しています。鮮冷部門は、肉・魚などの生鮮品やチルド品を仕入れて販売しており、仕入先は福岡支店だけで2,000社を超えます。食品流通のプロフェッショナルとして、九州の物流を支えています。

― 仕入先へ支払通知書を郵送していたとお聞きしています。

情報システム部 部長代理(以下、部長代理):食品卸は毎日大量の受発注業務を行いますが、電話やFAX等、まだまだアナログな作業が多い業界です。しかも、扱う商品数が多いため明細の量も毎月膨大になり、ひとつひとつ自社の買掛データと照合するのが大変な手間となってしまいます。

そこで、照合作業を省き少しでも効率化をはかるために、社内で仕入先の多い鮮冷部門福岡支店では10年ほど前から、仕入先のメーカー様へ支払通知書で支払額をお知らせするようにしました。基幹システムから仕入ベースで支払通知書を作成して郵送することで、効率が上がりました。

ところが、この支払通知書形式に賛同いただける仕入先が徐々に増え、全取引の7~8割あまりになると、今度は支払通知書の作成・発送業務が現場を圧迫するようになってしまったのです。そのため業務を見直し、より効率化をはかる必要がありました。

鮮冷福岡支店 経理課 課長鮮冷福岡支店 経理課
課長

情報システム部 部長代理情報システム部 部長代理

― 支払通知書の発行は、どういった作業が大変でしたか?

経理課長:もっとも大きかったのは、印刷した支払通知書を手で折って封筒に入れ、切手を貼って郵便局へ出すという単純作業に、人手も時間もとられることです。仕入先によっては明細が100枚あまりになる場合もあり、毎月5000枚以上印刷していました。支払いの締め日は5・10日ごとにありますが、最も多い月末締めになると、4人がかりで4時間かけて作業していました。

経理担当者A:支払明細が100枚になるような取引件数の多い仕入先は、先方が行う照合も時間がかかります。そのため、急ぎでほしいと要望があれば、月初にメールでデータを送ったり、FAXで送信するといった個別の対応が必要でした。月初は仕入先から受け取った請求書と買掛データを照合する通常の支払業務も並行して行わなければならないため、かなり忙しくなります。

また時には、支払通知書をなくしてしまったので再発行してほしい、過去何カ月分かまとめて送ってほしいなどの依頼もあります。その場合も、基幹システムから個別にデータを取り出して印刷し直し、郵送する対応が必要でした。

経理担当者B:支払通知書発行作業は発生日が集中する為、通常業務を圧迫するようになっていったのです。支払通知書の発行をアウトソーシングできないかとも検討しましたが、件数や費用面で折り合いがつかず、なかば諦めかけていました。

経理担当者A経理担当者A

経理担当者B経理担当者B

支払通知書の電子化で、目指していた効率化を取り戻す

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されたきっかけはなんでしょうか?

部長代理:弊社ではもともと飲食店からの受注業務に、『BtoBプラットフォーム 受発注』 を利用しており、そこから『BtoBプラットフォーム 請求書』という仕組みがあると知りました。ただ、導入にあたっては他社とも比較検討を行いました。

情報システム部 部長代理 兼IT企画課 課長:支払通知書を電子化するうえでポイントになったのは「作業工数の削減」「コストの削減」それと「仕入先の負担にならないこと」の3点です。やはり弊社が便利になるだけでなく、仕入先へのメリットも必要です。

『BtoBプラットフォーム 請求書』 は、作業工数とコストの削減はもちろん、オプション機能の『郵送代行サービス』 で、紙の支払通知書を希望される仕入先には自動的に支払通知書を郵送することができるのが魅力でした。また、他社の電子通知書サービスと比べて明細の行数制限が緩やかで、食品卸の特徴である明細の多さにも対応できます。さらに、『BtoBプラットフォーム』を導入済みの仕入先が多かったのも導入理由のひとつになりました。事前に確認してみたところ7割近くが既に利用していると分かったのです。

経理担当者A:そのおかげもあってか、思いのほかスムーズに電子化を受け入れていただいた印象があります。もともとデータをお送りしていた支払明細の多い仕入先だけでなく、今まで紙の通知書しかお送りできていなかった仕入先からも、データで照合すると作業が楽だというお声をいただきました。

情報システム部 部長代理 兼 IT企画課 課長情報システム部 部長代理
兼 IT企画課 課長

― 電子請求書の導入でどのような効果がありましたか?

経理課長:月間約20時間かかっていた支払通知書の印刷や封入といった手作業が、一切なくなりました。支払通知書の作成に関する作業は、基幹システムから自動的に『BtoBプラットフォーム 請求書』 に取り込まれたデータを確認し、発行の予約をするだけです。新規の仕入先登録やお問い合わせの対応などを含めても、作業時間は月に1~2時間程度になりましたので、月間18時間近くの業務を削減できました。これまで4人でやっていた業務も1人で済むので、請求書で届く支払いの照合作業などに集中でき、支払業務全体が効率化できています。またコスト面でいうと、紙代や郵送費も大幅に減って、月間13万円以上のコスト削減につながっています。

経理担当者A:仕入先側でデータをダウンロードできるので、毎回個別に送っていたデータやFAXも不要になりました。支払通知書の紛失も発生しませんし、過去データも検索できるので、支払通知書の再発行という業務も必要ありません。

経理担当者B:郵送だと遠方の場合数日かかってしまいますが、電子だとすぐ見ることができるので、急ぎで金額を知りたい仕入先からも喜んでいただけています。

アナログからデジタルへ。業界全体の効率化に貢献したい

― 今後の展望をお聞かせください。

情報システム部 IT企画課 係長:福岡支店での成功を受け、宮崎・鹿児島各支店も支払通知書の電子化を導入しました。この取り組みが部門を越えて全社へ広がっていけば、より効率化がはかれるのではないかと期待しています。

一方、現在弊社から発行する紙の請求書は印刷から郵送までアウトソーシングしています。請求書についてはお得意先との調整も必要であり今すぐという訳にはいきませんが、こちらも将来的には電子化を視野に入れていければと思っています。

経理課長:国をあげて働き方改革が求められている昨今、アナログな世界からデジタルへの移行でより効率的になるということを、食品流通業界へ発信できれば理想的ですね。全社的な取り組みを通じて企業間取引の効率化に貢献していきたいです。

情報システム部 IT企画課 係長情報システム部 IT企画課
係長

関連リンク
ヤマエ久野株式会社
設立1950年4月27日
事業内容一般加工食品・冷凍食品・酒類等の仕入れ、農産物の加工・弁当惣菜の製造および販売等
代表代表取締役社長COO 大森 礼仁
本社所在地福岡市博多区博多駅東2丁目13番34号エコービル
企業サイトhttps://www.yamaehisano.co.jp/
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