三喜商事株式会社取材日 2019年5月22日

請求書の郵送代行を利用し、発行業務を完全アウトソーシング。電子化でさらなるコスト削減を目指します。

利用サービス 請求書(発行) | エリア 近畿地方 | 業種 アパレル
三喜商事株式会社

高級インポートファッションブランドを扱う、三喜商事株式会社様。数多くのブランドを国内に紹介してきました。百貨店から専門店まで取引先は幅広く、華やかなファッションの世界を陰から支えています。それをさらに支えるバックオフィス、財務部が取り組んだ、システム導入による請求業務の効率化について財務部 部長 中川賢治様に伺いました。

ココがPOINT!

全国の百貨店や専門店に海外ハイブランドを販売

― 沿革と事業概要を教えてください

弊社の創業は、戦後まもない1948年で、輸入生地を扱う個人商店がはじまりです。これまでイタリアやフランスなどヨーロッパを中心とした高級ファッションブランドを、日本に紹介してきました。インポートブランドの卸、小売および、販売代理店業務が主な事業です。

大阪と東京、それぞれに本社を置き、全国の百貨店や専門店、セレクトショップなどを得意先としています。販売先はあわせて約1,500店舗ほどです。また、百貨店やショッピングモールなどには70店ほど展開しています。

財務部 部長 中川賢治様財務部 部長 中川賢治様

― 請求書は月に何通ほど発行していますか?

月によって変動はありますが、ざっと大阪で800通、東京で400通ほどです。取引先は基本的に重複しておらず、東京・大阪がそれぞれの取引先に対して別々に発行しています。

締め日は五・十日で設けていますが、特に多いのが20日締めで、全体の8割近くが集中します。これは東京も大阪も同じ状況です。

請求書の発行先は、個人経営から法人まで幅広い規模の専門店です。百貨店との取引では請求書は発行せず、逆にこちらが支払通知書を受け取ります。これは、「消化仕入」という取引形態をとることが多く、商品を納めた時点では売上は発生しないためです。売れたタイミングで百貨店に仕入が計上されるという商習慣です。

締めの毎月20日は部署総出、5人がかりで発行作業

― なぜ、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入したのでしょうか?

きっかけは経営層から「請求書を電子化するサービスがあるが、話を聞いてみないか」と言われたことです。実際に説明をうかがうと、発行にかかる作業時間や手間、さらにコストもある程度、削減できそうだとわかりました。トータル的なメリットを感じて導入を決めました。

実は、請求書の発行業務に課題は感じていたものの、外部のシステムを利用するという考えは、もともとありませんでした。アウトソーシングなどで外部に出すのは“コストがかかる”というイメージが強くて。自分たちでなんとかしようと思っていたのです。しかし、そこに人件費への考慮はありませんでした。

― どのような課題を感じておられましたか?

最も作業が集中する20日締めは、財務部総出で発行作業にあたります。大阪の場合は私も含め、5人がかりで3時間ほどかけていました。他の業務もあるなか、請求に漏れがないかのチェックや封入といった単純作業に、全員の手がとられてしまいます。この時期はどうしても残業が生じていたのです。

東京も同様の状況でした。20日締め以外のすべての発行作業を含めると、大阪で毎月延べ20時間あまり、東京でも14時間ほど費やしていました。年間に換算すると400時間以上になります。電子化すれば、この非効率的な時間の多くを他の業務にあてることができるでしょう。

試算してみると、取引先の3割程度が電子で請求書を受け取ってくだされば、あとはオプション機能の『郵送代行サービス』 (※)を利用しても、コスト減になるとわかりました。

やはり、財務部としては費用の削減は大きなテーマですので、これが決め手でした。専用の紙伝票を使うごく一部の取引先以外の請求書発行を2018年10月から、電子請求による郵送代行へ切り替えることにしました。

※電子請求書を利用されてない取引先へ、自動で発行される紙の請求書

― すべての発行を、郵送代行からスタートさせたのですね。

アパレル業界は長年、取引に伝票を使ってきた紙の文化が根強い業界です。また、高齢でパソコンに親しみがないという取引先も多くいらっしゃいます。まずはすべて郵送代行にすることで、弊社側の発行にかかる作業の負担を減らすことを優先しました。その上で、電子発行のご案内を請求書に同封して、パソコンの画面上での受取もお願いしています。

紙、伝票の根強い業界を、じわり電子化へ

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入で、課題は解決しましたか?

郵送代行にしただけでも、5人でやっていたチェックや封入といった作業は完全になくなりました。今は発行担当者1人が必要なCSVデータを基幹システムから『BtoBプラットフォーム 請求書』へアップロードしたら、社内承認から発行まで画面上で完結します。特にトラブルがなければ東京、大阪それぞれ20分程度の作業です。毎月発生していた残業もなくなりました。導入したばかりなので実績はこれからですが、試算では東京、大阪あわせて発行にかける時間は4時間前後になり、紙での発行に比べ99%を削減できると見込んでいます。

また、電子請求書のご案内をする書面を見て、実際に電子での受取に移行してくださる取引先も増えてきています。電子なら郵送よりも早く画面上で確認できますし、過去の取引も一目でわかります。ある程度パソコンが使えて、紙よりも便利だと実感されると、郵送代行から切り替えていただけるようです。

― 発行ご担当者の皆さまの反応はいかがですか?

やはり、ある程度業務負担がなくなるという期待を持っていたようです。最初は基幹システムとの連携にとまどったりすることもありましたが、導入から半年ほど経って慣れてきたということもあるのでしょう。時間的なことも含め、仕事の量は軽減されています。

― 今後の展望をきかせてください

引き続き、郵送代行から電子請求書への移行はお勧めしていきたいと思っています。弊社だけでなく、他社にも電子請求書の発行が広がれば、取引の流れも変わってくるでしょう。

今後は発行だけでなく、請求書の受取業務も『BtoBプラットフォーム 請求書』 で電子化できればいいですね。実は、東京本社では一部の請求書をすでに電子で受け取っています。発行も受取もシステム化が進めばより効率的になるはずです。

社会的にはIT化、ペーパーレス化は急速に進んでいます。電子への抵抗感も、数年前に比べ薄れつつあると実感しています。将来的に電子請求書が当たり前という流れになってくれば、業界も動きだすのではないでしょうか。

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三喜商事株式会社
設立1956年2月6日
事業内容海外のファッション製品の輸入卸、小売、輸入代理店業務。ファッション製品の企画他
代表者代表取締役社長 堀田 康彦
本社所在地大阪府大阪市中央区瓦町3丁目3-2
企業サイトhttp://www.sanki-brand.com/
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