佐賀県鳥栖市に本社を置く総合建設業、株式会社栗山建設様。九州エリアで土木工事、建設業、スポーツターフ事業を展開し、約300社の協力会社と月に約250件の請求書をやり取りしています。『BtoBプラットフォーム TRADE』で請求書を受け取り、紛失リスクや煩雑な手作業、タイトな承認フローといった課題を解消。現場直結の回覧フローが業務負担の軽減と社内承認のスピード向上につながりました。
サービス導入の背景と効果
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課題
- 紙運用で発生する、請求書の紛失や回覧トラブルをなくしたい
- 手作業や煩雑な承認フローを改善し、支払業務に余裕を持たせたい
- 業務の属人化を解消し、担当者に集中する負担を軽減したい
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決め手
- DtoDで取引履歴が残り、社内の回覧状況も可視化でき紛失やトラブルを防止
- 工事・工種の選択など建設業に適した機能で、発注～支払業務まで一元管理
- シェアが高く導入サポート体制も充実、協力会社に展開がスムーズ
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効果
- 協力会社から工事担当者に直接請求書が届き、業務工数や負担を大幅削減
- システム間のデータ連携が実現、フロー改善で支払業務までの日数を削減
- 協力会社側も郵送・印紙が不要になり、差戻し対応も画面上で即時完結
手作業での分配と煩雑な承認フローを見直して紛失リスクを解消したい
事業概要と、所属されている総務部の業務内容をお伺いします。
総務部 部長（以下、総務部長）：
栗山建設は本社を佐賀県鳥栖市に置く、土木事業と建築事業を主軸とする総合建設業です。土木事業では道路改良や河川の護岸、下水道工事等の国や地方自治体から受注する公共工事でインフラ整備に携わり、建設事業では教育文化施設や福祉医療施設、行政施設、集合住宅等さまざまな建築物の施工で地域社会に貢献しています。
また、もうひとつの柱として取り組んでいるのがスポーツターフ事業です。Jリーグ・サガン鳥栖U-18の練習拠点である佐賀市健康運動センターはじめ、大分トリニータ、アビスパ福岡、鹿児島ユナイテッドFCなど九州主要チームの専用練習場、テゲバジャーロ宮崎のメインスタジアム等における天然芝グラウンド整備や芝生施工・維持管理の実績があり、競技環境の向上や地域スポーツ振興にも貢献しています。
総務部は、私を含めた4人体制です。請求書の発行・受取や支払処理といった経理業務に加え、契約書や発注書の作成・管理などバックオフィス全般を担っています。取引先である協力会社様は約300社あり、毎月約180社から250通あまりの請求書が届きます。紙で運用していた時は、すべてを総務部で受け取り、各現場への振り分けから回覧、支払処理まで行っていました。
2022年に電子請求書サービス『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。
総務部 担当者（以下、実務担当）：
私が着任したのは、2018年頃です。別部署からの異動で経理の経験もなく、大量に届く紙の請求書と、伝票を1枚ずつ入力している様子に驚きました。「こんなに手間がかかるのか、どうにかならないのかな」と、思ったのが電子請求書を検討する最初のきっかけです。
総務部長：
手間もかかるし、入力作業も遅れがちでした。各現場の承認を経て、支払処理も終えた後に経理ソフトへ1件ずつ入力するので、忙しいと数カ月分が溜まってしまうこともあります。入力の際は覚悟を決めて、肩こりに悩みながらずっと画面に向かっていました。
紙の請求書の受取は、どのような運用フローでしたか？
総務部長：
請求書は、月末締め翌月5日必着で総務部が一括して受け取ります。バラバラの様式の請求書を現場ごとに手作業で振り分け、紛失対策として全件控えのコピーを取っていました。1社から複数現場への請求がある場合は、現場数分コピーを作成し、原本は手元に保管します。あわせてExcelで、「どの請求書がどの現場か」を一覧管理していました。
その後、請求書は現場担当→課長→次長→部長と、最大7階層で回覧・承認されます。承認者は夕方に現場から戻ってきて、1枚ずつ押印していました。一番の課題は、回覧中の紛失です。原本を紛失してしまうと協力会社様に再発行をお願いする必要があり、社内でも「回した」「回ってない」とトラブルが発生します。また、請求書の内容に誤りがあれば差戻しとなり、郵送からやり直すのでさらに時間がかかります。こうした状況で、25日の支払いに向けた業務は常にタイトで、実務担当者の負担が大きくなっていました。
数ある電子請求書サービスで、『BtoBプラットフォーム 請求書』を選んだ理由を教えてください。
実務担当：
電子請求書の存在を知ってインターネットで検索すると、上位で『BtoBプラットフォーム 請求書』がヒットし、シェアの高いサービスであれば導入しやすいだろうと思い、資料を請求しました。データそのものをやりとりするDtoD（Data to Data）なら、取引履歴が確実に残るし承認状況も可視化され、紙の紛失問題は解決します。郵送も保管も不要です。この特徴はメリットそのもので、自社の課題解決につながると感じました。
