発行機能 導入事例

株式会社リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。
コスト削減、時短だけでなく、
安心・安全な請求業務に繋がっています。

取材日:2017年2月23日

株式会社リオ・ホールディングス

設立 :2007年9月(創業 1991年) 代表 :代表取締役 中川 智博
本社所在地 :東京都千代田区永田町2-12-4 赤坂山王
センタービル
事業内容 :リオ・ホールディングス及び傘下子会社の
統括・管理
企業サイト http://www.rio-corp.co.jp/index.html

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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指定フォーマットによる請求書作成の手間や封入作業が軽減

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再発行や誤発送のない“安心・安全”な請求業務

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発行予約機能で、日々のストレスも解消

不動産を中心とした資産の管理・運営のコンサルティングを行うリオグループ。資産家が抱える様々な問題を、ワンストップで解決できることが一番の強みです。


今回は、グループの中核を成す株式会社リオ・コンサルティング様で導入された『BtoBプラットフォーム請求書』の効果について、同社の持株会社である株式会社リオ・ホールディングスの経理部業務課の担当課長と現場の経理ご担当者にお話を伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
お問い合わせ資料請求

月初にぶつかる請求業務とその他の資料作成業務

― リオ・コンサルティング様の業務内容について教えていただけますか。

財務部部長 様 人物画像

経理部業務課 課長


業務課課長:まず、リオグループでは、お客様、クライアントへのワンストップサービスを信念として、不動産に関わる全般的な業務を行なっています。例えば、弊社で取り扱っている物件の日々の管理はもちろん、法律や税務、売買に関する登記などです。


その中で、リオ・コンサルティングでは、税理士などの専門家をパートナーとして、資産運用や事業再生などのコンサルティング、さらに物件管理業務も行なっております。管理物件は、東京管轄で約330物件あり、入居されている法人のお客様は約4,000社、個人のお客様は約5,500組になります。


― 請求書の発行先は、どのようなお客様なのでしょうか。

ご担当A様: 請求書は、物件の入居者様に対してお送りしています。入居者様は、事務所や店舗から個人の方まで幅広くもあり、請求先も法人や個人に分かれています。賃料と共益費が固定金額であれば請求書は必要ないのですが、物件の中には、水道光熱費といった月ごとに変わる費用も含めて請求するものがあります。そうした物件は、変動費を計算して請求書を発行しています。


― 紙の請求書の発行業務フローについて教えていただけますか。

ご担当A様: 各物件でエクセルの計算シートがあるので、テナントごとの水道光熱費などを算出します。その金額を基幹システムに取り込み、一覧表を印刷します。この一覧表では、水道光熱費の他に、賃料や共益費がそれぞれわかるようになっています。あとは、実際に発行する請求書の原本も印刷して、請求一覧表と計算表を照合し、水道光熱費や賃料の金額に間違いがないか確認します。というのも、解約などで日割り計算をすることもあるのでチェックが必要になるのです。物件ごとに担当が決まっており、請求書の作成や封入をする担当者が6名、金額のチェックを行う担当者が9名という体制で行っています。


業務課課長: 水道光熱費は、物件によって請求書が届く日がばらばらなので、金額が確定したものから請求業務を進めます。実際、請求業務は10日と15日に集中するのですが、月初は物件オーナー様への報告資料の作成など、毎月発行する書類の締め切りも複数あるので、業務負担が大きいですね。

作成や封入の軽減だけでなく、再発行や誤発送の防止にも

― 『BtoBプラットフォーム請求書』導入後、請求書発行業務のフローはどのように変わりましたか?

