受取機能 導入事例

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけ
ではない。見える化・効率化を実現し、
“効率経営”を支えてくれる。

取材日:2016年9月8日

株式会社サイプレス

設立 :1994年4月 代表者 :東稔哉
本社所在地企業サイト :東京都千代田区有楽町2-10-1 東京交通会館6階http://www.cyp-jp.com/ 事業内容 :レストラン、フードコート運営、総菜、
宅配寿司・ケータリングサービス事業

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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紙伝票削減枚数は20万枚。それに付帯する業務と保管コストが削減

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複雑で属人的だった請求書処理業務が標準化

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請求書の所在が明確化し、スムーズな支払いが可能に

22のオリジナルブランドを展開する株式会社サイプレス様は、堅実なキャッシュフロー経営をしながら、大きく発展してきた企業です。多様な発注業務の見える化を目指して「BtoBプラットフォーム 受発注」を導入。次なる電子化・見える化への取り組みとして導入されたのが「BtoBプラットフォーム 請求書」でした。単純に経理業務が楽になるという発想ではなく、電子化により、いかに多くのメリットがあるのかといった観点から社内外の調整を行ったとのことで、その経緯などを伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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見える化のため、最初に導入したのは「BtoBプラットフォーム 受発注」

ご担当者様 人物画像

ご担当者様

弊社は、鮮度の高い魚介系メニューを提供する「築地食堂 源ちゃん」や、打ち立て讃岐うどんの「伊吹や製麺」の他、ステーキ屋やつけ麺屋など、22の外食オリジナルブランドを展開しています。最も店舗数の多い「築地食堂 源ちゃん」は、築地市場や産直ルートから食材を仕入れ、鮮度の高い食材を職人が調理するスタイルで、他のチェーン店と差別化を図っています。


店舗数は増えていますが、キャッシュフロー経営を重視し、無理な出店をしないのが弊社の方針です。社長は新規出店をするより、既存店を磨く方が利益の積み上げになるという考えを持っており、生きたお金を使うことを徹底しています。


そのような考え方のもと「仕入れの見える化」に取り組むことになり、「BtoBプラットフォーム 受発注」を導入、インフォマートさんとのお付き合いがスタートしました。


実は弊社では、私が入社する以前に電子化に取り組んだことがあったのですが、その時はうまく機能しませんでした。その理由は、取引先様との温度差です。新しいことを始めるとき、自社内はマンパワーで切り替えができるのですが、お取引となると取引先様の協力も重要となります。当時は、まだ取引先様を巻き込めるだけのノウハウや力がなかったのだと思います。


その点「BtoBプラットフォーム 受発注」は、受発注の電子化になるので双方にメリットがある仕組みです。今回は、取引先様の賛同を得られると確信をもって臨みました。最初は戸惑うところも多くありましたが、今では手放せないほどフル活用しています。導入前は、伝票を書いてFAXして…という作業に30〜40分もかかっていたところが、システムを使えばあっという間です。受発注システムに切り換えてから発注が増えて売上が大きく上がった取引先様もいらっしゃり、感謝されています。

電子請求は必然的な流れ。
本部機能が強化されるだけでなく、将来に向けての布石になる

受発注システムの導入にあたっては、社内でも抵抗はありました。弊社の場合、各店舗で職人さんを雇っています。年齢が高い人も多く、パソコンの扱いに慣れていません。そのため、まずはパソコン操作がわかる人をピックアップして本社に集め、インフォマートさんに説明をしてもらいました。時間が経つにつれ、皆の目がキラキラしてくるのを見て、「これは使えるシステムになる」と確信を持ち、彼らをリーダーにして全店に広げていきました。そして、受発注システムがうまく軌道に乗ったのは、商品部が主導となり運用をしてくれたからです。やはり何だかんだシステムは機械なので導入すればすべてが良くなるわけではありません。いかにうまく運用できるかが鍵でした。同じように請求書システムは経理部が主導となり進めてくれました。導入するまでに導入後の運用・業務フローをシミュレーションしたり、導入することでのコスト削減効果をはかったりとすべて経理部主導で進めてくれたから、導入から稼働までがスムーズに進んだのだと感じています。


また採用の決め手は、やはりインフォマートの仕組みの広がりに期待したからです。請求書システムの採用はリリースして間もない頃でまだまだユーザーが少ない時期でしたが、受発注システムでの広がり同等の広がりが期待できましたし、うまくいくと確信していたので採用しました。

店舗との連携で月次決算作業が短縮されるだけでなく、
その後の管理・分析にも役立つ

弊社の取引先様は、食材関連が110社。他のものも含めれば180社あります。食材関連は先行して導入した受発注システムで月次決算の早期化・管理強化が確固たるものとなりました。しかし、それ以外の修繕や清掃費などは従来通りの紙の請求書のやり取りでした。やはり紙での業務は多くの付帯業務があり、属人的になりがちでした。「BtoBプラットフォーム 請求書」によって請求書が電子化されたことでそもそもの郵送行為がなくなり、「即日届く」、「データなので紛失しない」、「データ化も不要」と電子化して悪いことは1つもありませんでした。


しかし、「BtoBプラットフォーム 請求書」の社内メリットはこれだけではありません。短縮できるのは、これ以降の管理に関する時間です。請求書がネットワーク上にあれば、必要な人がいつでも見ることができます。キーワード検索ができるので、紙のように1枚1枚探し出すという労力もなくなります。さらに、経理処理の後、莫大な量の伝票を保管する必要もなくなり、労務コストも保管費も節約できるのです。


支払先との請求金額を確認することも簡単にできますし、もうひとつ、大きく改善されたことがあります。システム導入以前は、本社内の各担当あてに請求書が送付されていました。経理部はもちろん、財務、店舗開発、時には営業担当に送付されることもあり、経理部はそれを集めて作業する必要がありました。この連携がうまくいかず、支払いが遅れそうになることもあったのですが、電子請求は請求データが集約されるためそういったリスクがなくなり、自動仕訳機能などで煩雑な作業からも開放されました。確実に業務が効率化されているのを実感しています。


とはいえ、現在のところ「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入できているのは、全取引先様の3分の2にとどまっています。取引先様が高齢でパソコン操作ができないケースもありますが、賃料に関しては大手のデベロッパーと契約しているために、先方の独自システムを使わなければならないケースもあります。ぜひインフォマートさんのサポートを受けながら、多くの企業に「BtoBプラットフォーム 請求書」を広げていければと思います。

経理業務のIT化がもたらす“効率経営”

このように我々はインフォマートさんの「BtoBプラットフォーム」を有効利用することで、今まで困難であった取引先様と共通のプラットフォーム内で、経理業務を行える土台ができあがりました。


これまで発生していた紙媒体は大幅に削減され、2016年度では約20万枚の伝票保管が不要となりました。それらに付帯する多くの業務が効率化されたことは間違いありません。さらに共有プラットフォームで管理するため、これまで複雑な社内ルールのあった業務がスリム化され、属人的だった業務は標準化されました。業務に変化をもたらしてくれた「BtoBプラットフォーム」は、弊社の効率経営を支えてくれていると言っても過言ではありません。

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