沖縄県で戸建て住宅やマンション、公共工事などを手がける株式会社大成ホーム様。1案件ごとに発生する協力業者への発注業務を紙と郵送で対応しており、月150件近い注文書の作成や封入作業が大きな負担となっていました。書類作成の迅速化とペーパーレス化を目指し、『BtoBプラットフォーム TRADE』で受発注業務のデジタル化を進めています。導入の背景と期待する効果について伺いました。
サービス導入の背景と効果
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課題
- 月120〜150件の注文書を紙と郵送で発行し、業務負担が大きい
- 協力業者からの請書返送の確認や、再発行などに時間を要していた
- 書類ファイルが年6冊ずつ増加し、倉庫保管や廃棄にコストがかかる
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決め手
- 協力業者が無料で利用でき、取引先の負担が少ない
- 沖縄の現地営業所による導入支援で、スムーズに運用開始できる
- 基幹システム会社も含めた3者間で連携して導入準備を進められる
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効果
- 注文書作成時間が30分から10分へ短縮、約3分の1に
- 郵送作業や紙管理、ファイリングの手間を削減
- 紙書類の保管スペースや管理にかかるコストを軽減できる
1案件で15社に発注、紙の郵送による発注業務が負担に
沖縄県内で長年、住宅供給の実績を重ねていらっしゃいますね。
建築部 工務課 次長（以下、次長）：
当社は沖縄県内で、個人のお客様から注文を受ける注文住宅をはじめ、自社分譲マンション、分譲地の開発・販売、公共工事など幅広く手掛けています。住宅引き渡し件数において2009年から2023年まで14年連続で沖縄県内1位となった実績を有し、多くのお客様に選ばれてきたことを強みに、地域に根差した住まいづくりを続けてきました。
現在の注文書発行業務の流れを教えてください。
建築部 工務課 担当者（以下、担当者）：
住宅建築では基礎工事や大工工事、電気設備、内装工事など多くの専門業者が関わるため、工事内容ごとに協力業者へ発注する必要があります。当社では基礎工事業者や設備工事会社、大工など約150社の協力業者と取引しています。
まず現場監督が発注伺い書を作成し、社内で承認を経た後に工務課へ戻ってきます。その内容をもとに注文書を作成し、協力業者へ郵送します。月の注文書発行件数は120〜150件ほどで、1案件につき最低でも15社ほどへ発注します。注文書を印刷し、封入して郵送するまでの作業だけでも、慣れていても30分以上はかかります。
注文書は紙で3枚発行しており、先方控え、返送用請書、請書控えを作成します。返送された請書と控えを照合して糊付けし、物件ごとにファイリングする流れです。返送が遅れる場合は協力業者に電話して確認したり、紛失による再発行も少なくありません。多いときには2回、3回と再発行するケースもあり、そのたびに請書控えも増えていきます。その場合は手書きで「再送」と書いて目立たせるなど、管理の手間も増えていきます。
請求書はどのように受け取っていますか？
次長：
協力業者から請求書は受け取っていません。当社では建設業特有の「出来高査定」を採用しています。工事の進捗率に応じて支払額を決める仕組みで、現場監督が進捗を確認し、その情報をもとに社内で金額を確定します。住宅工事の場合、工期が半年以上に及ぶことも多く、その間の進捗を踏まえながら支払いを調整していく必要があるのです。そうして確定した金額を支払通知書として、月に1回、協力業者宛に発行しています。
建築部 工務課 課長（以下、課長）：
発注伺い書の決裁が月末近くになると、注文書の発行が郵送では間に合わないこともあります。そのため協力業者に「返送用請書に印鑑を押しに来てほしい」とお願いせざるを得ません。こちらの都合で手間をかけさせてしまう心苦しさが常にありました。また契約書は7年間の保管が必要で、紙の書類は物件ごとに並べ替えてファイリングしています。1年間で6冊ほどファイルが増えていくため、古い書類は事務所から倉庫移動して保管しているのです。廃棄時には機密文書として業者へ依頼して処理するため、保管スペースや管理コストの面でも、紙運用の負担は大きいと感じています。
