ビジネスウェアを中心に全国で店舗を展開する、はるやま商事株式会社様。主軸はBtoC事業ですが、制服の大口案件や小ロット注文など、法人取引に伴う請求書発行が月間130件ほど発生します。件数が少なく業務改善の優先順位が低いため、長年手作業が続いていたBtoB取引の効率化を目指し『BP Storage for 請求書 発行』を導入。店舗の業務フローを変えずに経理業務の脱属人化と内部統制強化を実現しました。
サービス導入の背景と効果
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課題
- 月約130件の請求書を手差し印刷・封入する負担を減らしたい
- 郵送のタイムラグで発生する、問い合わせ対応を解消したい
- 承認に追われる管理者の負担を減らし、ガバナンスも強化したい
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決め手
- 2,000人の従業員が既存システムを変えずに連携できる柔軟性
- アカウント課金ではなく処理件数に応じた安価な料金体系の実現
- 個別フォーマットのカスタマイズに柔軟に対応した点
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効果
- 月10時間の請求書発行業務を3時間に短縮し70%削減達成
- メールのCC・BCC機能で、店舗・取引先間の請求書共有を円滑化
- 承認フローのデジタル化で内部統制と二重チェックの体制強化
BtoCメインの企業が抱える、「少数のBtoB取引」に起こりがちな業務課題
事業概要をお伺いします。
財務経理部 シニアエキスパート（以下、経理シニアエキスパート）：
はるやまホールディングスの中核事業会社である弊社は岡山県を創業の地とするアパレル企業であり、グループ全体で全国47都道府県に小売店を展開しています。主力である「スーツのはるやま」をはじめ、若年層向けの「P.S.FA（パーフェクトスーツファクトリー）」、大きいサイズの「フォーエル」などBtoC業態がメインです。
近年はスーツだけでなく、社会情勢に合わせたオフィスカジュアルも強化し、さらに「健康」と「地域貢献」をテーマに、カフェやワークスペースとして利用できる「ほっとひと息ステーション」の店舗導入や、疲労回復ウェアなどを扱うウェルネス専門店「DRUG WEAR」の展開など、時代のニーズに合わせた新たな価値提供にも注力しています。
財務経理部における、みなさまの役割を教えてください。
財務経理部長（以下、経理部長）：
財務経理部は、私を含め8名体制の組織です。請求書発行業務において、私は統括する立場として、『BP Storage for 請求書 発行』の最終的な内容確認と承認を担っています。以前は紙の束への押印が日課でしたが、今はデジタル上で内容を確認し、問題があればその場ですぐに差し戻しを指示できるようになりました。フィードバックが即座に戻ってくるので、承認者にとっても本当に業務が回しやすいと日々実感しています。
経理シニアエキスパート：
私は主に、決算短信や有価証券報告書の作成といった決算業務と、経理課員のマネジメントを担っています。『BP Storage for 請求書 発行』導入プロジェクトでは実務継続の可否や運用方針の妥当性を検証する役割でした。
財務経理部 財務経理課 主任（以下、経理主任）：
主に請求書の発行から発送手続きに関わる実務全般を担当しています。前任者から業務を引き継ぎ、今回の『BP Storage for 請求書 発行』導入プロジェクトのメイン担当として他社システムとの比較検討、システム側との項目すり合わせなどを進めました。
『BP Storage for 請求書 発行』導入には、どのような背景があったのでしょうか。
経理シニアエキスパート：
当社はBtoCの店頭販売を主力としつつ、企業の制服受注などのBtoB取引も承っています。多い枚数であれば法人営業部が、比較的少ない枚数のご注文であれば各店舗が対応する体制です。枚数に関わらず法人取引には請求書が必須となるため、全国の店舗から案件が集まり、結果として毎月130件ほどの請求書発行が定常的に発生しています。電子請求書システムは以前から考えていたものの、全体の業務量に占める割合は高くないため優先順位が下がり、長年にわたり紙での運用を続けていました。
きっかけは、請求書の受取側で電子帳簿保存法やインボイス制度への対応などが一通り落ち着き、社内にも業務電子化が浸透してきた手ごたえです。このタイミングで、後回しにしてきた発行側の業務効率化にも挑戦しようと思いました。また、経理主任が前任者からの業務引き継ぎで、本来の業務に加えて請求書の発行も兼務することになったのも理由の一つです。負荷増大が顕在化したため、特定の担当者に依存する属人化から脱却した、誰もが対応できる効率的な業務体制の構築に向け、検討をはじめました。
紙の請求書発行の処理には、どのような課題がありましたか？
経理主任：
実務上の最大の課題は「待ち時間」と「手作業による物理的な負担」でした。以前の基本的なフローは、店舗や営業が社内システムに入力したデータを私がExcel形式でダウンロードして印刷し、経理部長の押印を経て封入、郵便局へ持ち込む総務部へ渡すという流れです。依頼は日々数件ずつ発生しますが、特に月末に集中する傾向があり、多い日には1日で30件近くの申請が殺到します。
