発行機能 導入事例

株式会社弘益

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。
電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

取材日:2017年5月24日

株式会社フタバ

設立 :1966年4月5日 代表 :代表取締役 江口 晃
本社所在地 :新潟県三条市川通中町 477番地 事業内容 :鰹節エキス・鰹節フレーバーエキス・その他の天然エキス・削り節など、各種食材の製造販売業務
企業サイト http://www.futaba-com.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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作業時間が45時間⇒22時間と約半分に

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郵送代行も活用し、1,000通の請求書の内9割をシステム経由で発行

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担当者の負担が軽減、月末の残業もゼロに

業務用の削り節やダシパック、液体、顆粒など、ダシ製品を広く製造・販売する株式会社フタバ様。消費者向けに『ON THE UMAMI(オン・ザ・ウマミ)』というブランドも展開中です。取引先が増え、複雑化した請求業務を効率化するため『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。また、郵送代行(オプション)も積極的に活用し、今すぐ電子化できない請求書の業務も削減しています。今回はその効果について、お話を伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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複雑化する請求書発行業務が課題に

― 初めに、以前の請求書発行業務について教えていただけますか?

物流事務チーム係長 人物画像

物流事務チーム係長


物流事務チーム係長(以下、物流事務 係長):弊社では毎月1,000件以上の請求書の発行・発送を行なっております。『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入する前までは、封入封かん機を導入して作業の効率化を図っていました。


それまで営業担当なども動員し、約20名体制で対応していた封入作業は封入封かん機の導入により、2人体制で対応できるようになりました。作業時間も2時間ほど短縮され、請求書発行自体もかなり楽になりました。


ITご担当者様 人物画像

ITご担当者様


IT担当者A:しかし封かん機の導入だけでは対応しきれない部分もありました。例えば、請求書を封入し終えて、最終チェックの段階ではじめて請求書の枚数と、封筒の数が合わないと分かった場合などです。


その時点では単なる印刷漏れなのか、封入ミスなどで、どこかの封筒に請求書が2枚入ってしまったのか分かりませんので、一度全ての封を開けて調べ直しました。これは大変な作業でした。

もちろん毎回起きるトラブルではありません。それでも紙詰まりのトラブルやメンテナンスなど、印刷する以上、避けられない時間のロスというのはありました。

― 他に、どのような課題があったのでしょうか?

物流事務 係長:ミスやトラブルだけでなく、複雑な発行業務によって業務量が増えていました。例えば、お取引先の要望によって請求書に郵便振込の用紙を同封するもの、専用請求書が必要なものがあります。他にも請求金額を早く知りたいというご要望に、速達やファックスで対応することもありました。こうしたどうしても個別に処理しなければいけない請求書は、全体の約1割程度あります。


作業時間は全体で月に45時間ほど。業務に対応する事務担当者は私を含め8名おり、役割としては封入封かん機の担当に2名、複雑な個別対応を6名で担当していました。


「請求書は紙で」という固定観念からの脱却

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』は、どのようなきっかけで導入されたのでしょう?

経理ご担当者様 人物画像

経理ご担当者様


経営企画室経理課課長(以下、経理課 課長):弊社では、以前からインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を使っていました。ある時、取引先様から「インフォマート経由で請求書を出して欲しい」という依頼があり、それをきっかけに知りました。


そもそも弊社としては、封入封かん機を導入した時点で、もうこれ以上は請求書の業務は効率化できないだろうと思っていましたので、『BtoBプラットフォーム 請求書』を知ったときには、「こんなサービスがあるのか!」とかなり驚きました。


ITご担当者様 人物画像

ITご担当者様


IT担当者B:私もシステムに携わる人間でありながら、請求書は印刷して郵送するものだという固定観念がありました。ですから画面上で請求業務を完結できると聞いた時には、非常に画期的だなと。


請求書の電子化によって、相当量の業務を削減できるのではないか、と思いました。さらに魅力的だったのは、すぐ電子化できない請求書についても、郵送代行(オプション)で対応できることでした。当社側の作業が『BtoBプラットフォーム 請求書』に売上データをアップロードするだけでよく、あとは電子請求書の利用企業には、電子請求書、未利用の取引先には郵送代行で、それぞれ請求書が発行される点です。


ノウハウが必要だった請求業務の、簡素化を実現

― 実際に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入した効果はいかがでしょうか?

IT担当者A:毎月発行していた約1,000通の請求書うち、900通以上の封かん作業を削減できました。まだ半分くらいはインフォマートの郵送代行サービスを利用していますが、それでも当社の業務自体は、基幹システムから請求のデータを作り、それをアップロードするだけなので、30分もあれば作業を完了できます。


物流事務 係長:封かん作業がなくなったことで、請求業務全体の時間は45時間から、約半分の22時間まで減りました。残りのほとんどは、前にお話した複雑な郵送が必要なお取引先様の対応です。これまで封かんに当たっていた2名も、この業務に入れる様になったため、より効率的になっています。


― システム導入後の変化について教えてください。

物流事務 係長:システム導入前は、月末に必ず残業が発生していました。場合によっては土曜日に出勤をして作業をすることもあったのですが、いまでは残業の必要もありません。


また、これまで人のスキルに頼っていた部分が、データをアップロードするだけで、作業が完了するようになったため、請求書発行に関する特別な知識やノウハウがなくても、業務に当たれるようになりました。


― 今度、どのような業務改善を実現していきたいですか?

IT担当者A:現状では、全体の1割にあたる複雑な請求処理業務が残っているので、今後は、電子化率100%を目指したいと思います。


また、お客様のなかには、コンピュータースキルが高くない方もいらっしゃいます。さらに、ある程度の規模の企業であれば、システム関係の部署がありますが、家族経営の場合、電子化をお願いするのも難しいのが実情です。しかしそれも、あと10年も経てば、企業内での世代交代が進み、電子請求書が当たり前の世の中になるのではと期待しています。


野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

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