発行機能 導入事例

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。
財務部からの提案が、会社全体の業務
効率化を促すきっかけになりました。

取材日:2017年2月22日

中部薬品株式会社

創業 :1984年2月 代表 :山口眞里
本社所在地 :岐阜県多治見市高根町4-29 事業内容 :ドラッグストア・調剤薬局チェーン「V・drug」の経営
企業サイト https://www.vdrug.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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各部署が発行していた請求書が集約され、一元管理を実現。

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98%の電子化で、請求書を作成する手間から解放。ストレスフリーに。

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財務部の毎月の請求業務が、最大で14時間軽減。

1984年に創業し、岐阜県多治見市に本社を構える中部薬品株式会社。株式会社バローホールディングスの傘下として、医薬品・健康食品・化粧品・日用品の販売業務から、保険調剤薬局までを幅広く扱うドラッグストアチェーン「V・drug」を展開しています。主に愛知・岐阜・三重・静岡・石川・富山・福井・滋賀で拡大し、店舗数は301店舗(2016年末現在)を数えます。売上高900億を超える、中部地方の中でも有数のドラッグストアチェーンです。


事業拡大に伴った経理書類の増大に伴うコスト削減と、部署ごとに分散していた請求書発行業務の解決を目的に「BtoBプラットフォーム請求書」を導入した同社。その効果について財務部部長、マネージャーにお話を伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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課題は業務フローの改善と、見えにくい請求業務の「見える化」

― まず、御社の抱えていた課題について教えてください。

財務部部長 様 人物画像

財務部部長


財務部部長(以下部長):ドラッグストアのメイン業務は、店舗でのお客さまへの対面販売です。BtoCでのやり取りですから、基本的にお客様と請求書のやり取りは発生しません。


ドラッグストアでは定価でメーカーから商品を仕入れ、販売高や販売数など一定の条件に応じてメーカーに割戻金を請求することがあるのですが、その割戻金請求の際に、メーカーに対して請求書を発行していました。割戻金は1商品ごとに契約が結ばれ、請求条件も商品によって異なります。取扱商品数も多く、医薬品や化粧品、日用雑貨、食品など多岐に渡り、1社に対して複数の請求書を発行する事もよくあります。


毎月請求が発生しない取引先もあるため、取引先約290社に対し、通常月の発行通数は約200通、四半期ごとの決算月では約600通、年に1度の総決算月ではおよそ800通にものぼります。総決算期には請求書の発行業務だけで通常業務を圧迫する状態でした。また、当時は財務部だけではなく、ごく一部ですが、仕入を担当する部署の担当者が、直接取引先に請求書を発行していたことも課題でした。


もちろん最終的には、財務部の方で全体の請求金額を集計し、収益の計上や消し込みといった業務を行うため、会社としての請求金額は合うのですが、私としては、どの部署でどういう請求書を発行したかという情報を、財務部に集約化したいという思いがありました。

昔から残っていた作業手順も、電子化で改善

― 以前の請求書発行フローについて教えてください。

財務部マネージャー 様 人物画像

財務部マネージャー


財務部マネージャー(以下マネージャー):請求書発行のフローは、大きく分けて請求書の作成前のデータ整理、請求書の作成、印刷、封入、郵送がありました。


まず、各部署から取引先ごとの請求金額などをまとめた請求データが、財務部へまとめて提出されます。私がそれを経理処理して、一覧のようなものを作り、エクセルで個別の請求書を作成していきます。そして、印刷した全ての請求書に、部長が会社印を押していきます。A4で作成された請求書は、上段が取引先に送る原本、下段が社内で保管する控えになっており、これを半分に裁断していました。


これには請求金額に手を加えるなどの不正を防ぐためと、請求書の控えを手元に残すという意味がありますが、なぜ半分に切るのかと聞かれれば、元々『そういうフォーマットだった』というだけの、昔の名残のような作業でした。ただ裁断すると言っても大型の裁断機がないため、2〜3枚ずつ手作業で裁断しなければなりません。


