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買い手編 / 2007年06月号

『仕入の統一で２～３％のコストダウンに成功！』

株式会社アイックス

【業種：外食＞居酒屋】

フード事業部　販促・商品開発グループ　リーダー

【取材日：2007年3月16日】

FOODS Info Mart受発注システム導入のきっかけ

弊社で、FOODS Info Mart受発注システム（FIM受発注システム）の導入を決定したのは、店舗数が９店舗の時点で、間もなく１０店舗目の出店も決まりかかっていた時でした。最初にセミナーに行って説明を聞き、いいなと思ったのは良い商品を全店舗に知らせ、情報共有ができるという点でした。またそれによって、仕入の統一、価格の統一が図れるだろうということも魅力でした。そして、店舗数が１０店舗を越える、ということも大きなきっかけでした。それまでは業務が煩雑ながらも、既存の仕組みでまだ管理できる範囲でしたが、それ以上の展開をしていくためには、企業として根本的なシステム改善が必要になるという判断で導入が決定しました。導入決定後、インターネットの環境がありませんでしたので、まずパソコンの購入をすることから始めました。

導入に対する社内外の反応

実際に導入してみて、当初思っていたよりも苦労せずに導入できたというのが率直な感想です。店舗では最初、どのように業務の省力化につながっていくのかが見えていなかったように思いますが、導入して２，３ヶ月で操作にも慣れ、システム上の未処理もほとんどなくなりました。今では現場でもやってよかったという声を多く聞きます。
インフォマートのサポート体制もしっかりしていましたので、導入時に大変だったことはほとんどありませんでした。わからないところがあると、カスタマーセンターに問い合わせて、すぐに適切な回答を得ることができていたので、スムーズに軌道に乗せることができたと思います。また、マニュアルに関しても、初心者向けに丁寧に作られているので、画面と照らし合わせながら操作するとわかりやすかったです。ただ、回線の部分は店舗によっても様々でしたので安定するまでは大変でしたが、環境を整えるときにすり合わせをしっかりしていたので、特に問題にはなりませんでした。
また、お取引先様においても、こちらとしては納得して導入していただくというスタンスで柔軟に対応しましたが、最終的には既存のお取引先の１００％に近い割合で、導入していただきました。最初は操作方法などについて質問が多かったのですが、今ではほとんどなくなり、連絡事項もメールでやりとりするほどになりました。このメールの導入によって、それまで電話ではなかなか連絡がとれなかったお取引先様とも確実に連絡が取れるようになり、コミュニケーションツールとしても役立っています。

ペーパーレスによる管理と作業の簡素化

導入以前は電話とＦＡＸでの発注で、ＦＡＸが届いていない、店名がないなどのトラブルも多く、そのたびに本部が対応しなければなりませんでした。
また、そのほかにも店舗は、毎日手書きで仕入台帳に記入し、本部にＦＡＸを送らなければならず、それが毎日Ａ３用紙３枚ほどになっており、１０店舗近くになると大変な量でした。店舗では、このＦＡＸした紙を保存して、納品時に納品伝票と照らし合わせて一ヶ月保存した後、本部に送っていたので、作業も管理も煩雑になっていました。本部でも各店舗から送られてくる一ヶ月分の伝票や、お取引先からの納品伝票の控えなど、大量の伝票を保存しておかねばならず、伝票専用の部屋があるほどでした。ところがFIM受発注システムを導入した現在は、納品伝票は店舗での検品の際に必要ということで持参するお取引先様もありますが、保存しておく必要がないので、店舗でも管理が楽になるとともに、本部でもすべてをデータで管理していますので、伝票類を保存するスペースと作業がかなり削減されました。
また、月初に、請求書が買掛とずれている場合には、一枚一枚保存していた伝票を請求書と照らし合わせて作業していたので、金額を確定するのに時間がかかっていましたが、現在では、ほぼ２営業日で承認処理ができるようになりました。導入以前の請求金額のずれについてのトラブルは、主に赤伝や返品処理の際のもので、ＦＡＸや電話ではやりとりをしたデータが残らないため、責任の所在がはっきりしないという点において問題だったのですが、今ではすべてのやりとりがデータで残っているため、確認作業もスムーズにできるようになったと思います。
現在、弊社では支払い代行の仕組みを使っておりますので、金額を迅速に確定しなければならないのですが、このような仕組みを導入することも見越して、この時点でFIM受発注システムを導入しておいて正解だったと思います。

