使い勝手向上や業務効率化において、
『BtoBプラットフォーム 請求書』の選択は合理的な結論でした。

J.フロントフーズでは、「大切な人を連れて行きたくなるお店を目指して」という企業理念のもと、日本全国に12のブランドで店舗を展開しています。モットーとしているのは“真心が伝わる笑顔のサービス”で“おいしくて安全な商品を提供する”こと。スタッフ一人ひとりの「おもてなし」を大切にしています。

ルーツは百貨店の食堂からのスタートで、昭和4年創業の松栄食品と昭和46年創業のレストランピーコックが平成21年に合併し、現在のJ.フロントフーズとなりました。
特徴は、今も申し上げましたように、何と言っても12ブランドという多様な業態展開にあります。そのためメニューの幅は広く、仕入アイテムはおよそ3,000にも達します。これだけの仕入作業をミスなく、合理的に行うにはシステム化が必須ですから、6年ほど前から『BtoBプラットフォーム 受発注』を利用しています。約80社の仕入先も現在では9割以上がこのシステムを導入していますので、発注業務でFAXを使うことはありません。インフォマートさんのシステムは今では業界にすっかり浸透し、業界のスタンダードになってきたのでは、と感じています。

食材発注については『BtoBプラットフォーム 受発注』を活用することにより、業務の効率化が図れました。しかし、食器や用度品を中心に請求書の取り扱いも残っており、これらについて効率化が課題となっておりました。
請求書も仕入先から各店舗に送られてきて、店舗で内容に誤りがないかを確認した後、本社に郵送されていました。そして本社の経理担当が確認した後、支払手続が取られるという段取りでした。

毎月繰り返されるこの処理は非常に煩雑で、合理化は大きな課題となっていたのは言うまでもありません。各店舗での確認の手間や、紙の請求書が本部に届くまでの時間的なロスなど、非常に無駄があると感じていました。
その点、当社では早くから『BtoBプラットフォーム 受発注』を利用していたので、電子化の効果はよくわかっています。請求書のペーパーレス化とオンライン処理には、一日も早く取り組みたいと考えていました。ですからインフォマートさんが『BtoBプラットフォーム 請求書』をリリースされた直後に、その導入を決定したのです。

ただ、その際は数社のシステムと入念に比較検討した上で、インフォマートさんに決定しました。
一番の決め手となったのは、ブラウザを使った汎用的なパッケージシステムとして提供されているという点です。つまり新たに開発するコストや手間が不要で、基本的にカスタマイズのコストもかかりません。当社の本業は飲食業ですから、コストやマンパワーは、この本業の品質をいかに高めていくか、お客様の満足度をいかに上げていくか、という点に投資すべきです。請求書の処理といったバックオフィスの業務への投資は、極力抑えたいわけです。そのため汎用性のあるシステムを導入するのが合理的な選択でした。

この点で『BtoBプラットフォーム 請求書』ならばコストの負担を極力抑えつつ、我々が必要とする機能を手に入れることができます。当然、仕入先の各社にも同じシステムを利用していただく必要はありますが、それはあくまでも利用登録をするだけで、先方に新しいソフトをインストールする必要がないという点も大きな魅力でした。こうしたアドバンテージを判断した結果、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入を決定。紙伝票を利用していたお取引先の約7割程度に切り替えていただきました。

現在では、仕入先から電子化された請求書が各店舗にメール感覚で送られてきて、店舗ではブラウザを使ってその内容を確認します。内容に間違いがなければ承認の処理を行い、回覧板のようにそのまま本社の経理担当へと回します。本社ではその電子請求書を確認して承認。その後、経理システムにデータが引き継がれて支払手続が行われます。こうした一連の流れがブラウザの中で行われるので、作業は非常にスムーズ。システム導入に伴う担当者の戸惑いはほとんどありませんでした。
詳しく計測したわけではありませんが、これまで紙の請求書で行っていた時は月末に締めて2、3日かけて行っていた作業を、電子化以降は約半日、場合によっては2～3時間で処理できています。

また、「受発注システム」と「請求書システム」を導入する前は、仕入伝票や請求書等の証憑だけで、1ヵ月に段ボール1箱分位の書類が出てました。1年で12箱程になる書類は、法律によって7年間保管しておかなくてはなりませんでしたし、この大量の段ボール箱の保管コストや、過去の書類を探し出すための手間などは、決して無視できない大きな負担となっていました。エコの観点からも問題です。電子化によってこうした問題も解決できました。

インフォマートさんには、システムの導入だけでなく、業務がスムーズに流れるまでしっかりと面倒を見ていただきました。技術的なサポートはもちろんのこと、私たちのかゆいところにまで手が届くような、細かいフォローには感謝しています。
まだ私たち自身がシステムを十分に使いこなせていないところもあるように感じているので、これから『BtoBプラットフォーム 請求書』を徹底的に使いこなして、最大限のパフォーマンスを発揮できるようにしていきたいと考えています。