受取/発行 導入事例

株式会社ラピーヌ

支払通知書と請求書の発行にかかる時間を、電子化によって大幅短縮。繁忙期でも心に余裕ができ、好循環を生み出しています。

取材日:2017年9月28日

株式会社ラピーヌ

設立 :1950年2月11日 代表 :代表取締役社長 青井 康弘
本社事務所 :大阪府大阪市北区天満1-5-7 事業内容 :婦人服および婦人雑貨の企画、製造、販売
企業サイト https://www.lapine.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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「電子請求書」+「郵送代行」により、送付業務を大幅削減

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支払通知書の送付にかかる時間が、毎月6時間⇒10分に短縮

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請求書発行にかかる時間が、毎月18時間⇒30分に短縮

婦人ファッションアパレルの企画・製造・卸売および小売事業を展開されている株式会社ラピーヌ様。支払通知業務と請求書発行業務に負担を感じ、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。その効果について、経理部のご担当者様にお話をうかがいました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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専用用紙を使用した支払通知書。毎月700枚を送付

経営統括本部副本部長 兼 経理部長 人物画像

経営統括本部副本部長 兼 経理部長


― 御社の事業内容について教えてください。

経営統括本部副本部長 兼 経理部長(以下、経理部長):アパレルメーカーとして、婦人服を企画・製造し、百貨店や服飾専門店様などに卸しています。その他に、直営店舗での小売りも行っています。


― まず、『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前の支払通知業務について教えていただけますか。

経理部課長:弊社では、洋服の生地やボタン、裏地といった素材、それから縫製工場などの完成品の仕入先に対して、支払日の前日までに支払通知書を送付します。送付先は約200社で、毎月700枚ほど送っていました。


経理部課長 人物画像

経理部課長


弊社の支払通知書は、頭紙に来る用紙が少し厚みのある専用用紙になっており、そこに今月の支払額を印刷し、明細を同封して取引先に送ります。専用用紙は、外部に発注しなければならないうえに納品まで1か月かかるため、在庫に気を配らなければならず負担でした。


業務の流れとしては、まず月末で締めた後、翌月20日頃に社内確認が終了し、経理部に支払内容の明細が回ってきます。それをもとに支払金額を確認し、最終決裁が下りた段階で支払通知書の頭紙を印刷、明細と一緒にして、取引先に送付し25日に支払い、という流れです。


経理担当者:送付物を折込み、封入し、封筒を郵便局へ持っていく一連の作業に6時間ほどはかかります。しかし、その他の業務と並行して進めているため、丸1日かかっていました。25日の支払日より前に先方に届くように手配しなければなりませんので、その作業はどうしても早く済ませなければなりません。


6時間かかっていた支払通知書の送付が10分に

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入経緯について教えてください。

経理部課長:支払通知書を限られた時間で取引先様に送らなければならず、その期間はどうしても担当者に負担がかかることが悩みでした。どうにか改善したいと考えていたときに『BtoBプラットフォーム 請求書』の資料を拝見し、これは改善に役立ちそうだなと興味をもったのがきっかけです。


経理部長:弊社では自社で開発した仕入管理システムを利用していますが、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入するに当たって、大きく改修する必要がなかったことも魅力でした。


― 導入後、作業はどのように変わりましたか?

経理部課長:20日頃から作業がスタートするのは導入前と変わりませんが、そこからのスピードが早いですね。データをアップロードしたらすぐに仕入先へ支払通知書のデータが届きますので、作業自体は10分から15分ほどで終わります。


2人で計18時間かかっていた請求書の発行が、30分にまで短縮

― 次に、請求書の発行業務について、導入前はどのような流れだったのでしょうか。

経理部課長:導入前は、圧着ハガキ形式で請求書をお送りしていました。圧着ハガキは、まず用紙に請求内容を印刷後、専用機械にかけて圧着します。しかし、しっかりくっついているかどうかの点検が必要ですし、紙詰まりも多く、常にそばで見ていなければなりません。プリンター、ハガキも専用ですので購入や管理にも手間がかかりました。

