栃木県宇都宮市はコロナ禍を機に電子決裁と連携した請求書の電子化に取り組み、2025年3月より「BtoBプラットフォーム 請求書」の運用を開始しました。現在、事業者の登録拡大や利用率向上に努めている過程にあり、請求書処理時間の大幅な短縮や紙書類の保管スペース削減などを推進しています。今後も、会計分野における事業者と庁内の業務効率化を進めていく予定です。
サービス導入の背景と効果
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課題
- 年間約6万件におよぶ請求書を処理する必要がある
- 紙の請求書の受領から支払処理までに1件あたり平均23分かかる
- 請求書および関連書類のスキャンや原本の保管に手間がかかる
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決め手
- 電子決裁システムと連携でき、早期導入が実現
- 取引事業者の多くが重複している栃木県庁で2024年4月に先行して導入
- 電子決裁の一部として同一のGUIからシームレスな利用が可能
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効果
- 請求書を電子で受領することで支払処理までの時間を平均23分→8分に短縮
- 1件あたり平均15分短縮、初年度は7,500件の受領で1,875時間の削減を見込む
- 逼迫しつつある紙の保管スペースの削減に貢献
電子決裁システムは存在するも、年間約6万件の紙の請求書が職員の業務を圧迫
宇都宮市について概要をご紹介ください。
出納室 審査グループ 係長（以下、係長）：
栃木県の県庁所在地である宇都宮市は、北関東の中心都市として発展を続けています。人口は約51万人を擁し、交通の要衝として東北新幹線や主要高速道路が市内を通過するほか、令和5（2023）年8月には全線新設のLRT（次世代型路面電車）として、国内初となる「ライトライン」も開業しました。市民の通勤・通学や観光客の利用が増加しており、街の活性化の一端を担っています。
地域経済に関しては、自動車関連産業や先端技術分野の集積に加え、餃子の街としても全国的に名を馳せており、観光資源や食文化の魅力も豊富です。
また、宇都宮市は100年先も持続可能な都市として評価されており、各種調査において「共働き子育てしやすい街」では第2位（2年連続）、「SDGs先進度（環境分野）」では第1位にランクインしています。
官民連携で取り組んでいるDX戦略についてもご紹介ください。
係長：
「宇都宮市デジタル共創未来都市ビジョン」では、地域を構成する市民・地域活動団体・事業者・行政等の各主体が本市のより良い未来を共創していくための「デジタル活用の基本理念」と、各主体が共通の価値観をもって取り組めるよう「デジタル活用の基本方針（行動規範）」を掲げております。また、「宇都宮市DX実現タスク」において、行政DXを戦略的に推進していくこととしており、市民の暮らしを快適・便利にするデジタルサービスの提供や行政手続きのオンライン化によるスマート窓口の実現などを目指しています。
「行政手続きのオンライン化」というキーワードをいただきましたが、なかでも会計業務の電子化に踏み出した背景を教えてください。
出納室 審査グループ 総括（以下、総括）：
コロナ禍が1つの契機です。宇都宮市内の取引事業者は、納品と同時に請求書を持参するケースがありますが、感染防止のため対面で受け取りが困難になりました。同様に庁内業務でも対面による紙の書類の受け渡しをできる限りなくす必要があり、会計業務電子化への機運が高まりました。
請求書の受取件数が毎年何件くらいありますか。また、請求書を受け取った後のフローについても教えてください。
総括：
年間で受け取る請求書は約6万件です。事業者から紙の請求書を受領した各部署の担当者は財務会計システムにその内容を入力して支出命令処理を行い、支出命令書伝票を作成するとともに、契約書などの必要書類を電子添付し、課内の電子決裁（担当→経理→係長→決裁者など）へ回します。そして承認を受けた支出命令伝票は出納室審査グループに電子回送され、審査を経たのち支払処理が行われます。
電子決裁システムはすでに導入していたのですね。
総括：
はい。電子決裁システムは2023年11月に全体の約4割に当たる一部の支出命令伝票を対象に導入しています。
これにより紙の請求書に関する業務処理は効率化されたのでしょうか。
総括：
十分な効果が得られたとは言い切れません。紙で受領する請求書からのデータ入力をして、最終的に支払処理を完了するまでに平均23分を要していました。請求書および関連書類をその都度スキャンするほか、原本を所定の場所に保管しなければならないなど、煩雑な手間が取られてしまいます。
紙の請求書では、さまざまな不備も起こりがちです。
総括：
おっしゃるとおりです。当市では請求書の指定様式（Excel、PDF）を用意し、ホームページからダウンロードしてそのまま印刷できるようにしていました。特に工事関係の請求書は必ずこの指定様式を用いることを義務付けていたのですが、それでも押印漏れ、宛名誤りなどの不備による差し戻しが発生します。また、工事以外の請求書は、事業者の任意様式も可としておりましたが、工事同様に何かしらの不備が発生している状況です。
