受取機能 導入事例

株式会社ミック

支払通知書の導入と
請求書業務の「見える化」が、
大幅な業務改善をもたらしました。

取材日:2017年4月20日

キュービーネット株式会社

設立 :1995年12月20日 代表 :代表取締役社長 北野 泰男
本社所在地 :東京都渋谷区渋谷2-12-24
東建・長井ビル7階
事業内容 :ヘアカット専門店の店舗運営
およびフランチャイズ事業
企業サイト http://www.qbnet.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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請求書の一部ペーパーレス化で作業が15日⇒5日に短縮

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発注データと請求データの照合が効率化

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支払通知書の発行によって、定額の支払い業務を削減

ヘアカット専門店として国内、シンガポール、香港、台湾へ展開するQBハウス。近年ではNYへの進出も果たし、さらに成長を加速させています。運営元であるキュービーネット様は、事業拡大や店舗の増加に伴い、煩雑な請求書業務を「見える化」するため、2016年12月に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しました。

今回はその効果について管理本部副本部長、設備管理部部長、マネージャー、請求書業務のご担当者様に伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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店舗数と請求書の多さが、煩雑さを招く

― まずは貴社の事業内容について教えてください。

管理本部 副本部長様 人物画像

管理本部 副本部長


副本部長:弊社は、所要時間約10分で身だしなみを整えるヘアカット専門店QBハウスをはじめとしたヘアカットサービスを提供しています。QBハウスは、忙しいビジネスマンの方やシニア層など、お手軽にご利用いただけるよう、ショッピングセンターや駅構内を中心に店舗を構え、国内だけで530店舗以上を展開しています。


設備管理部部長:私たち設備管理部は、店舗スタイリストが『髪の毛を切る』という本来の業務に集中できるよう、日々全国の店舗から送られてくる発注や請求書の管理業務を、一括して管理しています。


発注内容はクシやタオル、おしぼり、バリカンのバッテリー、ユニフォームといった備品から、ゴミ処理や清掃、設備のメンテナンスなどの定額のサービスまで多岐に渡ります。取引している企業数も多く、全部で250社ほど。取引先から受け取る請求書は、毎月およそ500通にのぼります。


― 請求書が多いことでの課題は何でしたか?

設備管理部 マネージャー様 人物画像

設備管理部 マネージャー


設備管理部マネージャー:紙の請求書の課題は、本部に届いた大量の請求書を1通ずつ備品の購入なのか、清掃・メンテナンスなのかチェックしながら、担当者ごとに振り分けなくてはならないことです。時々、他部署宛ての請求書が混ざっていることもあり、該当部署に回し直す手間もありました。


また郵送ですから、請求書の到着にも時間が掛かります。月初の2〜10日の間にバラバラと本部に送られてくるのですが、そもそも到着自体が下旬近くに届くこともありました。


電子請求書は、郵送の手間もないため、第2営業日にはキチンと手元に届きます。仕入先ごとに担当者も設定できるため、以前発生していたような振り分けの手間もありません。


あと個人的には、誤って設備管理部に届く封筒が減ったことが嬉しいですね。これまでは一度、封筒の中身を開けて見なければならず、月に2時間くらい作業が発生していましたが、それが半分以下になりました。


15日までかかっていた請求業務が、5日までに完了

― 御社ならではの課題はありましたか?

副本部長:ヘアカットに関わる備品の納品処理や検品は店舗ごとに行っています。検品・検収が遅れると、月末までに本部に報告が上がってこないことがあり、その状態で仕入先から請求書が送られてくると、発注なしで請求が来たことになり、経理上にズレが生じます。

請求書業務 ご担当者様 人物画像

請求書業務 ご担当者様


ご担当者:そうした経理上のズレは、納品処理が行われていないため、どこが違っているのかが判断しづらく、紙の請求書と、画面上のデータをひとつひとつ照らし合わせて、店舗へ確認しなければなりません。1件対応するのに1時間以上掛かることもありました。


弊社の経営管理部は月末締めで、設備管理部から経営管理部へ請求書を送る期日が毎月20日に設定されています。期日直前で修正が発生してしまうと作業が追いつかず、社内の請求処理が滞ってしまうこともありました。


システム導入後は、発注額と請求額を合わせる作業をデータ上でできるので、金額の相違があった場合にも、10分くらいで原因を探ることができます。請求書の電子化によって、これまでは20日ギリギリに提出していた請求書が、5日までに提出できるようになり、精神的にもかなり余裕ができました。


― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後、取引先からの反響はありましたか?

設備管理部 部長様 人物画像

設備管理部 部長


設備管理部部長:これまでは、店舗の清掃のように毎月発注額が決まっているサービスであっても、請求書を送っていただく必要がありました。


定額サービスですから、ほぼ請求書の金額にミスがないのは分かっています。しかしそれでも他社で作成された請求書ですから、弊社側で処理をするためには、必ず経営管理部でチェックをする必要がありました。


システム導入後は、支払い通知機能を利用することで、チェック業務の省力化につながっています。年間の清掃計画に沿って、その月に清掃作業が実施されたことを確認して、すぐに支払額を通知できています。


また、取引先様からは、届いた通知に返信するだけで済むため「請求書を発行する手間が省けている」という喜びの声をいただいております。


現在、取引先様約250社のうち、電子請求書を導入いただいているのはおよそ100社。まだ半数以下とはいえ、業務時間と手間は大幅に削減できていると実感しています。


請求書処理からの解放が、会社の成長に結びつく

― 請求書に関する実務以外で、得られた効果があれば教えてください。

副本部長:会社として効果が高かったのは、請求業務の“見える化”です。これまでは、取引先から請求書が届いているのか、請求処理がどこまで進んでいて、誰が処理をしているのか分かりませんでした。


『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入によって、請求書の到着の確認から、請求書の処理状況まで、ステータスで管理できる体制が整い、社内の業務や担当者の負担も減りました。請求書業務に関わる時間が省力化されたことで、これまでできなかった他の業務や、大きなプロジェクトをスタートできるようになりました。


ご担当者:以前は目先の業務をこなすことだけで精一杯で、業務改善まで目を向ける時間がありませんでした。


請求書を電子化したことによって、自分の中でも余裕が少しずつできてきたので、後輩育成など必要な仕事を探して、積極的に関わっていけるようになりました。また、新しい業務を、先輩から任せてもらえるようになるなど、個人的にも成長できています。


― 今後の取り組みや目標について教えてください。

副本部長:今回のシステム導入は取引先、取引件数が一番多い設備管理部を中心に進めましたが、管理本部としては他の部門に対する働きかけを強化して、すべての取引先企業様に電子化していただくことが当面の目標です。


システム導入時に『BtoBプラットフォーム 請求書』に関する説明会を開催したのですが、ご参加いただいた90%の企業様に導入していただけました。今後もこうした説明会など、利便性をご案内する機会を設けて、電子化率の向上を計りたいと思います。


野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

東西産業貿易株式会社

東西産業貿易株式会社

月初の繁忙期に負担になっていた請求書発行業務の改善は、数字には表れない大きなメリットです。

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