月次決算の早期化と改善に必要なこと③
〜業務を改善する2つのシステム

2017年9月22日

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月次決算を早期に確定するためには、集計・整理などの煩雑な経理業務の効率化は欠かせない。そこで、経理部門の中で月末・月初に負荷がかかる業務を代表し、「請求書の受取・発行」と「経費精算」の軽減に寄与するシステムを紹介する。

請求書業務

BtoBプラットフォーム 請求書

請求書の受取と発行を電子化 支払・入金額を早期確定

「請求書業務は、郵送期間がかかるし、再提出依頼などへの対応もあるから、時間がかかるのは仕方がない」 そう考えてはいないだろうか?

そんな固定観念を覆すのが、弊社・インフォマートが提供する『BtoBプラットフォーム 請求書』だ。

その最大の特徴は、取引を行う企業同士が同じプラットフォームを使うところにある。ひとつの画面ですべての取引先とつながり、データで受け渡しが行われるのだ。

印刷・郵送にかかる時間が短縮されるだけでなく、内容に不備があった場合の再提出もその日のうちに完結する。これにより、支払・入金額を早期確定させることが可能となり、月次決算の早期化に貢献するのである。

また、本システムでは、請求書の発行側と受取側の双方がメリットを享受できることも特徴だ。

「発行モデル」では、売上データのCSVをアップロードするだけで請求書が自動的に作成され、あとは画面上で承認すれば、ボタンひとつで取引先に送信される。発行後に行う入金消込や督促も管理画面上で行える。

一方、「受取モデル」では、請求書システムで受け取った請求データをCSVでダウンロードし、会計システムに取り込むだけで、自動仕訳による入力と仕訳作業の大幅な削減が可能になる。また、支払通知書を一括作成・送信する機能を使えば、支払先もスピーディーに金額を確定できるため、時短のメリットを共有することができる。

他のシステムとの連携も、独自開発のシステムも含めると、すでに販売管理系で250以上、会計系で130以上との連携実績があり、その汎用性は高い。

請求書業務は、一時期に作業が集中する上に、ミスが許されない。しかし、電子化によって受取・発行の時間短縮が図れるだけでなく、本システムには担当者の負担を軽減する機能が豊富に用意されている。

月次決算の早期化で頭を悩ませる企業にお薦めしたいシステムと言えるだろう。

ココがPOINT!
  • 1書類到着までのリードタイムを削減し、金額確定までのスピードが大幅に向上
  • 2受取・発行側の双方に、作業負担を軽減する豊富な機能を搭載
  • 3会計や販売管理等、他のシステムとのスムーズな連携実績

経費精算業務

Concur Expense

煩雑な経費精算処理を自動化 ガバナンスチェックも可能

月末になると、各部署から大量に届く経費精算の処理に忙殺されてはいないだろうか。経理部門の大きな負担となっている経費処理を省力化するサービスが、株式会社コンカーが提供する『Concur Expense』だ。

同社ソリューションコンサルタントの石田氏は、経理部門が経費精算業務で抱える問題は、以下のように大別できると指摘する。

①経費申請の入力作業や承認フローに時間がかかり残業や長時間労働につながる、②役職に応じた規程など経費利用が適切かを確認するガバナンスチェックが複雑、③これらの経費精算における作業負荷が大きく人的コストがかかる、の3点だ。

また、経費精算業務は、企業規模が大きくなるほどシステム化が進んでいる。しかし、経費精算に特化したソリューションではないため、電子帳簿保存法や税制の変更に対応できないなどの支障がでてきているという。

『Concur Expense』は、こうした問題を解決できるサービスだ。

法的要件など最新機能を常に提供するクラウドサービスなので、自社対応は不要。
また、スマホアプリも提供されているため、場所を選ばず、空いた時間を利用し、領収書をカメラで撮影して、経費使用目的などを補足するだけで経費申請ができる。
領収書は画像データで保存されるため、経理側でも保管や整理の必要がない。

さらに、企業独自の経費使用ルールを設定しておけば、申請ごとにシステムが自動で判定するため、経理での人的チェックも不要だ。
クレジットカード(法人カード)や交通系ICカード、タクシー会社や駐車場など様々なサービスと連携し利用データを反映するので、入力ミスの心配もない。
上長による承認もスマホアプリで可能で、スピーディーに経理まで届くことも期待できる。

本システムを活用することで、経理部門の省力化が実現し、月次決算の大幅な早期化が期待できそうだ。

ココがPOINT!
  • 1スマホアプリを使ってどこでも経費申請・承認が可能。金額の早期確定が実現
  • 2経費規程を事前に定義し自動判定。内容チェックにかかる時間を大幅に削減
  • 3交通系ICカードや法人カード等との豊富な連携で、手入力の手間を削減

月次決算を早期化するWeb請求書システム

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