発行機能 導入事例

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。
“空いた時間で新しいものを生み出す”
そんな環境ができました。

取材日:2017年3月21日

株式会社カルタス

設立 :1953年2月(創業1892年2月) 代表 :代表取締役社長 小澤茂
本社所在地 :東京都中央区日本橋箱崎町 41-12
KDX箱崎ビル2階
事業内容 :家庭用、一般業務用の紙製品の卸売業
企業サイト http://www.cartas.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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初回発行で取引先の約50%が賛同、550社分の請求書を電子化

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月約18万円、年約220万円のコストを削減

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営業社員40名の作業負担が大幅に軽減

家庭用から業務用まで幅広い分野の紙製品を提供する専門卸として、多くのドラッグストアやGMS、百貨店などとお取引する株式会社カルタス様。2017年2月から『BtoBプラットフォーム 請求書』を稼働させ、請求書の発行業務を電子化されました。その導入効果について、取締役管理本部長の赤尾様と管理本部のみなさまにお話を伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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月3,500通の請求書発行が、営業社員の大きな負担に

― 紙の請求書の発行フローと課題を教えてください。

管理本部 ご担当者様 人物画像

管理本部 ご担当者様


管理本部 担当者:弊社では、第1営業日に仮締め、第2営業日に本締めをした後、第3営業日に営業社員40名が自分の担当する取引先の請求書をそれぞれで発行しています。


流れとしては、締め作業を行った後、販売管理システムの請求書データの内容に誤りがないか確認します。その後、A4サイズで請求書を印刷し、手作業で三つ折りにして封筒に封入します。発行先は約1,600社あり、1社に対して複数の請求書を送ることもあるので、発行通数は3,500通にもなります。営業1人当たり数十社分を担当しますので、作業は平均で5時間以上におよびます。通常業務を行いながらの作業となるので、丸一日掛かるケースも珍しくありません。毎月第3営業日に発生するこの発行業務が、営業の大きな負担になっていたのです。





経理財務部 部長様 人物画像

経理財務部 部長


経理財務部 経理担当者(以下、経理担当者):毎月3日は会社のプリンタはフル稼働、プリンタの前で営業社員が渋滞を起こすという光景もありました。


また、イレギュラーな請求書発行が必要となる場合の対応も時間がかかっていたようです。フランチャイズ展開しているドラッグストアなどで、本部とその契約社様の両方に請求書を送ってほしいといったケースや、請求書に納品書を添付して送ってほしいといったケースですね。こうした個別の対応が必要となる“特別作業”も月100件程度ありました。

経理財務部 部長:取引先社数が多い分、これまで請求書発行業務は営業社員に分散させていました。しかし、既存の取引先への対応や新規開拓など、営業としての本業に支障が出ていることは、看過できない問題になっていたのです。そんなとき『BtoBプラットフォーム 請求書』の電子請求書を知り、導入を決めました。


取引先の賛同率は初回で約50%。営業社員からは感謝のメールも…

― 請求書の電子化は、お取引先にはスムーズに賛同してもらえましたか?

経理財務部 経理ご担当者様 人物画像

経理財務部 経理ご担当者様


管理本部 担当者:初回の発行で、1,600社のうち1,200社にメールやファックス、郵送で『BtoBプラットフォーム 請求書』の管理画面をご案内させて頂いたところ、550社にログインしてもらうことができました。約50%のお取引に賛同いただいたことになります。導入前は“30%いけば良い”くらいに考えていただけに、正直、この数字には驚きました。


お取引先からすると、弊社が発行した請求書を即座に受け取れ、毎月の経理業務が格段にスピードアップします。『BtoBプラットフォーム 請求書』は受取側にとっても導入メリットがハッキリとしている点が、スムーズに電子化を進められた要因になったと思います。


経理担当者:予想以上のお取引先に賛同いただけたのは、インフォマートさんのフォローに助けられた面もありますね。メール・FAX・郵送を駆使して取引先への告知を代行してくださいました。さらに、電子化率アップに効果的な告知のタイミングや取引先からの問い合わせへの対処法といったディテールに至るまで、営業担当の方に親切にレクチャーしていただけました。


― 導入後、請求書発行の業務はどう変わりましたか?

管理本部 担当者:電子請求書の発行については、経理担当が行っています。締め作業が終わったら、『BtoBプラットフォーム 請求書』に請求データをアップロードし、あとは内容を確認して、画面上の送信ボタンを押せば、取引先に請求データが送信されます。電子化できた550社の取引先に関しては、導入前に大きな負担となっていた営業担当の作業(請求書の印刷、折込、封入、郵送)を“ゼロ”にすることができました。稼働させてまだ2カ月程度ですが、その効果はすでに実感しているところです。


経理担当者:営業担当から「作業が大幅に減って助かりました。ありがとうございます」と私の元にメールが届いたんです。営業部門から感謝のメールが届いたのは、後にも先にもこのときが初めてでした(笑)。


電子化は、コスト削減のためだけに行うものではない

― コストの部分はいかがですか?

管理本部 担当者:『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入でどれだけのコストを削減できたかを社内で計算してみたところ、予想以上の数字が出ました。


導入前は紙代と印刷代に加え、封筒代と郵送代で計17万円の経費が掛かっていました。人件費の方は、営業40人の合計で月250時間を要しており、時給1,500円で計算すると約38万円になります。つまり、毎月の請求書発行にトータル55万円ものコストが掛かっていたのです。


『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後は、1,200社のうち約50%の550社を電子化し、その分の作業が不要になりましたから、月単位の削減額は18万円以上、年間では220万円以上にも上ります。


経理財務部 部長:会社としてコスト削減を実現するには日々の地道な努力が欠かせない、という点は常日頃から強く実感していたことです。それだけに、請求書発行の仕組みを変えるだけで、これだけのコスト削減効果を生んだことは、予想以上でした。


― 今後の御社の取り組みを教えてください

取締役/管理本部長 赤尾様

取締役/管理本部長 赤尾様


赤尾取締役:請求書を作成し、内容をチェックして封筒に入れ、切手を貼って郵便局に行く……。これは言ってしまえば、仕事ではなく、誰にでもできる“作業”です。ITの進展に伴い、今後ますます“作業”はロボットの仕事に取って変わっていくでしょう。その一方で人間が行う仕事の現場では、ITでは成しえない判断力とクリエイティブな要素がより求められる時代に入っていきます。


『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で、大幅なコスト削減を実現できたことはもちろん喜ばしいことです。ただ、そこで終わってはいけないと私は思っています。例えば、弊社の営業社員が請求書の発行作業の改善で創出できた2時間を、どんなことに振り向けるか?が大切なのです。「2時間空いたら、2時間ゆっくりできた」では意味がなく、逆に「空いた2時間で100万円を売り上げた」というなら、会社としてこんなに喜ばしいことはありません。コストや作業負担を減らすだけでなく、そこから何を生みだしたかという点にこそ、請求書を電子化する本来的な目標がある。これからはその点を弊社の社員に求めていきたいと思います。


野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

東西産業貿易株式会社

東西産業貿易株式会社

月初の繁忙期に負担になっていた請求書発行業務の改善は、数字には表れない大きなメリットです。

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