受取/発行 導入事例

株式会社トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。
そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

取材日:2017年6月16日

株式会社トライアルカンパニー

設立 :1981年7月 代表 :代表取締役 楢木野 仁司
本社所在地 :福岡市東区多の津1-12-2 トライアルビル 事業内容 :小売業、ソフトウエア開発、物流、商品開発・製造
企業サイト https://www.trial-net.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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毎月、段ボール3箱分蓄積していた、請求書の保管量を大幅に削減

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業務ごとに分担している請求書の発行業務。各担当者が業務軽減を実感

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郵送物の到着待ち時間がなくなり、月次決算が早期に確定

株式会社トライアルカンパニー様は、ディスカウントスーパー「トライアル」を全国に約200店舗展開されています。食料品から衣料品、家電まで豊富な品揃えと安さを売りに急成長を遂げる中、2016年9月に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。今回はその効果について、本部の総務・経理業務などを管理されている株式会社トライアル・シェアードサービスの経理部部長、財務課課長代理、請求業務の各担当者様に話を伺います。

BtoBプラットフォーム 請求書
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売上高に比例して増えていた、業務の負担

― まずは御社の事業内容について教えてください。

経理部 部長:弊社の主力事業はディスカウントスーパー「トライアル」を中心とした小売業です。エブリデイロープライスの販売戦略で、衣食住に関わるあらゆる品をお求めやすい価格でお客様に提供している点が特徴です。


― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の受取機能と発行機能の両方を利用されていますが、導入された経緯について教えてください。

システム企画部 課長 人物画像

システム企画部 課長


システム企画部 課長:請求書の業務は手作業に頼っていた部分が多く、過去10年で売上高が約3倍に伸びる中で、取引先数も増え、経理業務が煩雑になっていました。そんな中で、業務を標準化させることが、会社としての大きな課題となっていました。


インフォマートのシステムを選定したのは、小売業への導入実績が多く、弊社の取引先様にも違和感なく使って頂けると感じたからです。


請求書の受取をシステム化したことで、到着待ちや仕分け作業が削減

― 導入前の状況について、まず受取の方ではどのような課題があったのでしょう?

財務課 課長代理 人物画像

財務課 課長代理


財務課 課長代理:請求書の受取業務は財務課の担当です。毎月、取引先の約3,000社から請求書が届きます。そのうち2,000社は商品の納入業者で、この請求書のやりとりは自社のシステム上で、すでに電子化が済んでいました。


ただ、残り1,000社のその他の経費の請求については、紙ベースで行っていて、そこに課題が残っていたのです。


作業はまず、会社に届くたくさんの郵便物のなかから、請求書を選り分けるところから始まります。選別された請求書は課内の専任のスタッフ2名が取りまとめ、各取引先様に支払う経費を弊社の会計システムへ手作業で入力していました。


人力に頼る部分が大きかった分、請求書の選別において他の郵便物が混入したり、紙の請求書を紛失したりすることがありました。また、データ入力にも手間が非常に掛かっていた上、入力ミスも常に避けられないリスクとして残っていました。


さらに、郵送されてくる請求書を待つことも必要で、弊社の会計システムに入力するまでに最低でも2、3日は掛かっていました。本決算などの繁忙期にはそれが1週間程度に伸びるうえ、『締め日まで請求書の発行は待ってほしい』と要望される取引先様も複数いらっしゃるなど、月次決算を確定できるタイミングがどんどん後ろにずれ込んでいくという点も悩みでした。


会社としては、今期発生した経費を確実に反映し、一日でも早く各事業の“成績”が知りたいのです。それは、新規事業の立ち上げなど、大きな経営判断を下す際に、より鮮度の高い情報が求められるからです。そのためにも早期の月次決算確定は不可欠な要素でした。


郵送されてくる請求書だけで、毎月段ボール3箱ほど。これらはすべて保管して置かねばならず、一旦は本社にある倉庫に保管していました。しかしある程度の量になったら、別の敷地にある、物流センターに移動させる必要もあり、余分な人件費が掛かっていました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入後、受取業務の課題はどうなりましたか?

財務課 課長代理:現状は準備段階で、受取機能については1,000社の内まだ45社しか稼働していませんが、実はこの45社が全体の請求書受取の7〜8割に相当しています。取引先様から財務課の担当者に直接請求データが届くようになり、導入前のような“請求書待ち”の状況がなくなりました。


また、システム導入のタイミングで、お取引先様に社内で経費を確定後、すぐに請求データを送信していただけるようにご協力をお願いしています。およそ3週間掛かっていた請求処理を早めていただいたことで、弊社の月次決算もおよそ1週間早まりました。もちろん紙の請求書が電子化されたことで保管に掛かる手間もコストも軽減されています。


分担している請求書の発行業務。担当者が効果を実感。

― では、請求書の発行業務の方では、導入前にどのような課題を感じていましたか?

