発行機能 導入事例

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。
財務部からの提案が、会社全体の業務
効率化を促すきっかけになりました。

取材日:2017年2月22日

中部薬品株式会社

創業 :1984年2月 代表 :山口眞里
本社所在地 :岐阜県多治見市高根町4-29 事業内容 :ドラッグストア・調剤薬局チェーン「V・drug」の経営
企業サイト https://www.vdrug.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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各部署が発行していた請求書が集約され、一元管理を実現。

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98%の電子化で、請求書を作成する手間から解放。ストレスフリーに。

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財務部の毎月の請求業務が、最大で14時間軽減。

1984年に創業し、岐阜県多治見市に本社を構える中部薬品株式会社。株式会社バローホールディングスの傘下として、医薬品・健康食品・化粧品・日用品の販売業務から、保険調剤薬局までを幅広く扱うドラッグストアチェーン「V・drug」を展開しています。主に愛知・岐阜・三重・静岡・石川・富山・福井・滋賀で拡大し、店舗数は301店舗(2016年末現在)を数えます。売上高900億を超える、中部地方の中でも有数のドラッグストアチェーンです。


事業拡大に伴った経理書類の増大に伴うコスト削減と、部署ごとに分散していた請求書発行業務の解決を目的に「BtoBプラットフォーム請求書」を導入した同社。その効果について財務部部長、マネージャーにお話を伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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課題は業務フローの改善と、見えにくい請求業務の「見える化」

― まず、御社の抱えていた課題について教えてください。

財務部部長 様 人物画像

財務部部長


財務部部長(以下部長):ドラッグストアのメイン業務は、店舗でのお客さまへの対面販売です。BtoCでのやり取りですから、基本的にお客様と請求書のやり取りは発生しません。


ドラッグストアでは定価でメーカーから商品を仕入れ、販売高や販売数など一定の条件に応じてメーカーに割戻金を請求することがあるのですが、その割戻金請求の際に、メーカーに対して請求書を発行していました。割戻金は1商品ごとに契約が結ばれ、請求条件も商品によって異なります。取扱商品数も多く、医薬品や化粧品、日用雑貨、食品など多岐に渡り、1社に対して複数の請求書を発行する事もよくあります。


毎月請求が発生しない取引先もあるため、取引先約290社に対し、通常月の発行通数は約200通、四半期ごとの決算月では約600通、年に1度の総決算月ではおよそ800通にものぼります。総決算期には請求書の発行業務だけで通常業務を圧迫する状態でした。また、当時は財務部だけではなく、ごく一部ですが、仕入を担当する部署の担当者が、直接取引先に請求書を発行していたことも課題でした。


もちろん最終的には、財務部の方で全体の請求金額を集計し、収益の計上や消し込みといった業務を行うため、会社としての請求金額は合うのですが、私としては、どの部署でどういう請求書を発行したかという情報を、財務部に集約化したいという思いがありました。

昔から残っていた作業手順も、電子化で改善

― 以前の請求書発行フローについて教えてください。

財務部マネージャー 様 人物画像

財務部マネージャー


財務部マネージャー(以下マネージャー):請求書発行のフローは、大きく分けて請求書の作成前のデータ整理、請求書の作成、印刷、封入、郵送がありました。


まず、各部署から取引先ごとの請求金額などをまとめた請求データが、財務部へまとめて提出されます。私がそれを経理処理して、一覧のようなものを作り、エクセルで個別の請求書を作成していきます。そして、印刷した全ての請求書に、部長が会社印を押していきます。A4で作成された請求書は、上段が取引先に送る原本、下段が社内で保管する控えになっており、これを半分に裁断していました。


これには請求金額に手を加えるなどの不正を防ぐためと、請求書の控えを手元に残すという意味がありますが、なぜ半分に切るのかと聞かれれば、元々『そういうフォーマットだった』というだけの、昔の名残のような作業でした。ただ裁断すると言っても大型の裁断機がないため、2〜3枚ずつ手作業で裁断しなければなりません。


取引先へ送る請求書は封入し、控えは自社用にファイリングしていきます。後は、封筒に宛名シールを貼り封入して発送という流れでしたが、請求書の作成から一連の発行作業が完了するまで、もっとも大変な総決算期で約14時間はかかっていました。