請求書の受領から決裁までの処理時間を約8分に短縮し、庁内業務のスマート化を実現
紙の請求書にまつわるさまざまな課題を解決するため、電子請求書システムの導入に至ったのですね。
総括：
もともと一部の支出命令伝票の電子決裁導入に合わせて請求書も電子データで受け取れる仕組みがあれば、電子決裁がスムーズに進められると考えていましたが、結果的に導入時期がずれてしまったのが実情です。
そうした中で、『BtoBプラットフォーム 請求書』を選んでいただいたのは、どのような理由でしょうか。
係長：
すでに当市で利用している財務会計システム『IPKNOWLEDGE 財務情報』（富士通Japan株式会社）を基盤とする電子決裁と組み合わせる形でシステムベンダーから提案されたのが、『BtoBプラットフォーム 請求書』との出会いです。国の「デジタル田園都市国家構想交付金」を活用し、2024年度内にシステム構築を完了するためにも、『IPKNOWLEDGE 財務情報』のGUI上でシームレスに機能連携できる『BtoBプラットフォーム 請求書』は最適なソリューションでした。
また、すでに栃木県庁が『BtoBプラットフォーム 請求書』を2024年4月に先行して導入していたことも、選定上の理由の1つです。県庁と当市で重複して取引している事業者は非常に多いことから、できるだけ事業者側の混乱を避けたいと考えました。
『BtoBプラットフォーム 請求書』の具体的な導入スケジュールも教えてください。
係長：
2024年8月にシステムベンダーと契約し、2025年3月に稼働を開始しました。当初は一部の事業者からスタートしたのですが、2025年7月に約1,500社に向けて案内を行い、現在の登録数は約450社に達しています。
『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入したことで、庁内の業務にはどのような効果があらわれていますか。
総括：
電子化された請求書については、受領から決裁までの処理時間が平均23分から平均8分に短縮されています。紙の請求書の仕分けやスキャン、関連書類のホチキス留め、保管などに費やしていた手間と時間がゼロになることに加え、請求書の審査・決裁時の確認時間についても、それぞれ1分程度短縮されたことが、削減された15分の内訳です。
また、当市では請求書および関連書類について年間約12万枚におよぶ紙を扱っており、保管スペースが逼迫しつつありました。請求書電子化による紙の大幅削減により、この課題解決も見込まれています。
ちなみに事業者側の利便性を高めるため、どのような工夫を行っていますか。
総括：
工夫のひとつにあげられるのが、庁内規程の見直しです。当市における契約締結は市長以外に、一定金額までのものは教育長が行うことができます。教育長が契約した案件については従来、請求書についても教育長名での発行が原則でした。そのまま電子請求書に移行すると、2クリック程度ですが事業者側で都度宛先の切り替えが必要となるため、これを機に規程を見直し、宛名を「宇都宮市」に一本化しました。市長名と教育長名の二重化を解消することで、事業者の皆様にはより使いやすくなり、宛名違いによる差し戻しといったミス防止にもつながります。
また事業者が『BtoBプラットフォーム』を通じて当市に請求書を発行する場合、発行者を会社名（本社名）ではなく、「○○支店」や「○○支店長」などに設定する出し分けも可能としています。これは事業者側の実務に考慮した運用形態で、インフォマート社から提案を受けました。導入を進めるにあたり、マニュアル整備についてもサポートをいただいています。
事業者の登録拡大とシームレスな事務処理の実現に挑戦
電子請求書のさらなる定着化に向けては、どのような課題がありますか。
係長：
事業者の登録拡大と、利用率の向上が不可欠です。現在の登録数は約450社に達していますが、未登録の事業者に対して「何がネックになっているのか」、原因を調査した上で、個別に利用促進を図る必要があると考えています。
『BtoBプラットフォーム』に対するご期待やご要望もあれば、ぜひお聞かせください。
総括：
請求書のみの電子化では、やはり限界があります。実際、多くの事業者との間では請求書だけでなく見積書や納品書などもやり取りしており、それらの紙を別途送付しなければならない状況は、「逆に業務負担が増してしまう」という指摘が寄せられています。
そこで急がれるのは、事業者側における見積書作成から請求書発行に至る事務処理を一貫して電子化してネットワーク上で完結できる仕組みの整備であり、『BtoBプラットフォーム TRADE』の活用に向けた検討を始めました。
このシステムの活用が他の取引にも広がれば、事業者の登録拡大や利用率向上に弾みがつくことが期待できるほか、電子化推進による庁内業務の効率化にも大きな波及効果がもたらされると見込んでいます。
※掲載内容は取材当時のものです。
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