電子請求書は、月次決算早期化とコスト削減を両立する切り札

経営本部では「紙は負債である」という考え方があります。

一例として、当社ではネット広告事業を展開していますが、クライアントからの広告掲載の申込みは、既に2008年の時点で Web 上で完結する仕組みを提供していて、グループ会社間の取引についてもWeb化しています。

紛失や破損のリスク、保管や郵送のコストなど、紙には様々なデメリットがあり、Web上で完結できるものはできる限りWeb上で行いたいという考えです。

ですから、仕入先様と毎月やり取りさせていただいている請求書も、紙という側面で捉えれば、“負債”であったわけです。事実、1ヵ月間に受け取る請求書を束ねると、5センチ厚のバインダーで10冊にもなります。これだけのボリュームの請求書が毎月増えていき、保管・管理の負荷は大きいものでした。当社にとって請求書の電子化は長年にわたっての悲願であったわけです。そんな中、インフォマートさんのテレビCMを見たときは、“これだ！” と直感しました 。すぐに資料を請求し、ご説明をお願いしたわけです。

当社には現在、1,000社を超える仕入先様とのお付き合いがありますが、請求書をWeb化するとなると、仕入先様にも対応をお願いしなくてはなりません。それは仕入先様にとって大きな負荷となりかねず、今までWeb化に踏み切る決断に至らなかった理由の一つとなっていました。しかし、インフォマートさんの説明を聞いてインターフェイスを確認したところ、「これならいけるかもしれない」という予感があり、まずは 5社ほどの仕入先様に打診してみました。すると、ご対応いただけるとのお返事をいただくことができたのです。早速、お願いして電子請求書を発行していただいたときに「本当に紙の請求書は送らなくていいんですか？」と確認されたことが印象に残っています。

確かな手応えと共に、2016年3月から導入スタートしました。提案を受けてから約3週間での導入となり、かなりのスピード感をもって進めることができたと思います。社内検討の際に出てきたセキュリティリスク等の問題については、インフォマートさんが東証一部に上場していたこと、 1998年からBtoBのクラウドシステムを運用するなど実績が豊富だったことから、特に大きな問題にはならず、話は進めやすかったですね。

当社では『BtoB プラットフォーム 請求書』導入初月から、大きな効果を実感しています。

これまでは月末締め日の2日後に紙の請求書が到着していましたが、電子請求書が導入されたものは月末締め日の翌朝には Web上に請求書が届きます。リードタイムが大幅に短縮されたわけです。内容の不備や修正があった場合の再提出依頼もその日のうちにできてしまいます。

結果的に月次の決算作業もスピードアップしました。これらのスピードアップにより、決算発表の更なる早期化も可能になるでしょう。月次決算の早期化は経営上の課題の早期発見につながりますし、早期発表によってインサイダー情報を抱える期間そのものを短縮するなどの、リスク低減にもつながります。

こうしたメリットに加え、『BtoB プラットフォーム 請求書』の導入によって大幅な工数削減効果を期待しています。

具体的には全体で「年間 1,000時間以上の削減につながる」という見方です。

どういうことかというと、現在、紙の請求書を社内システムに入力する作業を行っている方が30名以上いて、入力作業に毎月3時間を要しています。これだけで1ヵ月に 30名 ×3時間 =90時間かかっているわけで、年間ですと30名×3時間×12ヵ月 =1,080時間という計算になります。

これだけの時間短縮効果・工数削減効果があって、さらに請求書の紛失リスクや保管・郵送コストも削減できるのですから、経営上のメリットは非常に大きいと言えます。

『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入してすぐにこれだけの効果が実感できましたから、1社でも多くの仕入先様に使っていただきたいと考え、早速約300社にお声をかけさせてもらっているところです。各社様とも好意的にレスポンスいただいております。手応えは十分ですね。

ぜひとも多くの仕入先様にご利用いただき、経営判断のさらなるスピードアップを実現させていきたいと考えています。