仕入の統一により、２～３％のコストダウンに成功

こうしたなかで最もメリットだったのは、当初考えていた仕入の統一、価格の統一という点でした。それまではお取引先からデータを出してもらわないと、管理するのが難しかった部分が、自分でデータを出して分析し、価格交渉の際に提示できますので、こちらのペースで商談することができるようになりました。実際に数字で見えるので、お互いに具体的な話ができ、スケールメリットのある交渉が確実にできるようになりました。弊社では１店舗で酒類だけでも数１００万円になりますので、原価率で２～３％のコストダウンができたのは大きなメリットでした。
こうした仕入分析にも役立つFIM受発注システムのデータは、手作業がないので、漏れや間違いなく、確実に数量を把握できるという点でも使いやすさを感じています。本部では「仕入商品年表」をよく見ていますが、店舗では「日時推移表」を見ているようです。弊社では毎月の計画に沿って、店舗で仕入を調節していますが、だいたい月半ばでだいたい一ヶ月分の予測が立ちます。本部でも店舗でも数字の把握がしやすいので、以前よりも管理がしやすくなりました。また本部では店舗の状況を常に把握できているので、画面で見て、使い方などをチェックして指導することもあります。こうしたメリットを考えると、パソコン導入時の費用やプロバイダー費用なども十分ペイできていると思っています。

棚卸の効率化

その他のメリットとしては棚卸がとても早くなったことが挙げられます。FIM受発注システム導入以前は、棚卸表の作成から始めなければなりませんでしたが、今はシステム上に新しい商品がすぐに反映され、不要な商品は削除できますので、簡単に見やすい棚卸表を作成することができます。また、それまでは各店舗で行った結果をいったん本部に集めて集計し、エクセルの表に入力しており、不明な点はその都度店舗に確認しながら作業していましたので、確定するのに１週間近くかかっていました。今は店舗で数量を入力したものを、本部で確認できますので、作業が省力化できました。こうしたことから、FIM受発注システムの導入は、一日の仕事の流れの中に組み込むだけだったので、作業としては特に大変になることもなく、むしろそれ以上に省力化になった部分が大きかったといえます。操作にさえ慣れてしまえば手作業を減らしていくことができ、その分を他の作業に回せるのは大きなメリットだったと思います。

FIM受発注システムを活用した今後の展望

今後はインフォマートの売上日報機能の導入も検討しており、社内でのインターネット環境を最大限に活用できればと考えております。また、仕入を統一しておけば、同じ規模の店舗との比較や問題点の洗い出しもよりしやすくなるので、新店オープン時の分析に使うとともに、これまで蓄積したデータベースを活用し、前年対比を出して仕入等にも活かしていきたいと思います。このようにFIM受発注システムを導入したことで、発注システムのベースができ、新店オープンにも十分に対応できる土台ができたと考えております。今後も、弊社の企業方針に基づき、年間４、５店舗の新店舗をオープンしていく予定ですが、出店を決めてからオープンまでを短期間で迅速にできるようになれば、企業としても導入した意義は大きいと思います。これからは、FIM受発注システム導入後、非常に良くなってきた海産物の仕入を元に、今まではなかなか難しかった寿司や焼肉といった仕入が重要な業態にも幅を広げ、お客様に喜ばれる店舗を作っていきたいと考えております。

【企業プロフィール】
札幌を中心に、産地直送の新鮮な食材を使って和、洋、中の豊富なお料理とお酒を楽しめる「山の猿」や、北海道の大地の恵みを活かした「鶏よ魚よ」、手軽に一人でも立ち寄れる居酒屋「とりの介」や香り高い備長炭を使って丁寧に焼いた串ものが人気の「うずらや」等、7業態１４店舗を運営。アクセスが便利なエリアにあらゆるシーンに対応した居酒屋を展開しています。「料理」「酒」「サービス」を極めた、極上の空間を心ゆくまでお楽しみいただけます。

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