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株式会社サイバーエージェント取材日 2016年5月24日

電子請求書は、月次決算早期化とコスト削減を両立する切り札

利用サービス 請求書(受取) | エリア 関東地方 | 業種 広告・メディア
株式会社サイバーエージェント

1998年の創業以来、インターネット領域で成長し、現在ではメディア、広告、ゲームを柱に事業を展開している株式会社サイバーエージェント様。インターネット時代のトップランナーとして常に社会の注目を浴びる企業です。その一方で、事業や取引の拡大に伴って増え続ける紙の書類には頭を悩ませていました。それらを解決するための切り札として導入されたのが『BtoBプラットフォーム 請求書』。その導入効果を経営システム室のご担当者様に伺いました。

ココがPOINT!

  • 1大量の紙請求書の保管・管理負担を軽減
  • 2仕入先にもスピーディーかつ丁寧なサポートで電子化を推進
  • 3年間1,000時間以上の工数削減効果を期待

1ヵ月でバインダー10冊分の請求書

経営本部では「紙は負債である」という考え方があります。
一例として、当社ではネット広告事業を展開していますが、クライアントからの広告掲載の申込みは、既に2008年の時点でWeb上で完結する仕組みを提供していて、グループ会社間の取引についてもWeb化しています。
紛失や破損のリスク、保管や郵送のコストなど、紙には様々なデメリットがあり、Web上で完結できるものはできる限りWeb上で行いたいという考えです。
ですから、仕入先様と毎月やり取りさせていただいている請求書も、紙という側面で捉えれば、“負債”であったわけです。事実、1ヵ月間に受け取る請求書を束ねると、5センチ厚のバインダーで10冊にもなります。これだけのボリュームの請求書が毎月増えていき、保管・管理の負荷は大きいものでした。当社にとって請求書の電子化は長年にわたっての悲願であったわけです。そんな中、インフォマートさんのテレビCMを見たときは、“これだ!”と直感しました。すぐに資料を請求し、ご説明をお願いしたわけです。

当社には現在、1,000社を超える仕入先様とのお付き合いがありますが、請求書をWeb化するとなると、仕入先様にも対応をお願いしなくてはなりません。それは仕入先様にとって大きな負荷となりかねず、今までWeb化に踏み切る決断に至らなかった理由の一つとなっていました。しかし、インフォマートさんの説明を聞いてインターフェイスを確認したところ、「これならいけるかもしれない」という予感があり、まずは5社ほどの仕入先様に打診してみました。すると、ご対応いただけるとのお返事をいただくことができたのです。早速、お願いして電子請求書を発行していただいたときに「本当に紙の請求書は送らなくていいんですか?」と確認されたことが印象に残っています。
確かな手応えと共に、2016年3月から導入スタートしました。提案を受けてから約3週間での導入となり、かなりのスピード感をもって進めることができたと思います。
社内検討の際に出てきたセキュリティリスク等の問題については、インフォマートさんが東証一部に上場していたこと、1998年からBtoBのクラウドシステムを運用するなど実績が豊富だったことから、特に大きな問題にはならず、話は進めやすかったですね。

仕入先は1,000社を超え、
毎月受け取る紙の請求書は、
実にバインダー10冊以上に及んでいた。

スピーディーかつ丁寧なフォロー体制

もうひとつの決め手となったのは、インフォマートさんの充実した運用フォロー体制です。
特に助かっているのは、当社の仕入先様に対してもインフォマートさんがスピーディーかつ丁寧にサ ポートしてくださることです。
各社様とも『BtoBプラットフォーム 請求書』に対する関心が高く、実際に導入するとなると「請求書の作成方法は」「入力方法は」と具体的な作業レベルでの質問が出てきます。もし、その対応も当社で行うとなると、簡単に済ませるわけにはいきませんから、慎重な準備が必要ですし、十分な人的リソースも確保しなくてはならないでしょう。
その点、仕入先様へのフォローをインフォマートさんが責任を持って代行してくださるので、当社は『BtoBプラットフォーム 請求書』のご案内に集中でき、スピード感を持ってプロジェクトを進行できるわけです。実際に現在は計画に沿って順次仕入先様にご協力を呼びかけているところですが、社内体制としては1~2名で、しかも既存の業務を止めることなくすべてのお問い合わせへの対応ができています。何かあればすぐインフォマートさんに聞けるので大変助かっています。

既存の業務手順を変えることは誰でも少しばかり抵抗があるものですが、そうした負荷を極力低く抑えることができるのが『BtoBプラットフォーム 請求書』の素晴らしいところだと思います。

経営システム室 ご担当者様経営システム室
ご担当者様

年間1,000時間以上の工数削減効果を期待

当社では『BtoBプラットフォーム 請求書』導入初月から、大きな効果を実感しています。
これまでは月末締め日の2日後に紙の請求書が到着していましたが、電子請求書が導入されたものは月末締め日の翌朝にはWeb上に請求書が届きます。リードタイムが大幅に短縮されたわけです。内容の不備や修正があった場合の再提出依頼もその日のうちにできてしまいます。
結果的に月次の決算作業もスピードアップしました。これらのスピードアップにより、決算発表の更なる早期化も可能になるでしょう。月次決算の早期化は経営上の課題の早期発見につながりますし、早期発表によってインサイダー情報を抱える期間そのものを短縮するなどの、リスク低減にもつながります。
こうしたメリットに加え、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入によって大幅な工数削減効果を期待しています。具体的には全体で「年間1,000時間以上の削減につながる」という見方です。

どういうことかというと、現在、紙の請求書を社内システムに入力する作業を行っている方が30名以上いて、入力作業に毎月3時間を要しています。これだけで1ヵ月に30名×3時間=90時間かかっているわけで、年間ですと30名×3時間×12ヵ月=1,080時間という計算になります。
これだけの時間短縮効果・工数削減効果があって、さらに請求書の紛失リスクや保管・郵送コストも削減できるのですから、経営上のメリットは非常に大きいと言えます。
『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入してすぐにこれだけの効果が実感できましたから、1社でも多くの仕入先様に使っていただきたいと考え、早速約300社にお声をかけさせてもらっているところです。各社様とも好意的にレスポンスいただいております。手応えは十分ですね。
ぜひとも多くの仕入先様にご利用いただき、経営判断のさらなるスピードアップを実現させていきたいと考えています。

経理 ご担当者様経理 ご担当者様

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■ BtoBプラットフォーム 請求書

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株式会社サイバーエージェント
設立1998年3月18日
事業内容メディア事業、インターネット広告事業、ゲーム事業、投資育成事業
従業員数3,432名(2015年9月末現在)
代表取締役藤田 晋
本社所在地東京都渋谷区道玄坂一丁目12番1号
企業サイトhttps://www.cyberagent.co.jp/
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