経理ご担当者様 人物画像

経理ご担当者様


経理担当者:弊社の請求書の締めは、15日、20日、月末とあります。それぞれの締め日に量の多少はあるものの、圧着ハガキの作成はつねに2人がかりで行っていて、合計すると1月あたり18時間ほどかかっていました。

― 導入後の変化について教えてください。

経理担当者:導入後の現在は、1人で担当し、1月あたり合計30分ほどで終えています。今はまだ、導入後初めてお支払いする取引先様の登録作業を行ったりしていますので、今後はもっと時間を短縮できると思います。それに、圧着ハガキの購入や管理の手間が一切なくなった点も楽になりました。


― 支払通知業務と請求書の発行業務の双方で、郵送代行サービスをご利用されていますね。

経理部課長:弊社の取引先様の規模や業務形態は様々で、電子化への対応が難しいケースもありました。そこで、すぐに電子化できない請求書については、オプションの郵送代行サービスを利用しています。
弊社としては『BtoBプラットフォーム 請求書』上にデータをアップロードするだけで、自動で郵送を手配してもらえます。「電子請求書」に加えて「郵送代行」を利用することで、発行業務担当者が送付に費やす時間を削減でき、コスト以上のメリットを感じています。


今後は、さらに電子請求書の割合を高めていくことが課題です。その点、郵送代行で送られる書面には、電子化の案内と仮ID・パスワードが記載されていますので、そちらで取引先様に対し継続的にご案内しています。

業務改善で担当者に生まれた心の余裕

― その他、『BtoBプラットフォーム 請求書』導入による効果はありますか?

経理部課長:私としては、心の余裕ができたことが大きいと感じています。個人的に業務の中で一番ストレスを感じるのは、封入作業などのルーティンワークが決算期などの忙しい時期に重なったときです。それに加えて臨時の業務が入ってくると「どれから手をつけるべきか」と悩み、仕事とはいえイライラしながら作業を続けなければならず…。そのルーティンワークがなくなることで、担当者にとっては時間だけでなく心にも余裕ができ、その他の業務を引き継ぐこともできるようになりましたし、部内にいい循環が生まれています。


経理部長:マニュアル化などの事前準備に時間を使えるようになりました。弊社では例えば、決算手続きの際、小売店舗の手許現金の管理を経理がしなければなりません。店舗から報告書を出してもらうため、店舗とのやりとりも多くなります。今回の決算では、手許現金の管理についてマニュアルを作成し、全店に配布したことで細かなやりとりが減り、かなりの業務改善につながりました。


経理業務には色々と手のかかる作業があります。こうした事前準備は、今までのように時間に追われている状況ではできませんでした。導入からまだ半年ですが、直接的な業務効率の改善以上の効果があると感じています。


― 今後、目指していることなどはありますか?

経理部課長:現在の支払通知業務は仕入の請求書に対するものですが、マネキンや店頭の什器といった経費の支払いに関する請求書の受取も電子化したいと考えています。やはり、紙の請求書ですと到着が遅れたり、処理したと思っていたものが止まっている、といったことがありますので。


それから、請求書業務のマニュアル化をしたいと考えています。それが構築できれば、現在は私と担当の2人しかできない業務を、他のものができるようになりますので。今回の導入をきっかけにさらなる改善を進めていきたいと思います。


野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

東西産業貿易株式会社

東西産業貿易株式会社

月初の繁忙期に負担になっていた請求書発行業務の改善は、数字には表れない大きなメリットです。

株式会社プロルート丸光

株式会社プロルート丸光

請求書の電子化は、取引先の負担も軽減できる取組み。利用開始直後から7割もの請求書が電子化できました。

株式会社ラピーヌ

株式会社ラピーヌ

支払通知書と請求書の発行にかかる時間を電子化によって大幅短縮。繁忙期でも心に余裕ができ、好循環を生み出しています。

株式会社大賀薬局

株式会社大賀薬局

従業員の働きがい日本一を目指して。電子化による業務の効率化は、お客様に向き合う本来の時間を生みだしています。

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