発行機能 導入事例

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。
電子請求書への引き合いが増え、
今後さらなる業務改善を期待できます。

取材日:2017年3月13日

クリナップ株式会社

創業 :1949年10月5日 代表 :代表取締役会長 井上 強一
本社所在地 :東京都荒川区西日暮里
6-22-22
事業内容 :厨房機器、浴槽機器および洗面機器等の住宅設備機器の
製造販売など
企業サイト https://cleanup.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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試験運用期間だけで、月2,400枚の紙の請求書を電子化

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現時点で月5時間の業務削減。目標は、20日締めの作業人数の軽減

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データ提供により、取引先側の照合作業やデータ分析にも貢献

システムキッチンを主力とする大手住宅機器メーカーであるクリナップ株式会社様。『BtoBプラットフォーム 請求書』の活用で、発行件数の多い取引先を中心に請求書の電子化を進めています。導入により実感されている効果と、今後の展望について、クリナップ株式会社の営業本部販売管理課の課長とご担当者様、クリナップソリューション株式会社のソリューション事業部システムサービス課(情報システム部門)の課長にお話を伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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請求書だけで、毎月1万7,000枚の紙の量

― 御社ではどのような取引先に請求書を発行されていますか。

営業本部販売管理課 課長 様 人物画像

営業本部販売管理課 課長


営業本部 課長:弊社では「キッチンから笑顔をつくろう」をブランドステートメントに、システムキッチンを主力とした住宅設備を製造しています。製造した製品は、商社や卸業者を通して住宅メーカーや工務店に販売していただいており、この売買契約に対して請求書を発行しています。他にもマンション建設などを手がけているゼネコン様との請負契約もありますが、工事が完成した時点で契約金の支払が行われるので継続的な請求書の発行はありません。


情報システム部門 課長:現在は請求書を発行しているのは、約700社です。お取引先様によっては部門や支店、営業所ごとに送りますので、毎月1,600通から1,800通になります。しかも、明細が多いため、紙の枚数は1ヶ月で約1万7,000枚にもなっている状況です。

目視による送り先の振り分けに苦労

― 紙の請求書の発行業務フローについて教えていただけますか。

営業本部販売管理課 ご担当者様 人物画像

営業本部販売管理課 ご担当者様


情報システム部門 課長:請求書の発行業務は、情報システム部門で担当しています。五・十日ごとに締め日があり、販売管理システムを締めたあと、翌朝から請求書発行業務を行います。請求書はミシン目の入った専用の帳票用紙に印刷し、専用機械でミシン目に沿って1枚1枚切り離します。その後、送付先ごとに手作業で請求書を振り分けています。


営業本部 課長:振り分けがあっているか目視で1件ずつ確認する必要もあり、これが本当に大変なんですね。例えば、住所は一緒でも事業部署ごとに1通ずつ発行するケースや、同じ建物でもフロアが違う場合には封筒を別々にするなど、お取引先様ごとの細かなルールに沿って封入や発送をしなければいけません。経験が必要なので、アウトソーシングもできず、これまでずっと社員が地道に行ってきました。


営業本部 ご担当者:封筒に詰める前には、重量を測ったり、速達で送るものは別にするなどの仕分けをします。重量によって郵便料金が変わりますから、この枚数までなら安い料金で郵送できるといった見極めもしています。なるべくなら一番安い通常の窓付封筒で送りたいですからね。重量オーバーにならないギリギリの枚数は、封筒に詰めるにもコツがいるんですよ。指先も乾燥してきますし(笑)。


営業本部 課長:すべてを郵便局が閉まる時間までに終えねばならず、時間が過ぎた場合には、郵便局の支店まで車で投函しに行くこともあります。


― 実際に、請求書発行業務にかかる時間とコストはどれほどでしょうか。

情報システム部門 課長:毎月約90時間が請求書発行業務にかかっており、人件費に換算すると約27万円になります。ピークは20日締め分で、この日は5名投入しても丸1日かかります。場合によっては、他部署からも応援要員を確保しなければいけないなど、業務負担はかなり大きいものがありました。郵便代については、ある月に実際にかかったコストを計算したところ、合計で36万円以上かかっていました。人件費と郵便料金を合わせて60万円以上、紙代などもあわせるともっとかかる計算になります。これらを軽減できないかと思っていたときに、お取引先様が『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入して、その存在を知ったのです。

先行スタートした7社で2,400枚の請求書を電子化

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後、請求書発行の業務フローはどのように変わりましたか?

クリナップソリューション株式会社
ソリューション事業部 システムサービス課 課長 様 人物画像

クリナップソリューション株式会社
ソリューション事業部
システムサービス課 課長


情報システム部門 課長:自社の販売管理システムから請求データをCSVでダウンロードして、『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードするだけです。あとはボタンひとつで請求書が発行されます。


営業本部 課長:現在はまだ試験期間としており、先行で7社に対して電子請求しています。社数は少ないですが、発行する枚数が多いお取引先様とすでにEDIなどでデータのやり取りをしている企業から先行スタートしたため、この7社だけで請求書のかがみで約200通、印刷枚数にすると2,400枚ほど電子化できています。その分の振り分けや封入作業がなくなって業務負担が軽減され、もちろん郵送コストも下がっています。


― 取引先の反応はいかがでしょうか。

営業本部 課長:締めたらすぐに請求書が必要というお取引先様も多かったのですが、郵送に比べて1日以上早くお届けできるようになりましたので、ご期待に沿えるようになりました。


情報システム部門 課長:あとは、請求データを活用して、照合作業や仕入れの分析などにお役立ていただけているようです。これまでは「請求データを送ってもらえないか」というご要望をいただいたお取引先様には、EDIでの専用回線やインターネットを通じてご提供することもありました。しかし、これからは『BtoBプラットフォーム 請求書』の画面上で、どのお取引先様も簡単に請求書データをCSVで取得していただけます。電子化によって、お取引先様にも十分メリットを感じていただけると思います。


営業本部 課長:実は先行して電子化をスタートしたお取引先様の中には、先方から「『BtoBプラットフォーム 請求書』に興味がある」とお声がけいただいた企業様もいらっしゃるくらいでした。今後さらに電子化のニーズは出てくるのではないかと実感しています。


― 今後の展望を教えていただけますでしょうか。

営業本部 課長:私共の部署は、営業部門の業務サポートだけでなく、営業所の業務体制やフロー、基準の見直しなども担っています。最近「働き方改革」と言われていますが、社員の残業を減らすのもミッションのひとつです。『BtoBプラットフォーム 請求書』はお取引様にも波及させられると考えますので、より一層、相互の請求業務を効率化するために、発行通数と枚数の多いお取引先様から順次お声がけし、電子請求を進めたいと思います。


目標は上位30社の電子化です。その効果として、負荷のかかる20日締めに携わる人数を5人から3人に減らすことを目論みます。そして、当然のことですが、請求書発行に時間を割くのではなく、本来の業務に励んで頂きたいと思っています。

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