ココがPOINT!
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1
押印、封入、郵送など、紙にまつわる作業を軽減
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2
請求書の受取状況が透明化され、処理時間もスピード化
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3
基幹システムとの連携もスムーズで一括取り込みもOK
関東から東北に10拠点、年間3,000件の設備工事を受注
事業内容をお聞かせください。
管理部 部長（以下、部長）：
当社は1970年の創業から50年以上にわたり、ダクトの製造・施工や保温工事などを手がけてきました。ダクトとは、オフィスビルや住居の天井裏などに設置されており、「風導管」と呼ばれる気体を運ぶための管をいいます。飲食店などで目にしたことがある方も多いかもしれません。
主に亜鉛の鉄板を加工してつくるダクトには、建物内の古い空気を屋外に排出したり、新鮮な空気を取り入れ快適な屋内環境を保つなど、重要な役割があります。基本的にはゼネコンから設備系の業務を請け負うサブコンと呼ばれる企業様から依頼を受け、ダクトを製造、施工しています。
当社には関東から東北に10の拠点があり、うち6カ所に自社ダクト製作工場が併設されています。営業拠点のすぐそばに工場を置くことで、高い技術力を持ったスタッフによる高品質なダクトが供給できているのです。
受注件数は大小合わせて年間3,000件で、ショッピングモールや学校、オフィスビルなど大規模な施設も多く手がけています。最近では川崎市庁舎の建て替えに伴うダクト工事を行いました。
管理部の業務内容について教えてください。
管理部 課長（以下、課長）：
私たちは管理部の経理担当として、主に各10拠点から送られてくる外注費、諸経費などの支払いや注文書の発送などを行っています。協力会社さんから上がってくる請求書の精算や、社員の方が現場で購入した材料などの確認、支払いも重要な仕事のひとつです。
紙の封入、郵送コスト、押印にもかかる手間
システム化以前の業務はどのような流れでしたか？
管理部 主任（以下、主任）：
これまでの発注業務としては、まずお客様から案件を受注し、各協力会社さんに見積を依頼します。協力会社さんからメールやFAX、郵送で見積書が届いたら、各営業所の現場担当がExcelで発注の稟議を作成し、紙で印刷、上長の承認を得ます。その後は事務員が原価管理システム『どっと原価3』に入力して注文書を作成、押印して原本を協力会社さんに郵送するというフローでした。稟議書は25日までに少しずつ溜まっていき、それを丸1～2日かけて処理していました。
月初の5日頃になると、各営業所に協力会社さんから前月の注文請書と請求書が届きます。その内容を現場担当が確認し、問題なければ上長が承認します。その後、事務員がそれを受け取って『どっと原価3』に入力し、最終的に一部取引先には『どっと原価3』上で支払通知書を作成して印刷、郵送する流れでした。
協力会社さんからの請求書はどのようなものを使っていましたか？
管理部 事務担当（以下、事務担当）：
請求書や注文請書は、当社指定の複写式のものを使用してもらっていました。営業所では1人の事務員が押印と封入作業を担当していたので時間がかかりますし、郵送コストや遅配によるタイムラグも生じます。さらに紙の請求書に手書きで記入してもらうので、文字が読みづらかったり判別がつかなかったりすることもしばしば起こります。分からない点があるたびに電話で現場担当者に確認していました。
主任：
発注業務、請求書、注文請書を受け取った後の処理に時間がかかり、残業時間も多かったです。
協力会社の方や上長が現場に出ていて連絡がつかず、承認が1～2日遅れることもありました。そもそも承認のフローがどこで止まっているかが見えないので、業務の遅れも認識しづらかったと思います。
インボイス制度や電子帳簿保存法など、新しい法令への対応にも課題を感じていました。そんなとき、弊社の担当者と『どっと原価3』の担当者がインフォマートのセミナーに登壇する機会があり、『BtoBプラットフォーム TRADE』を知ったのです。これはすごいと感じました。『BtoBプラットフォーム TRADE』なら紙でのやり取りを廃止でき、ワークフローの承認作業もしやすくなり、外出先からでも対応できます。社内の決裁も電子で行える上に、当社が2012年から導入している『どっと原価3』との連携も可能です。既存システムとの連携は大きな決め手でした。
発注業務の50％をデジタル化、協力会社とのやり取りもスピーディに
導入の効果はいかがですか？
課長：
現時点で発注業務の50％をデジタル化できています。協力会社のなかには高齢で電子化に抵抗のある方もいらっしゃいますが、多くの取引先は「ぜひやりたい」という反応でした。収入印紙が不要になる点や、現場からもアクセス可能であること、電帳法への対応などもメリットだと感じていただいたようです。操作方法に不安があるという方には、マニュアルを作成して丁寧に説明しました。
主任：
導入後のフローですが、各営業所が見積を依頼して見積書を受け取り、発注の稟議を出して『どっと原価3』に入力するところまでは以前と変わりません。入力したものを『BtoBプラットフォーム TRADE』に取り込み、システム内で発注書を送ります。
これまでは協力会社さんから発注請書が戻ってくるのが請求書と同じタイミングでしたが、『BtoBプラットフォーム TRADE』上で先方がOKと押した瞬間に発注請書が戻ってくるので助かります。建設業界では安全意識の高まりを受け、安全書類を早めに提出しなければならない現場が増えていますが、そんなときもすぐに協力会社さんからの発注請書を提出できるようになりました。
事務担当：
協力会社さんが発行した請求書は『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取っています。請求金額が間違っていた場合も、『BtoBプラットフォーム 請求書』上で差し戻し、再発行を依頼できるのでスムーズです。以前のように、電話で書き直しをお願いして、再度郵送いただくといった手間が削減できました。また、『BtoBプラットフォーム 請求書』から請求データをダウンロードし、『どっと原価3』に一括で取り込みできるようになり、入力の手間が省けました。
今後の展望をお聞かせください。
部長：
今回『BtoBプラットフォーム TRADE』を導入したことで、紙のやり取りで発生していた封入作業や郵送コスト、記入ミスの修正や書類の再送にかかる時間が大きく削減できました。各営業所からも「郵送作業が減って楽になった」との声も届いています。システム上で完結するのは非常に便利ですし、社内だけでなく協力会社さんにとっても省力化につながると期待しています。設備工事業界には高齢の事業者さんも多いのですが、丁寧なフォローアップで残りの50％もデジタル化していきたいですね。
※掲載内容は取材当時のものです。
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