また、インフォマート社の手厚いサポート体制も、導入の後押しになりました。正直なところ、パソコン操作に馴染みのない協力会社様に受け入れてもらえるか不安でした。実際には、協力会社様への案内や登録・設定の支援、問い合わせ対応など幅広くフォローしてもらえて、移行のハードルも大きく下がりました。
総務部長：
社長が、「業務効率化につながる取り組みなら、現場主導で導入を進めてよい」というスタンスだったのも大きかったですね。人手不足が慢性的な課題である建設業界にあって、業務効率の向上と属人化の解消は重要なテーマです。課題解決の有効な手段として、近年は業務デジタル化を積極的に推進しています。
導入にあたって、協力会社様や社内の反応はいかがでしたか？
総務部長：
抵抗がなかったわけではありません。特に、自社システムを利用している協力会社様からは対応が難しいとの声もありましたが、メリットを丁寧に伝え続けました。たとえば請求書の差戻しも再郵送や持参の必要がなく、即日送付、画面上で修正完了して双方の負担を減らせます。
社内からも、長年の運用を変えたくないとの声はあがりました。ただ、従来のままでは紛失リスクは解消しません。協力会社様に迷惑をかけないためにも、「最初から100点を目指さず、段階的に慣れていこう」と説明しました。
『BtoBプラットフォーム TRADE』導入で業務フローを見直し、さらなる効率化
『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で、業務はどのように変わりましたか？
総務部長：
まず移行したのは全体の6割ほど、約180社です。最初から100％を目指すのではなく、協力会社様向けのマニュアル整備や新規取引での利用依頼によって少しずつ電子化率を高めました。その結果、紙での振り分けや回覧が減り、業務負担も紛失リスクも大きく軽減しました。
実務担当：
一方で、課題も残りました。『BtoBプラットフォーム 請求書』のデータは会計ソフトへそのまま取り込めず、CSV出力後に現場情報などを追加で手入力する必要があって、完全に手間がなくなったわけではなかったのです。
また請求書は従来同様、一旦総務部で受け取って担当者ごとに振り分けていました。同一企業からの複数現場への請求に対応するためで、承認ルートを30パターンほど作成した運用でした。
その後、『BtoBプラットフォーム TRADE』が新サービスとしてリリースされました。
総務部長：
最初に提案を受けたときは、費用もかかるし、「発注業務は今の運用のままでいい」と考えていました。ただ実際には、注文書の送付遅れや不達で協力会社様にご負担が生じており、郵便料金の値上げや配達日数繰り下げの影響も無視できません。特に収入印紙代が不要になる点は大きく、協力会社様の負担軽減が自社のメリットにもつながると判断し、導入を決めました。
『BtoBプラットフォーム TRADE』の導入で、業務はどのように変わりましたか？
実務担当：
まず、請求書は現場担当者に直接届くフローに変更できたので、総務での振り分け作業が不要になりました。また、インフォマート社からの提案で、工事情報を取り込める形にして手入力の手間を解消できました。協力会社様の操作も工事名をリストから選択するだけなので、ミス防止につながっています。利用企業数も180社から約240社まで増え、運用は大きく広がりました。
さらに、発注書・発注請書・出来高報告書・請求書が一つの画面で確認できるので、進捗率や残額も把握しやすくなっています。管理が分散しがちだった小規模な工事についても、工事情報を紐づけた一元管理が可能です。
紙の書類を保管する作業やスペースも減りました。検索性が向上し、現場担当者がその場で必要な情報を確認できるため、総務への問い合わせも減っています。
総務部長：
社内回覧のルートも短くなり、5日に届いた請求書の承認は15日には完了するなど、全体のスピードが大きく改善されています。作業時間を試算すると、年間約1,440時間から960時間へと約480時間削減、約33％の効率化につながった計算です。これは関連業務を含めていないので実際の効果はさらに大きいと感じています。
やはり一番大きいのは、書類のやり取りがスピーディーになったことです。工事ごとに必要な情報を事前に登録しておけば、その後の業務が滞りなく流れます。建設業においては発注段階から『BtoBプラットフォーム TRADE』を活用することの重要性を実感しています。
デジタル化をさらに推進し、シームレスな業務基盤の構築を目指す
今後の展望をお聞かせください。
実務担当：
『BtoBプラットフォーム TRADE』でまだ活用できていない見積機能に注目しています。現在は見積書をPDFで管理していますが、今後は見積依頼から見積取得、発注までを一つのシステム上で完結させることで、業務のさらなる効率化を図れるはずです。
総務部長：
人手不足が課題の建設業において、デジタル化による省力化・自動化は重要なテーマです。弊社もFAXの電子化やコミュニケーションツールの活用、AIを用いた議事録の自動作成などの取り組みで、現場とバックオフィスの情報連携を強化してきました。さらに、衛星通信を活用した現場の通信環境整備など、現場特有の課題にも対応しています。
今後はこれらを発展させ、紙に依存しないシームレスな業務プロセスと一元管理を進めることで、より効率的で持続可能な業務体制の構築を目指していきます。
※掲載内容は取材当時のものです。
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