受取機能 導入事例

株式会社ミック

支払通知書の導入と
請求書業務の「見える化」が、
大幅な業務改善をもたらしました。

取材日:2017年4月20日

キュービーネット株式会社

設立 :1995年12月20日 代表 :代表取締役社長 北野 泰男
本社所在地 :東京都渋谷区渋谷2-12-24
東建・長井ビル7階
事業内容 :ヘアカット専門店の店舗運営
およびフランチャイズ事業
企業サイト http://www.qbnet.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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請求書の一部ペーパーレス化で作業が15日⇒5日に短縮

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発注データと請求データの照合が効率化

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支払通知書の発行によって、定額の支払い業務を削減

ヘアカット専門店として国内、シンガポール、香港、台湾へ展開するQBハウス。近年ではNYへの進出も果たし、さらに成長を加速させています。運営元であるキュービーネット様は、事業拡大や店舗の増加に伴い、煩雑な請求書業務を「見える化」するため、2016年12月に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しました。

今回はその効果について管理本部副本部長、設備管理部部長、マネージャー、請求書業務のご担当者様に伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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店舗数と請求書の多さが、煩雑さを招く

― まずは貴社の事業内容について教えてください。

管理本部 副本部長様 人物画像

管理本部 副本部長


副本部長:弊社は、所要時間約10分で身だしなみを整えるヘアカット専門店QBハウスをはじめとしたヘアカットサービスを提供しています。QBハウスは、忙しいビジネスマンの方やシニア層など、お手軽にご利用いただけるよう、ショッピングセンターや駅構内を中心に店舗を構え、国内だけで530店舗以上を展開しています。


設備管理部部長:私たち設備管理部は、店舗スタイリストが『髪の毛を切る』という本来の業務に集中できるよう、日々全国の店舗から送られてくる発注や請求書の管理業務を、一括して管理しています。


発注内容はクシやタオル、おしぼり、バリカンのバッテリー、ユニフォームといった備品から、ゴミ処理や清掃、設備のメンテナンスなどの定額のサービスまで多岐に渡ります。取引している企業数も多く、全部で250社ほど。取引先から受け取る請求書は、毎月およそ500通にのぼります。


― 請求書が多いことでの課題は何でしたか?

設備管理部 マネージャー様 人物画像

設備管理部 マネージャー


設備管理部マネージャー:紙の請求書の課題は、本部に届いた大量の請求書を1通ずつ備品の購入なのか、清掃・メンテナンスなのかチェックしながら、担当者ごとに振り分けなくてはならないことです。時々、他部署宛ての請求書が混ざっていることもあり、該当部署に回し直す手間もありました。


また郵送ですから、請求書の到着にも時間が掛かります。月初の2〜10日の間にバラバラと本部に送られてくるのですが、そもそも到着自体が下旬近くに届くこともありました。


電子請求書は、郵送の手間もないため、第2営業日にはキチンと手元に届きます。仕入先ごとに担当者も設定できるため、以前発生していたような振り分けの手間もありません。


あと個人的には、誤って設備管理部に届く封筒が減ったことが嬉しいですね。これまでは一度、封筒の中身を開けて見なければならず、月に2時間くらい作業が発生していましたが、それが半分以下になりました。


15日までかかっていた請求業務が、5日までに完了

― 御社ならではの課題はありましたか?

副本部長:ヘアカットに関わる備品の納品処理や検品は店舗ごとに行っています。検品・検収が遅れると、月末までに本部に報告が上がってこないことがあり、その状態で仕入先から請求書が送られてくると、発注なしで請求が来たことになり、経理上にズレが生じます。

請求書業務 ご担当者様 人物画像

請求書業務 ご担当者様


ご担当者:そうした経理上のズレは、納品処理が行われていないため、どこが違っているのかが判断しづらく、紙の請求書と、画面上のデータをひとつひとつ照らし合わせて、店舗へ確認しなければなりません。1件対応するのに1時間以上掛かることもありました。


弊社の経営管理部は月末締めで、設備管理部から経営管理部へ請求書を送る期日が毎月20日に設定されています。期日直前で修正が発生してしまうと作業が追いつかず、社内の請求処理が滞ってしまうこともありました。


システム導入後は、発注額と請求額を合わせる作業をデータ上でできるので、金額の相違があった場合にも、10分くらいで原因を探ることができます。請求書の電子化によって、これまでは20日ギリギリに提出していた請求書が、5日までに提出できるようになり、精神的にもかなり余裕ができました。


― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後、取引先からの反響はありましたか?

設備管理部 部長様 人物画像

設備管理部 部長


設備管理部部長:これまでは、店舗の清掃のように毎月発注額が決まっているサービスであっても、請求書を送っていただく必要がありました。


定額サービスですから、ほぼ請求書の金額にミスがないのは分かっています。しかしそれでも他社で作成された請求書ですから、弊社側で処理をするためには、必ず経営管理部でチェックをする必要がありました。


システム導入後は、支払い通知機能を利用することで、チェック業務の省力化につながっています。年間の清掃計画に沿って、その月に清掃作業が実施されたことを確認して、すぐに支払額を通知できています。


また、取引先様からは、届いた通知に返信するだけで済むため「請求書を発行する手間が省けている」という喜びの声をいただいております。


現在、取引先様約250社のうち、電子請求書を導入いただいているのはおよそ100社。まだ半数以下とはいえ、業務時間と手間は大幅に削減できていると実感しています。


請求書処理からの解放が、会社の成長に結びつく

― 請求書に関する実務以外で、得られた効果があれば教えてください。

副本部長:会社として効果が高かったのは、請求業務の“見える化”です。これまでは、取引先から請求書が届いているのか、請求処理がどこまで進んでいて、誰が処理をしているのか分かりませんでした。


『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入によって、請求書の到着の確認から、請求書の処理状況まで、ステータスで管理できる体制が整い、社内の業務や担当者の負担も減りました。請求書業務に関わる時間が省力化されたことで、これまでできなかった他の業務や、大きなプロジェクトをスタートできるようになりました。


ご担当者:以前は目先の業務をこなすことだけで精一杯で、業務改善まで目を向ける時間がありませんでした。


請求書を電子化したことによって、自分の中でも余裕が少しずつできてきたので、後輩育成など必要な仕事を探して、積極的に関わっていけるようになりました。また、新しい業務を、先輩から任せてもらえるようになるなど、個人的にも成長できています。


― 今後の取り組みや目標について教えてください。

副本部長:今回のシステム導入は取引先、取引件数が一番多い設備管理部を中心に進めましたが、管理本部としては他の部門に対する働きかけを強化して、すべての取引先企業様に電子化していただくことが当面の目標です。


システム導入時に『BtoBプラットフォーム 請求書』に関する説明会を開催したのですが、ご参加いただいた90%の企業様に導入していただけました。今後もこうした説明会など、利便性をご案内する機会を設けて、電子化率の向上を計りたいと思います。


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