システムからExcelを生成するのに1件あたり1分ほどかかるため、月末はダウンロードだけでも膨大な時間がかかっていました。また、手差しでの封筒印刷は紙詰まりが頻発し、照合や封入作業も含めると2～3時間かかり、15時の総務への提出期限にギリギリ滑り込むような綱渡りの状態でした。さらに、週3回（月・水・金）の発行日は紙での手作業があるため絶対に休めないという、働き方の面でも大きな制約を抱えていました。
経理部長：
限られた作業スペースに決裁待ちの書類が積み上がると、他の業務で多忙な時でも押印作業を最優先せざるを得ません。しかし、そうした慌ただしい環境下では、どうしても1件1件に時間をかけた精緻な確認が難しくなってしまいます。本来あるべきチェック体制を確実に機能させ、内部統制やガバナンスを強化する意味でも、属人的な環境に依存しないシステムでの承認フローへ見直す必要があると考えていました。
経理シニアエキスパート：
さらに、郵送のタイムラグによる事後対応も深刻でした。郵便配達にかかる日数が増え、取引先から店舗へ「届いていない」という問い合わせが入るようになったのです。店舗と経理の間で都度確認やPDFの再送などの個別対応が頻発し、かなりの負担が生じていました。
手作業や紙ベースによる各所のボトルネックを解消し、正しいチェック体制の構築と、本来の業務に集中できる環境を取り戻すためにも、一連のフローを電子化するシステム導入が必要不可欠でした。
店舗担当者の業務フローを変えずに経理部門の課題を低コストで解決
システム選定において、『BP Storage for 請求書 発行』を最終的に採用した決め手は何だったのでしょうか？
経理シニアエキスパート：
最大の決め手は、現場に負担をかけない柔軟なカスタマイズ性と費用対効果です。弊社には約2,000人の従業員が在籍しており、全員が請求書発行を行う可能性を考えなければなりません。件数の少ないBtoB業務のために入力システムを刷新し、最大2,000人にゼロから操作指導を実施するのは困難です。現場が今まで通り社内グループウェアに入力するだけで済む運用が絶対条件でした。比較した他社システムでは、固定のCSVフォーマットに合わせるよう求められることが多いなか、インフォマート社はグループウェア側をほぼ変えることのないデータ連携の仕組みを構築してくれました。
次に費用面ですが、アカウント課金ですと2,000人分の費用が発生してしまいますが、『BP Storage for 請求書 発行』は処理件数に応じたトランザクション課金だったため、非常に安価に導入できた点が大きかったです。
そして将来への備えとして、もし今後グループウェアを乗り換える事態になっても、基本的に全従業員分のアカウントが準備でき、直接入力やワークフロー機能も十分に備わっている『BP Storage for 請求書 発行』なら、いざとなればこのシステム自体をメインの入力・業務画面として使う選択肢もあります。事前に画面を見せていただいた際も直感的に使えるUIでスムーズに移行できるイメージが持てました。今の運用に耐えつつ将来の変化にも対応できるという点で、『BP Storage for 請求書 発行』を超えるシステムは見当たらなかったというのが選んだ理由です。
導入後の新たな業務フローと、具体的な効果を教えてください。
経理主任：
『BP Storage for 請求書 発行』にCSVを取り込むだけで処理が完結するようになりました。お客様にはPDFを添付したメールが送信され、紙をご希望の方には郵送代行が自動で手配されます。また、メールはBCCで店舗担当者に届くので、店舗側でも発行された請求書を即座に確認できます。「届いていない」というお問い合わせや経理への確認の手間が激減しました。
毎月の作業時間は10時間から3時間へと約70%にまで減り、出社必須から在宅勤務も可能になるなど働き方が大きく改善しました。UIも直感的ですし、操作に特別な知識も必要とせず、不慣れな点も有人チャット機能で尋ねれば、わずか2～3分で丁寧な回答が届くため迷いません。現在はパートナー社員（パート社員）へ業務を引き継ぎ、現場は非常にスムーズに回っています。
経理シニアエキスパート：
現場の担当者の業務フローを変えることなくスムーズに移行できたことが一番の成果です。定量的な効果としても、郵送費等のコストを約35%削減し、作業時間は約70%も削減できました。
経理部長：
紙への押印作業を廃止し、システム上でデータを登録・編集する担当者と、送信する承認者のアカウント権限を完全に分離しました。これにより、仮に経理に不慣れな人間が配属されても確実にミスを防げます。強固な二重チェック体制を構築できたのが最大の意義です。
次なるフェーズ、お客様のウェルネスに貢献するイノベーションを目指して
今後の展望をお聞かせください。
経理部長：
今回の請求書発行の電子化で、経理周辺のペーパーレス化・システム化は一区切りを迎えました。ここから先は、システム化によって創出された時間をどう付加価値に変えていくかという新たなフェーズに入ります。現在、社内では生成AIの活用も推奨していますが、単なるツール導入に留まらず、いかに業務の生産性向上や革新的なアイデアに結びつけるかが次なるチャレンジです。
今後はこうした最新のIT技術も積極的に業務へ組み込み、さらなる業務改善を模索していきます。私たちが目指す「お客様のウェルネスへの貢献」や「地域社会に必要とされる店舗づくり」に向け、これからも既存の枠組みにとらわれないイノベーションを続け、進化するアパレル企業として邁進してまいります。
※掲載内容は取材当時のものです。
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