年間4万件の請求書を処理する横須賀市は、業務効率化を目指して『BtoBプラットフォーム TRADE』『BtoBプラットフォーム 契約書』『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しました。その背景にあるのは、請求書の電子化にとどまらず、見積依頼から契約、請求、支払いまでのすべてのプロセスを一貫してデジタル化したフローを実現したいという、会計事務DXに向けたグランドデザインです。
サービス導入の背景と効果
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課題
- 年間約4万件に及ぶ請求書を処理する必要がある
- 紙の請求書のため持参や郵送での差し戻し、再提出に手間が発生
- 一連の取引の中で紙とデジタルが混在し、事務負担が増大
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決め手
- 見積依頼から契約、請求、支払いまで全プロセスに対応
- 検討当時、日本全体の民間企業の1/3に相当する約115万社の利用実績
- 既存の財務会計システムとも問題なくデータ連携が可能
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効果
- 職員の作業時間削減とペーパーレス化を推進
- 所属部署ごとだった支払いを集約、まとめ払いによる振込手数料の削減
- 請求フローの可視化で、会計処理までにかかる作業の課題分析が可能に
会計事務を含めた庁内DXの前段階として電子請求システムの導入を検討
横須賀市について概要をご紹介ください。
デジタル・ガバメント推進室 推進担当 主査（以下、同）：
横須賀市は、神奈川県南部に位置する中核市で、東京湾と相模湾に挟まれた豊かな自然が魅力のまちです。幕末から“開国の舞台”として発展してきた歴史をもち、今も自衛隊や米軍基地が共存する国際色豊かな港町です。
一方、市内には美しい海岸線や緑豊かな丘陵地帯が広がり、観音崎や猿島、くりはま花の国など、多彩な観光資源を有しています。また、横須賀市は近代工業発祥の地として知られ、造船・機械・食品といったものづくり産業も盛んに営まれています。
近年は地元野菜「横須賀野菜」や海産物、オリジナルグルメの「よこすか海軍カレー」や「ネイビーバーガー」など、ご当地グルメでも注目を集めています。
DX推進にも注力していると伺いました。
2025年度の当初予算案にもとづき、現在2つの重点施策を推進しています。1つは、スマートシティの推進です。健康分野を中心に、デジタル技術を活用したまちづくりを進め、市民一人ひとりの暮らしの質の向上を図ります。もう1つは、生成AIのさらなる活用です。当市では2023年度より、全国の自治体の先陣を切って生成AIの全庁活用に踏み出しました。引き続き生成AIの活用の幅を広げ、より効率的な行政経営と、より良い市民サービスを提供することを目標としています。
また、会計事務を含めた庁内DXにつながる施策として、電子請求システム導入に向けた検討を2020年頃から進めてきました。
横須賀市では、どのような取引先と、どのような形で見積・発注・納品・検収・請求書の授受を行っていたのですか。
多くの自治体と同様に当市でも、物品納入業者や工事・業務委託業者など、約3,000社に及ぶ大小さまざまな事業者と日々契約・取引を行っています。授受する帳票は、見積書、契約書、納入書、請求書などが主で、取引内容や事業者の事情に合わせて、郵送、持参、FAX、メールなど、さまざまな方法が混在しており、その都度、紙とデジタルの手段に個別対応する必要がありました。
請求書に注目すると、年間に受領する件数はどれくらいありますか。また、請求書を受領したあとのプロセスも教えてください。
請求書については、学校分を除いて年間で約4万通を受領しています。以降のプロセスでは、まず請求書の内容を確認し、不備がある場合は再提出を依頼します。なお、紙の請求書を受領した場合は、スキャンしてPDF化するとともに、原本をバインダーに綴じて保管します。こうしてPDF化された請求書を、メール添付で受領した請求書と共にファイルサーバーに格納します。職員は、財務会計システムから支出伝票を起票し、各部署から会計課へと承認フローを回していきます。
そこにはどのような課題がありましたか。
前述した年間約4万通に及ぶ請求書に加え、そこに紐づく見積書や契約書などの帳票の印刷やファイリングも必要なことから、各部署では多大な事務負担が発生していました。紙の書類の持参や郵送のほか、差し戻し、再提出の手間も煩雑で、スムーズな処理を妨げる要因となっていました。そもそも紙とデジタルが混在する中で、部署ごとの運用も標準化されておらず、市役所全体としての業務最適化や効率化を阻害する要因となっていました。
請求プロセス全体をカバーできる機能性と既存システムとの柔軟な連携を評価
