長野県長野市の高木建設株式会社は、創業93年を迎える老舗建設会社。業務のDXや健康経営に早くから取り組み、離職率の改善や女性活躍など組織改革を進めてきました。そうした中で、請求書業務における確認・承認プロセスや紙中心の運用といった課題が浮き彫りとなり、業務全体の効率化と可視化を図るため、『BtoBプラットフォーム』の導入を決定しました。まずは請求業務から着手し、3年後をめどに書類業務全体をデータ化して一元管理することを目指しています。
サービス導入の背景と効果
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課題
- 請求書が本社に集約されており、現場担当者は本社での確認が必要だった
- 過去の請求書の確認には経理を介する必要があった
- 日々の業務に追われ、収益の早期把握や原価の見直しが難しい
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決め手
- 建設業の工事番号管理に対応した仕様
- 信頼できる県内企業の導入実績
- 営業担当の手厚い支援
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効果
- 紙やPDFが混在していた請求書が電子化され、手入力や照合の負担が軽減
- 現場担当者がクラウドから直接過去の請求書を参照できる
- 請求書の発送や切手代が不要になり協力会社からも好評
請求書確認のためだけに現場社員が会社へ戻る必要があり非効率だった
女性活躍や健康経営への取り組みが注目を浴び、表彰やメディア出演が相次いでいると伺いました。
代表取締役社長 髙木氏（以下、髙木社長）：
私の曾祖父が立ち上げた高木建設は、1934年創業、1957年設立の老舗建設会社です。長野冬季オリンピックのスピードスケート会場「エムウェーブ」をはじめ、公共事業を中心に、古民家再生や個人住宅など幅広い工事を手がけてきました。
私が社長に就任してから掲げているテーマは「社員がワクワクする会社を造る」。脱・昭和型組織を目指し、協力会社さんも含めた女性活躍、健康経営、ダイバーシティ推進などに取り組んできました。最初はなかなか理解されないこともありましたが、コツコツと続けるうちに、男女共同参画優良事業所として表彰されたり、健康経営優良法人に認定されたりと、外部からの評価が増えるうちに社内でも理解が深まっていきました。メディアに取り上げられる機会も増え、新卒・キャリアの採用面でもよい影響が出ています。かつては11％だった離職率も、ここ数年は2～3％台まで下がり、20代の若手社員も増えてきました。
社員や協力会社さんの幸せはもちろんですが、障がい者雇用や清掃活動など地域貢献にも積極的に取り組み、幸せの輪を地域に広げていくことを目指しています。
『BtoBプラットフォーム』導入のきっかけを教えてください。
髙木社長：
DX化を進める中で、現場の社員から「毎月、協力会社からの請求書を確認するためだけに会社へ戻るのが負担になっている」という声が上がりました。現場は常に忙しく、直行直帰ができれば効率的なのに、請求書確認のために数時間かけて戻らなければならない。これは大きなロスだと感じました。
そこで、電子請求書の導入を検討しようと総務部が中心となって情報収集を始めました。
総務部 担当者（以下、総務担当者）：
経理としても、紙やPDFなど形式がバラバラな請求書を照合し、手入力する作業に時間を取られていました。また、現場の社員から「過去の請求書を見たい」と依頼されることがあり、そのたびに探してPDF化し、メールで送るという作業が発生していました。これも大きな負担でした。
インフォマートのサービスを選んだ理由についてお聞かせください。
総務担当者：
3社ほど比較検討しましたが、建設業界は商習慣が独特で、請求書を含めたさまざまな書類を工事番号で管理します。小売業や飲食業向けのサービスだと、この運用に合わないものが多かったんです。
その点、インフォマートさんのサービスは建設業界に合わせた仕様になっており、工事番号での管理がしやすいところが魅力でした。営業の方も長野まで何度も足を運んでくださり、丁寧に説明していただきました。また、長野県内の有力企業が導入を決めていたことも後押しになりました。
原価管理や早期利益把握の精度アップに期待
導入初月だと伺いましたが、協力会社の反応はいかがでしたか？
総務担当者：
高齢の職人さんなどは、紙の請求書を使っている方も少なくないので不安もありましたが、思いのほか「今はそういう時代だからね」と好意的な反応ばかりでした。すでに電子請求書を取り入れている協力会社さんも多く、「高木建設さんも始めたんだね」と言われることも多かったですね。
また、請求書を送付する封入作業がなくなり、切手代が不要になったことにメリットを感じているという話もありました。
協力会社にはどういう形でシステム導入を知らせたのでしょうか。
総務担当者：
まずはFAXでシステム導入の告知を送付し、各社から知らせていただいたメールアドレスにID登録メールを送付するという流れで協力をお願いしました。導入初月ということもあって、社外はもちろん社内からも使い方などの問い合わせが数多くきていますが、インフォマートさんと連絡を取り合いながら対応しているところです。
まだ導入間もないのですが、業務にはどのような変化がありましたか？
総務担当者：
まだ初月ですが、紙の請求書の転記作業から解放されたのは大きいですね。データ化された請求書がクラウドに蓄積されていけば、担当者が直接請求書を検索して確認することができるので、経理業務の負担がかなり軽減することが見込めます。そのぶん、現場ごとの支払いについて無駄がないかなど精査する時間ができるため、原価管理をもっと徹底していきたいですね。これまでは、転記や過払いがないかといった確認作業に時間がとられてしまい、なかなかそこまで手が回らなかったんです。
経営面では、どのような効果が生まれることを期待していますか？
髙木社長：
建設業は工事の進捗に合わせて複数回にわたって請求書を発行するのが一般的です。そのため、最終的に利益がどうなるかがなかなか見えてこないのも悩みでした。それがインフォマートさんのサービスによって請求書ベースで早期の収益把握ができるようになれば、経営判断のスピードや精度が高まると期待しています。
社員や協力会社さんの幸せをデジタル化で実現したい
インフォマートのサービス導入は社員や協力会社の幸せにつながっていますか？
髙木社長：
経理業務が軽減されるのはもちろんですが、現場の社員が請求書確認のためだけに会社へ戻る必要がなくなるのは非常に大きいです。すでに残業時間は月30時間まで減ってきていますが、さらに効率化が進むと感じています。
原価管理や収益の早期把握の精度が高まれば、経営面にもプラスになりますし、その成果を社員や協力会社さん、さらには地域に還元していくことにもつながると考えています。
これからの展望をお聞かせください。
髙木社長：
3年後をめどに、請求書だけでなく、発注書、契約書、見積書、実行予算書、納品書までをデジタル化し、クラウドで一元管理できる仕組みを整えたいと考えています。段階的に広げていきながら、社員が迷わず使える環境を整え、より利益を把握しやすい体制をつくっていきたいですね。
※掲載内容は取材当時のものです。
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