大阪府で街の中小規模の酒販店を組合員とし、共同購買事業の推進やビール共通券の販売・回収を行っている大阪酒販協同組合様。インボイス制度のスタートに際し、ビール券精算書の受取に不安があったといいます。『BtoBプラットフォーム 請求書』で、請求書を受け取るのではなく、支払情報をこちらから発行することで課題を解決。発行業務の作業時間も大幅に削減できました。
ココがPOINT!
-
1
インボイス制度における受取請求書の不安を解消
-
2
発行にかかる業務時間が5時間⇒10分になり残業がゼロに
-
3
組合員の負担を増やさないようにしてデジタル化を推進
街の酒屋さんを支える酒販協同組合の仕組み
大阪酒販協同組合とは、どのような団体ですか？
西浦 康則 氏
大阪酒販協同組合 事務局長 西浦 康則 氏（以下、同）：
酒類販売を行う事業者の組合は根拠法や監督官庁によっていくつかあります。大阪酒販協同組合は、大阪国税局管内にある中小規模の小売酒販店が組合員となって、共同購買事業推進の目的で設立した団体です。酒類の販売は酒税法上、販売業免許が必要など厳しい規制があり、大阪酒販協同組合は、酒販事業に関する組合としては唯一営利事業ができる団体の全国酒販協同組合連合会に属しています。
大手企業に比べ資本力のない街の酒販店などが、個々の力を結集することで競争に負けないよう支えあう組織です。酒類および物品や副資材の販売あっせん、ビール共通券や清酒券といった商品券の発行などが主な活動内容です。
当組合がメーカーや卸から仕入れたお酒を販売できるのは組合員に限られますが、組合員は組合を通さずメーカーや卸から直接仕入れてもかまいません。組合経由で共同購入すれば仕入れ価格を抑えることができるものの、より安く仕入れられるところがあればそちらを利用してもらいます。組合は利潤を追求しているのではなく、困っている組合員を助けることを目的としています。
実際、当組合は31支部に組合員が1,800ほど登録されていますが、そのうちの何割かは、酒屋さんからコンビニエンスストアに業態変更した組合員です。そうなると仕入れはコンビニ本部から行うため、組合から仕入れることはなくなります。
困っている組合員というのは、どういうケースでしょうか。
たとえば、2023年10月からインボイス制度が始まりました。街の酒販店の多くは年間の課税売上高1,000万円以下の免税事業者です。売り手側の卸企業が課税事業者の場合、仕入税額控除が受けられない※ので、免税事業者とは取引したがらないケースも出ています。課税事業者になれば、適格請求書発行事業者として取引への影響はなくなるものの、街の小さな酒屋さんにとっては、事務手続きの増加や経理業務の負担増加等で適格事業者に登録しない選択肢もあります。そんな、これまでの取引先からの仕入れが困難になってきた酒屋さんをカバーする役割も組合は担っています。
月あたりの取引は、お中元・お歳暮シーズンなどを除いた閑散期で月100件ほど、加えて支部・部会で取りまとめをお願いしている、ビール共通券などの商品券請求業務もあわせると、月200件ほどやりとりが発生します。
※インボイス制度開始後一定期間は経過措置あり
組合員からの注文は、どのように受けておられましたか？
組合員の多くは家族で経営されているようないわゆる街の酒屋さんで、パソコンのメールもなじみがありません。注文はほとんど電話やFAXです。税法上、酒類の仕入・販売は帳簿に毎日必ず記帳するよう義務づけられています。組合本部では4人が業務にあたってパソコンに入力しており、支部にもそれぞれ担当者がいます。
酒販店で消費者が使用したビール共通券などの商品券は、どのように処理されるのでしょうか。
酒販店はビール共通券などを商品と引き換えると、「使用済商品券代金請求書」という複写式の書類に使用済みの券を添付して組合に提出します。組合は月2回の締め日を設けて精算していましたが、書類に差異があった場合の処理は課題でした。たとえば請求書には缶ビール券10枚と記載されていても実際の添付が9枚しかない場合は、請求金額と実際の支払金額が変わってしまうので、書類の訂正が必要です。インボイス制度も始まりますし、支部担当者にもこれ以上負担はかけられないと思っていました。