どのような経緯で『BtoBプラットフォーム』をお知りになったのでしょうか？
当時のデジタル・ガバメント推進室に『BtoBプラットフォーム』に詳しい元メンバーがおり、その職員から紹介されたのがきっかけです。最新情報を得るために私自身もセミナーに参加し、インフォマート社から個別提案を受けた結果、採用を決めたのが大まかな経緯です。
『BtoBプラットフォーム』を導入するにあたり、決め手となったポイントを教えてください。
『BtoBプラットフォーム TRADE』『BtoBプラットフォーム 契約書』『BtoBプラットフォーム 請求書』導入のメリットは、見積依頼から契約、請求、支払いまでのプロセスを一元的にサポートできる点にあります。
当市が推進する会計事務DXの方向性は、単に請求書の電子化だけにとどまりません。職員や事業者の手作業による起票や目視チェックなどを不要とし、完全にデジタル化されたワークフローによる自動処理を実現したいと考えています。そんなTo-Be（理想像）に、『BtoBプラットフォーム』ならば確実に近づくことができると判断しました。
また、日本全体で民間企業は約368万社あると言われていますが、その1/3に相当する約114万社（2024年12月時点）が『BtoBプラットフォーム』を登録・利用しているという実績にも、大きな安心感がありました。財務会計システムのSIerに問い合わせたところ、「『BtoBプラットフォーム 請求書』 であれば問題なくデータ連携できる」という回答を得て、2024年12月に導入しました。
どのような形で事業者への展開を始めたのでしょうか。
すべての事業者に一律で『BtoBプラットフォーム』の利用を義務付けるのではなく、当市と特に取引件数の多い事業者を主な対象としました。具体的には財務会計システムに蓄積された2023年度の支出伝票データを分析したところ、全取引先約3,000社のうち上位350社で、年間に受領する約4万通の請求書のうち70～80％をカバーできることが明らかになりました。そこで上位350社の事業者に対して案内状を送り、Webでの説明会や個別訪問を実施したうえで、希望する事業者に参加をいただくという形を取りました。
事業者への周知にかける工数を抑えつつ、最大の効果が期待できる数値が上位350社だったというわけですね。
そのとおりです。『BtoBプラットフォーム』の導入効果を算定するにあたり、職員の業務効率化によるコスト削減のほか、投資回収までの年数を明確に示す必要があります。逆に言えば、これらの定量的根拠がなければ予算承認は困難で、システムの有効性を客観的に分析することが不可欠でした。
職員の作業時間削減やペーパーレス化だけなく、請求フロー全体の可視化も可能に
『BtoBプラットフォーム』導入により、どのような効果が得られていますか。
2025年9月時点で、109社の事業者にユーザー登録をいただきました。システムの利用率はまだ目標に達していないものの、電子請求書に移行した分については確実にペーパーレス化が進み、職員の作業時間も削減されています。また、支払通知機能を導入したことで、所属部署ごとだった支払いを集約した、まとめ払いによる振込手数料の削減効果もあらわれています。そして私たちが、何よりも大きな成果と捉えているのは、各部署でばらばらに行われていた事務が標準化され、“見えていなかった課題”が顕在化したことです。
従前は書類の郵送コストや記票に費やす時間といった単純な指標しか把握できていませんでしたが、『BtoBプラットフォーム TRADE』『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入後は、電子取引の流れや支払処理のステータスが可視化されています。請求書を受領してから支出伝票を起票するまでの日数が、職員によってまちまちだとわかりました。また、差し戻しを行った請求書の理由や内容も確認可能となり、どの工程でどのような問題が発生しているか把握しやすくなりました。これは会計業務のDXに向けた、大きな前進であると考えています。
今後に向けた展望をお聞かせください。
直近の取り組みとして、『BtoBプラットフォーム 契約書』の利用拡大を控えています。ただし、私たちにとって『BtoBプラットフォーム』の導入は、あくまでも手段にすぎません。最終的なゴールは、すべてのデータが一元的に連携され、職員と事業者の双方の利便性を向上するとともに、取引の透明性が担保された運用体制を確立することにあります。
その観点からインフォマート社に対しても、例えば見積依頼時に入力した内容から事業者候補をリストアップする機能や、取引前でも事業者とメッセージや添付資料のやりとりができる機能など、より現場目線に立った『BtoBプラットフォーム』の進化を期待しています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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