有明リゾートシティ株式会社

さらに、現場の納品伝票と仕入れ先からの請求金額をチェックするエクセルを別に作成して管理していました。

毎月の棚卸では、各部門から前月残、当月残の書類を回収して、エクセルに入力して当月の消費高を計算します。エクセルをいくつも開くような状況で、その作業に1～2日潰れることもありました。

日々の業務時間の多くを発注書のまとめや入力、伝票探し、ファイリングなどに費やしていました。伝票は机上に30㎝も溜まっていたのです。

それを見た社長から「まだそんなことしてるの？」と指摘されたのがきっかけでした。ちょうど社内の随所でDX化を進めていたタイミングだったので、購買課も取り組むことにしたのです。

システムの導入に向けて様々なサービスを検討し、2024年2月にインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を採用しました。使用している企業が多いことが最大の決め手です。また、導入を検討していた当時はインボイス制度がはじまる頃だったこともあり、使い勝手の良さと法令対応の確実性の点でインフォマートが優れていると判断したのです。

導入当初、一部のスタッフが慣れるまでに時間がかかりました。飲食業界ではよくあると思いますが、当社でも厨房などのスタッフは平均年齢が高く、パソコンやスマホに苦手意識があるのです。そのため、まずはスマホやタブレットに慣れている若手が操作を覚えて、他の従業員に教えていくことにしたのです。こうして大きな混乱も問題もなく浸透していきました。

これまで請求金額と会計システムの金額が合わなければ、どの部門の、いつの、どの商品の金額が合わないのか伝票を一枚一枚めくりながら確認する必要がありました。システムを使った受発注では、納品数量や金額に変更があればすぐシステム上に反映されるので、金額が合わないことはありません。

請求書を確認して月次の決算資料をまとめる作業も時間短縮できました。これまでは、仕入れ先には毎月4日までに郵送かFAXで請求書を送っていただくことにしていて、いつも催促の電話をしていました。

インフォマートの受発注システムを使っている仕入先については、画面上で即座に正確に請求金額を確認できるようになったのです。請求書のフォーマットが統一されたので、ばらばらな形式を読み解く負担もなくなりました。

会計ソフトへの入力作業も解消しました。インフォマートの会計連携機能で自動仕訳された請求情報をCSV出力して、当社の会計ソフトへアップロードするだけなので、入力時間はもちろん入力ミスもなくなったことは最大のメリットといえます。

仕訳は、商品ごとに勘定科目を設定することで、会計ソフトに反映させています。導入時に4000品目以上の商品一つ一つに勘定科目を設定するのは骨が折れましたが、それをはるかに上回るほどの毎月の作業削減に大きく影響しています。

すでに時短効果の活用は進んでいます。私の業務の多くが効率化できたので、ほかのメンバーが担当していた仕事の一部を私の方に移管しました。

そのぶん、私はお客様送迎の管理業務を担当するようになりました。当社が保有しているマイクロバスを効率的に運用するための管理業務です。

今回のインフォマート導入を皮切りに、宴会業務のシステム化、社内決裁のシステム化など、購買以外のセクションを取り込んでペーパーレス化、データ化、情報共有していきたいと思っています。システム導入で実感した業務の迅速化を、多岐にわたって利用し、DXを進めていきます。