経理部 部長 人物画像

経理部 部長


経理部部長:請求書の発行は、毎月約440社に対して行っています。その内訳は、大きくは3つに分けられます。①各店舗に出店されているテナント様100社ほどへの賃料や光熱費の請求、②商品の配送を請け負う約110社への物流費用の請求、③商品を納入してくださる一部のメーカー様約150社分のリベート(販促費)の請求です。


いずれも各担当がエクセルで請求書を作成して印刷した後、封入して郵送するところまでを行っていましたが、年々、取引件数が増えていくなかで、手作業では請求書の発行業務が追いつかない状況が出始めていました。

― テナントへの請求書発行ではどのような点が改善されましたか?

テナントご担当者様 人物画像

テナントご担当者様


テナント担当:紙の請求書の場合、例えばテナント業者様に請求書を郵送しても、きちんと担当の方に届いているのかどうかが分からず、入金も予定どおりされるか常に不安でした。


すべての取引先に、郵便物の到着を聞いて回るわけにもいきませんので、入金期日に口座を確認し、入金がないと分かって、初めて電話します。この後手に回らざるを得ない対応も負担でした。


また、一度発行した請求書の原本を一枚ずつコピーしてファイリングする保管作業にも、かなり時間を取られていました。


システム導入後は、請求書の開封確認機能によって、こちらから送信した請求データを先方が確認したかどうかが分かるようになり、「先方に請求書が届いてないかも」といった心配がなくなりましたね。あとはシステム上に発行済みの請求データの履歴が残りますので、コピーやファイリングの作業がなくなったところも頼もしく感じています。


― 物流の請求書発行ではどのような点が改善されましたか?

物流ご担当者様 人物画像

物流ご担当者様


物流担当:物流費の対応については、ほぼ私ひとりが担当していました。毎月複数回に分けて110社に請求書を発行していたため、そもそも基幹システムからデータを抽出して、ファイルに貼り付けして印刷・郵送する事自体が大変でした。


また、郵送前には、物流部門の各担当にチェックしてもらう作業も必要です。発行期日が迫るなかで、すべての担当者に声を掛けて回るだけでも、ひと苦労でした。


物流費の請求データは、締め日の午後4時にならないと確定しないため、そこからの発行作業を行うと、手作業では翌日まで掛かってしまうこともありました。


システム導入後は、一連の作業がわずか1日で完了します。データ化によって印刷も不要になりましたし、チェックもオンライン上で可能です。総合すると私の作業時間が月10時間は削減されました。導入効果は想像以上でしたね。

― 購買・仕入れ担当者様の請求書発行はいかがでしょうか?

購買・仕入れご担当者様 人物画像

購買・仕入れご担当者様


購買・仕入れ担当:弊社では仕入額に対して、一定の金額を販促費として、一部のメーカー様に割戻していただいています。


通常の仕入れの流れとは反対に、こちらから請求書をお送りするので、発行頻度は月に1度、発行数も150社分とそれほど多くないため、なかなかシステム化されず、ずっと手作業で対応していました。今回システム化されたことで、私の請求書発行作業はわずか1時間まで短縮されています。


他にメリットを実感しているのは、取引先のメーカー様から過去の発行済みの請求書に対して、問い合わせがあった場合です。1枚の請求書を探すため、社内の倉庫に保管してあるファイルを取り出し、1ページずつめくりながら探す作業にかなりの時間を割いていました。


探している請求書が社内にあればいいのですが、例えば「数年前の請求書を確認したい」と言われてしまうと、わざわざ社外にある物流センターまでファイルを取りに行かなければなりません。


いまではメーカー様からの問い合わせがあった場合も、会社名で検索すれば、すぐに欲しいデータが取り出せるので、急なお問合せも負担に感じることはなくなりました。

― 今後の取り組みや目標について教えてください。

財務部部長:まず、受取機能については、100%(約1,000社)の企業が活用できるところまで持って行くことを目指していきたいですね。受取った請求情報は同時に、会計システムとも連動させる方針です。請求書を電子データでもらい、これを自動的に会計システムに落とし込む仕組みができれば、請求書の受取業務は格段にスピードアップされます。その分作業負担が減り、請求データのチェックや、データの情報精査に人の力を向けられるようになると思います。結果として月次決算の早期化も実現すると思います。


今後はより一層、『BtoBプラットフォーム 請求書』を活用し、経費の削減と経理業務のスピードアップと精度の向上を図っていきたいと考えています。


野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

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建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

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電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

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パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

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電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

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リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

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請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

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負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
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年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

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自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

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毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

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トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

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商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

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