受取機能 導入事例

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。
増える請求業務を削減するために、
他の選択肢はないと実感しています。

取材日:2017年3月28日

株式会社ミック

設立 :1996年8月21日 代表 :代表取締役社長 中川 春原
本社所在地 :愛知県名古屋市中村区名駅3-28-12
大名古屋ビルヂング30階
事業内容 :保険調剤薬局、在宅医療、
OTC(一般用医薬品)販売
企業サイト http://www.mic-e.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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毎月6,000通にのぼる請求書の、50%以上をペーパーレス化

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請求データの作成・チェック時間を削減、締め日が1日短縮

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紙の請求書が減り、保管スペースを大幅に削減

薬剤師の顔の見える薬局として、患者さんに寄り添う医療ケアに注力している株式会社ミック様。現在、東海エリアを中心に約120店舗を展開しています。

店舗数拡大に伴って増えた経理業務を省力化するため、昨年『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入。その効果についてご担当の経理課主任および管理部部長にお話を伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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請求書処理を始めるまでの課題

― まずは御社の事業内容と、月の請求書のボリュームについて教えてください

管理部部長様 人物画像

管理部部長


管理部部長:私たちは、患者さまの病気や症状、ライフステージなどに応じて薬剤師が薬を調合する調剤薬局を展開しています。また病院や薬局に行けない患者さまに対して、医師と協力しながら在宅医療を行うなど、地域に根付いた幅広い医療サービスに力を入れています。


弊社の支払い先となる企業は、大〜小の医薬品卸売企業様から、消耗品や機器などを扱う企業様までさまざまです。


取引件数と請求金額では、医薬品卸の大手5社様が半分以上を占めています。最も多い企業様で月に2,000通。中小の卸企業様も一社当たり100通〜500通ほどの請求書が届いており、会社全体では6,000通以上が届いていたことになります。


― 紙の請求書における経理作業で、どのような点が課題でしたか?

経理課主任様 人物画像

経理課主任


経理課主任:郵送されてきた請求書は、当社の規定で店舗ごと、かつ通し番号順に並べ変えなくてはなりませんでした。


並べ終え終了後、明細と金額を確認しながら、A店舗が100万円、B店舗が150万円……とエクセルファイルにひとつずつ手入力し、できあがったデータを会計システムに取込んでいきます。


毎月第5営業日が締日なので、それまでにすべての経理作業を終わらせなければなりません。月初に請求書が揃わないことも多く、精神的にはかなり焦りながら作業していました。期日間際に「FAXでもいいから、とりあえず送ってください」と、電話でお願いして回ることも少なくない状態でした。


入力の手間とミスが同時に減り、確認作業も正確に

― 請求書の受取り数が多いことでの苦労は何でしたか?

経理課主任:ひとつひとつの負担は小さいのですが、入力〜確認までの作業の積み重ねが大きかったですね。紙による入力やチェックの手間を軽減するために、請求数の多い大手卸5社については、請求額を一覧化したエクセルを送っていただいていました。入力の手間はなくなるものの、最終的なお支払い金額は、紙の請求書が「正」となります。そのため、最後に紙の請求書とエクセルデータを突き合わせた、総チェックは必要でした。


また、紙の請求書の場合、会計処理が終わっても、大量のファイリング作業が残ります。それらの作業は5営業日以内にやる余裕はないため、別に1〜2日作業日を設けて対応するしかありませんでした。


管理部部長:さらに請求書をファイリングした後の、保管場所も悩みの種でした。膨大な量の紙の請求書を保管するスペースがなかったため、倉庫代わりのスペースを借りていました。さらに運搬するといっても紙ですから非常に重く、2名掛かりで車まで運び、往復1時間かけて倉庫まで持っていくのです。


再び開く可能性の極めて少ない、過去7年分の請求書を保管するためだけに、これだけの時間や労力、コストを費やさざるを得ませんでした。


― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入の決め手は何だったのでしょうか。

管理部部長:これまで主任ひとりで、ほとんどの請求書業務をこなしていましたが、店舗数も増え、経理作業の省力化が大きな課題となっていました。何か良い方法はないかと模索していた時にちょうど『BtoBプラットフォーム 請求書』のお話を伺い「もうこれしかない」という気持ちでしたね。


まずシステム化によって、膨大なデータの手入力が不要になります。また、作成された請求書はデータ化されることですぐに検索できる。その2点だけでも経理作業を大幅に減らせると感じました。


経理課主任:当社では支払口座を店舗ごとに分け、さらに請求項目によって、医薬品、OTC(薬局・薬店・ドラッグストアで販売されている医薬品)、消耗品(薬包紙やコピー用紙など)、固定資産などに分けて管理しています。


1店舗に3〜4の口座があるため、医薬品の口座にOTC品が混ざってしまうこともありました。また購入した商品が10万円を超える場合は、それが固定資産税に当たるか、判断しなければなりません。以前は振り分けられた請求書の山の中から、金額だけを頼りに請求書を探さなくてはならず、それを見つけるだけでも一苦労でした。


システム導入後は、発注金額の並べ替えや、購入の明細についてキーワード検索が可能になり、他の請求作業の合間でも、請求項目の振り分けを対応できるようになりました。


請求書が第1営業日に届き、前倒しの作業が可能に

― 導入後、経理部課内全体での変化はありましたか?

経理課主任:紙の請求書の場合、月末の締め日の後に企業様からの郵送されるため、一番作業を進めておきたい第1営業日に、待機時間が発生することもありました。しかし電子化のおかげでタイムロスも減り、初日から作業が始められるようになりました。


現在、取引企業様全体の『BtoBプラットフォーム 請求書』導入率は50%程度です。ただ、受取通数の最も多かった大手卸売企業の2社に導入していただいたため、月間3,000通(年間36,000通)の請求書が電子化され、目に見えて作業量が減っています。


締め日も、第5営業日の夕方まで掛かっていた頃と比べ、1日繰り上げられるようになりました。これは大幅な改善で、空いた時間は経理部内で違う作業に充てています。


― 今後の目標を教えてください。

管理部部長:データを入力する手間が省け、紙代も郵送代も必要なくなりますので、『BtoBプラットフォーム 請求書』は発行側企業様にとっても大きなメリットになるはずです。今後、まだ導入していない卸売企業様にも提案していきたいです。


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