業務の劇的な軽減で、ストレスフリーになった決算期

― 『BtoBプラットフォーム請求書』導入のきっかけはなんでしょうか。

部長:前述の課題に加え、取引件数も年100件単位で増え続けていたこともあり、請求書発行の業務改善は喫緊の課題でした。しかし一方でその対応のために人員を増やすことはできず、業務の効率化によって、生産性を上げる必要があったのです。そこで目を向けたのが、システム化による業務軽減でした。


『BtoBプラットフォーム請求書』は、時間とコストをかけずに導入できるというハードルの低さと、印刷、承認、裁断、封入といった弊社の作業フロー改善に非常にマッチしていました。現在、請求書の電子化率は98%。システム化によって、ほぼすべての取引先との請求業務を効率化できたことになります。


― 実際に業務のどの部分が効率化されたでしょうか。

マネージャー:業務のフローの中で最も効率化されたのは、請求書の作成です。請求書の元となるエクセルデータの作成は弊社の他の業務でも使用するため、作業的に残していますが、これを一括でアップロードすれば、請求書にできるという点が大きいですね。本当にクリックひとつで作成できるという感覚です。


部長:これまで請求書1枚1枚に対応していた押印も、ログインして内容をチェックし、問題なければ承認。あとは発行予定日に合わせて予約するだけで終了です。これまで腱鞘炎になりそうだったほどの押印作業から解放され、今では念のため請求書の一覧をプリントアウトして、最後に『承認しました』という社内用の書類に押印するだけです。書類が途中で滞留することもありません。また、コスト面では年間で約4,200通の紙の請求書が電子化され、印刷代、紙代、郵送代などがなくなったことで、約42万円を削減できたことになります。


― 作業時間の軽減以外に何か効果はありましたか?

部長:冒頭で申し上げたように、これまで一部の請求書に関して、財務部ではなく、各部署の担当が独自に発行していたものがあり、そこでどのようなやりとりがされているのか見えない部分がありました。『BtoBプラットフォーム請求書』の導入後は、すべて財務部から発行するようになっています。請求書を財務部で一元管理できたことで、すべての発行状況や開封状況をオンタイムで捉えられるようになりました。


マネージャー:他の部署に分散していた請求書発行業務が、財務部に集約されたことで、私の作業量は少し増えました。しかし、これまで他部署の担当者ごとに1通4〜5時間かけていた請求書の作成すべて消滅したため、総合的な作業量は確実に軽減されています。『BtoBプラットフォーム請求書』に切り替えて初めて判明したのが、請求書の発行業務にかかっていた業務量の多さです。各部署で分散されていると大したことがないように見えますが、まとめてみたときに、改めてその多さに驚かされました。それがわかっただけでも大きな改善かと思います。


今回の導入をキッカケに、改めて社内で使用するファイルのフォーマットや、情報共有のツールを見直しています。それぞれの部署のやりたいことを出し合い、社内の業務全体の改善につながっています。

さらなる業務改善につながる第一歩

― 今後の御社の取り組みについて教えてください。

部長:会社全体の業務改善の取り組みとしては、2015年10月に株式会社バローホールディングスが発足して、2016年には間接部門の業務を統合してシェアードサービス(グループ企業間で間接部門を共有すること)会社を立ち上げました。これに伴い段階的に財務部などを含めた会社内の間接部署を合流させ、ホールディングス内で基幹となる部署を作ろうとしています。


そのなかでは、もちろんシステムの統合や、重複業務の集約などに取り組んでいくことになります。『BtoBプラットフォーム請求書』も含め、良い仕組みは取り入れ、会社全体の業務の効率化を実現して、企業としての質を上げていきたいと思っています。

野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

東西産業貿易株式会社

東西産業貿易株式会社

月初の繁忙期に負担になっていた請求書発行業務の改善は、数字には表れない大きなメリットです。

株式会社プロルート丸光

株式会社プロルート丸光

請求書の電子化は、取引先の負担も軽減できる取組み。利用開始直後から7割もの請求書が電子化できました。

株式会社ラピーヌ

株式会社ラピーヌ

支払通知書と請求書の発行にかかる時間を電子化によって大幅短縮。繁忙期でも心に余裕ができ、好循環を生み出しています。

株式会社大賀薬局

株式会社大賀薬局

従業員の働きがい日本一を目指して。電子化による業務の効率化は、お客様に向き合う本来の時間を生みだしています。

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