逆転の発想、「支払通知」発行で課題を解決し、業務時間も短縮
『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入した理由を教えてください。
日々記帳している仕入・販売はAccessで管理しており、請求書の発行業務に関しては、特に支部・部会での取りまとめ内容を確認したのち印刷して三つ折りし、郵送するだけでした。とはいえ200通あまりを1人で発送するので、通常業務の中ではできず、毎月4、5時間の残業時間が発生していました。また、先ほど申し上げたように、商品券の代金請求書の受取をどうしようかと考えていました。ビール券の精算処理だけでなく、メーカーや卸企業から受け取る請求書も、インボイス制度における仕入税額控除への対応が念頭にありました。法制度でいえば電子帳簿保存法の改正もありますし、システム導入は必要だとは感じながらも、なかなか話をきいてもらえるITベンダー企業がみつからない状態だったんです。
ちょうど、その頃にSNS上の広告で『BtoB プラットフォーム 請求書』を見かけました。実は組合に設置している自動販売機の精算でコカ・コーラボトラーズジャパン株式会社様から『BtoB プラットフォーム 請求書』の招待を受けて使用しており、経理担当者が「便利ですよ」と言っていたなと。さらに、大阪の大手業務用酒類卸販売業者、株式会社名畑さんの導入事例を知り、話を聞いてみようと思いました。
お話を伺った印象はいかがでしたか？
請求書を受け取るのではなく、こちらから「支払通知書」を発行してはどうかというご提案を受け、目から鱗が落ちたようでした。支部・部会に請求書を発送してもらう必要がないため、金額の間違いが発生しないのが一番の魅力です。こちらから通知書を発行するという発想はそれまでありませんでした。この発想の転換で大きく話が進み、こちらから発行している請求書も『BtoBプラットフォーム 請求書』のオプション機能「郵送代行サービス」を利用して、発送業務をなくすことにしました。
実際の効果はいかがですか？
当初は、支払通知書の発行が正しく行われているか、何通か確認しようとしましたが、それは不要だとすぐにわかってやめました。入力した金額さえ確認すれば発行から即日、先方に届くので何もする必要がありません。
また、請求書の発行に郵送代行を選んだのは、パソコンになじみがなく紙でのやりとりを希望される組合員が多いためですが、酒類業界では受発注業務で『BtoBプラットフォーム』シリーズを利用している場合も少なくありません。すでに使っている組合員なら同じIDとパスワードで『BtoBプラットフォーム 請求書』も利用できるので、簡単に電子請求書での受け取りに移行できるのではないかと思います。
請求書の発行作業にあたっていた4、5時間が10分たらずの作業になるわけですから、発行業務にあたる担当者の負担も多いに軽減されます。
来たるデジタル化社会を見据え進める、データ化への備え
今後の展望をお聞かせください。
現在、支払通知書を発行しているのは、組合員の使用済みビール共通券等の請求に対する精算です。組合が受け取る請求書は他に、仕入れ先であるメーカーや卸企業が何社かあります。現在はまだ紙でのやりとりですが、これも今後は『BtoB プラットフォーム 請求書』で支払通知書を発行していけたらと考えています。
酒販という領域は、アナログな業務も多く残っており、今後は、デジタル化の推進が課題となっています。これまで紙で管理していた組合員名簿や定款などもWeb上で閲覧できるように求められるなど、デジタルシフトの広がりは確実です。今は紙のやりとりしかなくても、電子帳簿保存法への対応は将来を見据えて進めていく必要があると思っています。たとえば、行政へ提出する書類も現在は原本と控えの2部を紙で作成し、控えの保管も大変です。これをまず、請求書だけでもなくしていけたら、紙だけでなく非効率な業務も減っていくと期待しています。
※掲載内容は取材当時のものです。
シェアする