導入の決め手は「協力会社の負担に配慮した仕組み」とインフォマートの伴走支援
発注業務のデジタル化に踏み切った理由を教えてください。
次長：
インボイス制度への対応がきっかけです。基幹システムが制度対応に十分追いついていなかったため、デジタル化を検討し始めました。また郵送事情も変わり、以前は往復1週間程度だったものが、最近は2週間ほどかかることもあり、紙運用の限界を感じました。
どのように導入サービスを選ばれたのでしょうか。
次長：
受発注機能を持つサービスをいくつか検討しましたが、協力業者側にも費用が発生する点がネックでした。建設業界は個人事業主の方も多く、協力業者に金銭的な負担をかけない仕組みであることを最優先に考えました。
課長：
『BtoBプラットフォーム TRADE』は、協力業者側が利用しやすく負担が少ないことに加え、インフォマート社の営業所が沖縄にある点も大きな魅力でした。建設業界は紙や対面のやり取りが多く、ITに不慣れな方もいるため、オンラインだけではなかなか浸透しにくい部分があります。その点、インフォマート社は沖縄に拠点があり、必要なときに直接相談できる体制があることは安心材料でした。
また、サービスの導入までに何度か打ち合わせが必要になると考えていたため、すぐ来てもらえる距離に営業所があることは重要でした。顔を合わせて進められることで、導入に向けた準備も進めやすいと感じています。
弊社のイベントにも参加いただいたとお聞きしています。
次長：
はい。導入検討の際に、インフォマート社の交流会「infomart Cafe」に参加しました。契約を検討している企業や導入直後の企業など10社ほどが集まり、実際にサービスを活用している企業の事例を聞いたり、業務の悩みを共有したりする場です。同業他社と具体的な業務について話す機会は少なく、自社と同じ課題を抱えている企業が多いことを知り、導入への不安が和らぎました。
課長：
基幹システムの運営会社と当社、インフォマート社の三者でデータ連携の進め方についてミーティングを行ったことも安心材料になりました。現在も社内の情報システム担当と一緒に準備を進めていますが、インフォマート社が直接入ってくれることで、基幹システム会社ともより具体的な内容で話を進められていると感じています。
デジタル化で紙の削減へ、沖縄の建設業界にも広げていきたい
導入後への期待や今後の展望を教えてください。
担当者：
これまでは注文書を作成して印刷し、封入して郵送するまでの作業で、慣れている人で1案件に30分ほどかかっていました。導入後はチェックをしながらでも10分程度で対応できそうです。作業時間としては、これまでの3分の1程度になるイメージです。印刷や封入、郵送といった作業がなくなるだけでも大きな変化で、業務全体のスピードもかなり変わるのではないかと期待しています。
課長：
デジタル化が進めば、紙の保管も減っていくでしょう。現在は契約書や注文書などのファイルが年間で約6冊ずつ増えていますが、デジタル化で紙の量が減れば、保管スペースだけでなく機密文書を破棄するコストの削減も期待できます。
次長：
同時に基幹システムの見直しも検討しており、将来的には『BtoBプラットフォーム TRADE』とのデータ連携も視野に入れています。受発注のデジタル化だけでなく、原価管理などのシステムと連携することで、業務全体をより効率的に管理できるようになると期待しています。まずは発注業務からスタートし、将来的には契約書や請求書までデジタル化の範囲を広げていきたいですね。
沖縄では建設業の取引において、まだ紙や電話、FAXによるやり取りが多く残っています。今後『BtoBプラットフォーム TRADE』の利用企業が増えていけば、当社だけでなく協力業者にとっても利便性が高まり、地域全体で業務のデジタル化が進んでいくのではないかと思います。そうした流れの中で、当社としても新しい取引の形を広げていきたいと考えています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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