【月次決算早期化】毎月の試算表を、
翌月5日までに作成する4つのポイント

2017年5月24日 渡邉 朝生

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会社の経営者にとって毎月の試算表は、業績を把握するために重要な判断材料となります。試算表は、翌月のなるべく早い日、5日くらいに作成できているのが望ましいでしょう。もちろん、それより早くできるのであれば、それにこしたことはありません。

試算表を早く作成する目的は、会社の状況をいち早く把握して、経営判断に活かすことです。今回は、試算表を早く作成する4つのポイントをご紹介します。

1.ネットバンキングを利用する

通帳を見て会計ソフトに入力する場合、記帳をしておく必要があります。

ネットバンキングを利用すれば、入出金がリアルタイムでわかります。記帳をするためにATMに行く必要もありません。パソコンですぐに確認できるため、預金の入力は早ければ末日、遅くとも翌営業日には終わらせることができます。

また、クラウド会計であれば、自動で取り込まれるためすぐに反映されます。残高が合わないということもありません。

2.締め日を末日にする

売上、仕入、給与、その他の経費などの締め日を末日に揃えると、経理処理が楽になります。

売上は、自社内で把握できるので早めに入力できると思います。

仕入やその他経費の請求書の到着が遅い場合でも、会社で把握している概算の数字を入力すれば問題ありません。従業員の経費精算も月末締めにして、翌月1日か2日に、経費精算書などが経理部門へ届くようにルールを決めておきます。

取引先との関係で締め日を変えることができない場合は、概算で入力するか、数字が小さいのであれば、翌月に計上することも検討しましょう。例えば、20日締めの場合、21日から月末までの分が少額であれば、翌月に計上するということです。常に前月21日から当月20日分が計上されることになりますが、少額であれば、毎月の試算表を見るうえでは問題ありません。決算の時は、20日締め後の分も含めて計上しましょう。

3.光熱費などの経費は、支払った時に計上する

電気・ガス・水道などの光熱費は、使用量が多い工場や店舗などを除くと、それほど高額ではない会社が多いのではないでしょうか。

光熱費や通信費の明細書を待っていると、試算表の作成が遅くなってしまうので、支払った時に経費に計上するようにしましょう。そうすることで、明細書を待つ必要がなくなります。決算の時だけ、未払い計上をすれば問題ないでしょう。

4.他部署の協力を得る

経理部門だけが頑張っても、試算表を早く作成することはできません。他部署にも協力を得ることが大切です。場合によっては、ルール作りから始める必要もあります。経理部門の力だけでは決められない場合は、経営陣の力を借りることも検討しましょう。経営判断のために必要なものですので理解は得られるでしょう。

まとめ

毎月の試算表を、翌月5日までに作成するためのポイントは、仕組みを作ることと、他部署からの協力を得て、会社全体で取り組むことです。

試算表を早く作成するためにも、経営判断にそれほど影響を与えないような項目は、正確性よりも早さを重視しましょう。概算で計上できるものは、概算額でも問題ないため、請求書や明細書を待つ必要はありません。

ただし、経営判断に影響を与える数字が大きく違っていては、逆効果です。ポイントを押さえたうえで、試算表を早く作成し、経営判断に活かしていきましょう。

著者プロフィール

渡邉 朝生

1972年生まれ。明治大学経営学部経営学科卒業。
税理士、渡邉ともお税理士事務所 所長。

渡邉ともお税理士事務所ホームページ
http://watanabe-zeimu.com/hp/

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