取引先へ送る請求書は封入し、控えは自社用にファイリングしていきます。後は、封筒に宛名シールを貼り封入して発送という流れでしたが、請求書の作成から一連の発行作業が完了するまで、もっとも大変な総決算期で約14時間はかかっていました。

業務の劇的な軽減で、ストレスフリーになった決算期

― 『BtoBプラットフォーム請求書』導入のきっかけはなんでしょうか。

部長:前述の課題に加え、取引件数も年100件単位で増え続けていたこともあり、請求書発行の業務改善は喫緊の課題でした。しかし一方でその対応のために人員を増やすことはできず、業務の効率化によって、生産性を上げる必要があったのです。そこで目を向けたのが、システム化による業務軽減でした。


『BtoBプラットフォーム請求書』は、時間とコストをかけずに導入できるというハードルの低さと、印刷、承認、裁断、封入といった弊社の作業フロー改善に非常にマッチしていました。現在、請求書の電子化率は98%。システム化によって、ほぼすべての取引先との請求業務を効率化できたことになります。


― 実際に業務のどの部分が効率化されたでしょうか。

マネージャー:業務のフローの中で最も効率化されたのは、請求書の作成です。請求書の元となるエクセルデータの作成は弊社の他の業務でも使用するため、作業的に残していますが、これを一括でアップロードすれば、請求書にできるという点が大きいですね。本当にクリックひとつで作成できるという感覚です。


部長:これまで請求書1枚1枚に対応していた押印も、ログインして内容をチェックし、問題なければ承認。あとは発行予定日に合わせて予約するだけで終了です。これまで腱鞘炎になりそうだったほどの押印作業から解放され、今では念のため請求書の一覧をプリントアウトして、最後に『承認しました』という社内用の書類に押印するだけです。書類が途中で滞留することもありません。また、コスト面では年間で約4,200通の紙の請求書が電子化され、印刷代、紙代、郵送代などがなくなったことで、約42万円を削減できたことになります。


― 作業時間の軽減以外に何か効果はありましたか?

部長:冒頭で申し上げたように、これまで一部の請求書に関して、財務部ではなく、各部署の担当が独自に発行していたものがあり、そこでどのようなやりとりがされているのか見えない部分がありました。『BtoBプラットフォーム請求書』の導入後は、すべて財務部から発行するようになっています。請求書を財務部で一元管理できたことで、すべての発行状況や開封状況をオンタイムで捉えられるようになりました。


マネージャー:他の部署に分散していた請求書発行業務が、財務部に集約されたことで、私の作業量は少し増えました。しかし、これまで他部署の担当者ごとに1通4〜5時間かけていた請求書の作成すべて消滅したため、総合的な作業量は確実に軽減されています。『BtoBプラットフォーム請求書』に切り替えて初めて判明したのが、請求書の発行業務にかかっていた業務量の多さです。各部署で分散されていると大したことがないように見えますが、まとめてみたときに、改めてその多さに驚かされました。それがわかっただけでも大きな改善かと思います。


今回の導入をキッカケに、改めて社内で使用するファイルのフォーマットや、情報共有のツールを見直しています。それぞれの部署のやりたいことを出し合い、社内の業務全体の改善につながっています。

さらなる業務改善につながる第一歩

― 今後の御社の取り組みについて教えてください。

部長:会社全体の業務改善の取り組みとしては、2015年10月に株式会社バローホールディングスが発足して、2016年には間接部門の業務を統合してシェアードサービス(グループ企業間で間接部門を共有すること)会社を立ち上げました。これに伴い段階的に財務部などを含めた会社内の間接部署を合流させ、ホールディングス内で基幹となる部署を作ろうとしています。


そのなかでは、もちろんシステムの統合や、重複業務の集約などに取り組んでいくことになります。『BtoBプラットフォーム請求書』も含め、良い仕組みは取り入れ、会社全体の業務の効率化を実現して、企業としての質を上げていきたいと思っています。

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