「おべんとうのヒライ」のグループ企業として、業務用の米飯を製造・販売する株式会社どんどんライス。日々200件ほどの注文をFAXや電話で受けており、自社と取引先の双方で「つながらない」「待たされる」「作業が止まる」といった課題を抱えていました。
業務の効率化を図るべく、受発注システム『TANOMU』を導入。3カ月足らずで注文の約9割をデジタル化し、年間330万円分の工数を削減。現場の余裕にもつながりました。
ココがPOINT!
-
1
FAX・電話からデータ受注に切り替え、年間330万円分の工数を削減
-
2
取引先の9割がFAX・電話から『TANOMU』での発注に切り替え
-
3
受注人員が3.5人から2人に減り、余力を製造や営業部門に振り分け
食のライフラインとして、製品の品質と安定供給を維持
事業内容について教えてください。
総務部 総務課 係長（以下、係長）：
当社は、弁当や惣菜を製造・販売するヒライグループの米飯製造部門として設立されました。グループ内の外食部門のほか、学校、病院、企業の給食、スーパーの鮮魚・惣菜コーナー、飲食店などの取引先に、米飯や酢飯、シャリ玉など業務用のご飯を提供しています。取引先からお米の銘柄やお酢の種類、炊き加減、ご飯の温度など様々なご要望に対応しています。たとえば「赤酢を使ってほしい」「柔らかめで」など、各社の仕様に合わせたカスタマイズが得意です。
当社が製造したご飯は納品の翌日に消費されることが多いため、時間が経っても変わらない品質を心がけています。中でも酢飯は、ご飯を冷ましながら酢を均一に混ぜて味を安定させる必要があります。当社では炊飯HACCPの認定工場を保有し、品質を保ちつつ安定供給することで、多くの取引先から信頼をいただいています。
私たちの仕事は、食のライフラインともいえます。蛇口をひねれば水が出るように、毎日変わらぬ品質で安定的に供給し続けることが求められます。その信頼を守るために、味の再現性、供給の安定性、衛生管理を最重要視しています。
電話・FAXによる煩雑な受注業務に限界
様々な取引先がある中で、どのように受注を行っていたのですか？
総務部 総務課 担当者（以下、担当者）：
毎日200件ほどの取引先からFAXや電話で注文を受けていました。この他に、注文を交わさずに一定量を日々お届けする固定取引もあります。電話受注の中には、当社から定時に電話をかけて注文を伺うこともありました。しかし、電話がつながらなかったり、折り返しを待つ時間が長かったりと、非効率な状況が常態化していました。電話がつながらないと受注時間がどんどん過ぎてしまい、焦ることもありました。また、鮮魚関係の取引先の中には、定時とはいえ魚をさばいている最中に注文確認の電話がかかってくるのは煩わしいと感じられることもあったようです。
係長：
2年ほど前から、取引先が自分のタイミングで手軽に発注できるスマホアプリのようなツールはないかと考えていました。インフォマートの受発注システムを使うことも検討しましたが、請求機能が一体となったシステムは取引先の導入ハードルが高いため、おすすめできませんでした。シンプルに発注できるシステムがあればよいと頭の片隅に置いていたところ、インフォマートから受発注システムを紹介するメルマガが届いたのです。
そこで『TANOMU』を知り、発注・受注に特化したシステムだと説明されていたので、まさにこれだと思い問い合わせました。話を聞いたところ、ほぼ理想的なシステムだと感じたので使ってみることにしたのです。
導入作業はスムーズに進んだのでしょうか？
係長：
非常にスムーズでした。商品マスタの登録は基幹システムからCSVデータを出力して『TANOMU』に一括登録できますし、商品画像の登録も分かりやすい。何十、何百とある商品が一気に登録できるので、作業が楽しいと感じたほどです。取引先の登録もCSVを読み込ませて問題なく完了し、難しい作業は一切ありませんでした。
取引先のご利用もスムーズでした。担当者がパソコンで招待メールをクリックするか、スマホでQRコードを読み取るだけ。「今までの電話やFAXでの注文をシステムに切り替えるだけなので」と説明すると、その場で登録いただけました。取引先自身が「もうそういう時代だよね」と発注方法の変更を受け入れていただいたのは印象的です。操作が簡単で分かりやすいという点も大きく、システムが苦手な方にも安心してご案内できました。
現在、FAX・電話で発注されていた約200件の取引先のうち、3カ月足らずで9割にあたる180件が『TANOMU』でのデータ発注に切り替えていただいています。
担当者：
一部の取引先からは「注文を忘れそう」という声が上がったものの、リマインドメールを活用することで問題はありませんでした。運用を開始してから、注文が来なかった5件の取引先に電話をしてみたところ、うち3件は不要だったため注文しなかったというケースでした。
年間330万円分の工数を削減、現場にゆとりが生まれた
『TANOMU』導入後、どのような効果がありましたか？
係長：
『TANOMU』で受注した分はCSVデータで基幹システムに取り込んでいます。これまでFAXや電話での受注処理に1件あたり2分ほど、1日6時間かかっていた工数が削減できました。時給1,500円換算で、毎月約28万円分、年間約330万円分の工数が削減できる計算です。費用対効果は十分だと思います。
また、受注業務は毎日3.5人で対応していましたが、今では2人で回せています。米の高騰などで厳しい経営環境の中、管理部門が率先して工数を削減し、製造や営業部門のフォローに回れば、組織全体の生産性が向上するでしょう。
担当者：
これまでは受注業務に一日中追われていて、すべての作業が終わらないと次の業務に進めない状況でした。特に恵方巻などの繁忙期はFAX発注書の膨大な束が溜まり、企業名ごとにテーブルに並べて処理していました。『TANOMU』導入後は空いた時間で受注作業ができるので、業務にゆとりが生まれています。取引先や社内からも「以前の発注方法に戻してほしい」といった声は一度もありません。
今後の展望についてお聞かせください。
係長：
現在は『TANOMU』で受注した内容をCSVデータで出力し、基幹システムに読み込ませています。この作業をRPAで自動化することを進めています。電話やFAXでの注文はRPAでは処理できませんが、データ化されていれば処理できます。基幹システムと『TANOMU』を自動連携すれば、現在よりさらに0.5人分の工数削減が見込めます。
日々発生する固定取引については、すでにボタンひとつで処理できるようにしました。将来的には人手を介さず、完全に自動化された受注体制を実現したいと思います。
※掲載内容は取材当時のものです。
シェアする