経理部業務課 ご担当者さま 人物画像

経理部業務課 ご担当者さま


ご担当B様:請求金額を確定させて基幹システムに取り込むまでは同じ作業です。その後、システムから物件ごとにCSVをダウンロードし、請求の一覧の金額を物件ごとにチェックします。問題がなければ、そのCSVを『BtoBプラットフォーム請求書』にアップロードして電子発行するという流れです。


変わった点は、角印を押して、機械を使って三つ折りにして封入するという作業が、減ったことです。また、発行したらタイムラグなく、すぐにお客様の手元(画面)に届くというのも助かっています。


業務課課長:あと、紙の請求書はエクセルで加工することができたので、各物件担当がお客様のフォーマットに合わせて発行するケースがありました。実は電子請求を導入する際、お客様のフォーマットにカスタマイズできないのが不安ではあったのですが、実際に電子請求してみたところ、まったく問題なく受け入れていただくということが多くありました。各物件担当が手間をかけて、フォーマットに合わせていた時間も、確実に削減されています。


ご担当B様:ただ、現在まだほとんどの物件で紙の請求書と電子請求書が混在しています。そうなると、『BtoBプラットフォーム請求書』に取り込む際に、紙の請求書のテナントを一覧表から消さねばならず、その作業時間と封入などにかかっていた時間の削減を相殺すると、大きな時間短縮にはなっていない状況です。


ご担当A様:作業やストレス自体は確実に減っているのですが、時間に換算すると意外に少ないな、という印象でした。


― 御社の場合、複数名で物件ごとに分担して請求業務を行われているので、軽減分が分散してしまう、ということでしょうか。

業務課課長:確かにそれもあると思います。ただ、我々は発行時の業務時間の短縮以外にも、発行後の対応でも色々な効果があったと思っています。まずは、誤発送やお客様からの再発行依頼の防止に役立っていることです。


ご担当A様:紙の請求書ですと、ほかの郵便物に紛れて捨てられてしまったなど色々な要因で、「届いていない」や「なくしてしまった」と言われることがありました。電子請求であれば、いつでも画面で確認でき、紛失されるということはありません。仮に金額の修正などがあった際もすぐに再発行できますので、支払い漏れや遅れの防止につながっています。再発行は9名の各物件担当がその都度急ぎで行なっていましたから、全員分を集めると負担の軽減効果はきっと大きいですね。あとは、電子請求書は画面上でお客様が「確認済み」かどうかがわかるため、これも安心材料のひとつになっています。

電子請求でヒトとヒトがつながる

― 他に便利だと思う機能などはありますか?

経理部業務課 ご担当者さま 人物画像

経理部業務課 ご担当者さま


ご担当A様:請求書の発行予約機能は便利です。物件によっては水道光熱費が早くわかるので、請求金額も早く計算できる物件があります。そういった物件は例えば、忙しい月初は避けて月内に作っておいて10日後に発送するということもあります。


作成したことを忘れずに覚えておくというのが、実は小さなストレスなんですね。その作業がTo Doリストにずっと残っているので。それが、電子請求では発行予約をしておけば、作成と同時にその請求に関して「あとで出さなきゃ」と思い悩むことがないのはありがたいです。


また、請求書の内容について、お客様へ問い合わせや連絡をすることがあるのですが、紙の請求書では、宛名を「経理ご担当者様」でお送りしていたので、担当者の方のお名前まではわかりませんでした。でも、『BtoBプラットフォーム請求書』では、画面上でお名前がわかるのが、意外に役に立っています。


電話する際も、「経理部の誰々さんお願いします」と言えばダイレクトにつないでいただけますし、普段からお名前がわかっているというのも、顔が見えているようでどこか安心するという部分もあります。


― 最後に、今後の取り組みなどがあれば教えてください。

業務課課長:我々は請求書の電子化を進めるために、お客様のメールアドレスを集め、『BtoBプラットフォーム請求書』への招待メールをお送りすることでログインの促進を行ってきました。そのおかげもあって、導入当初45%だった電子化率が、現在は65%まで増えています。今後もさらに業務の効率化を図るために、引き続きお客様へご案内を行っていきたいと思います。


また、リオ・コンサルティングでは、大阪・名古屋・仙台でも物件を管理しておりますが、『BtoBプラットフォーム請求書』の導入は東京管轄の物件のみです。東京で一定の成果がみえてきましたので、今後は、大阪・名古屋・仙台での導入を視野に入れていければと思っています。

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