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株式会社オオゼキ取材日 2016年8月26日

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 関東地方 | 業種 総合小売
株式会社オオゼキ

来年、創業60周年を迎えるスーパーチェーン『オオゼキ』は、「お客様第一主義」「地域密着主義」「個店主義」を経営理念に、38店舗を展開している。仕入の権限を各店舗に移譲して、地域ニーズに合わせた品揃えをしているため、その支払管理は煩雑になりがちだ。そこでオオゼキでは、従来利用していたEDIシステムと『BtoBプラットフォーム』を連携利用することにより、経理部門の残業をほぼゼロにすることができたという。
今回は、オオゼキ発展の要因とバックオフィスとしての本部の取り組みについて、経理課のご担当者様に話を伺った。

ココがPOINT!

  • 1支払通知書の完全電子化で、仕入先への書類作成・郵送業務がゼロに
  • 2経費の請求受取業務の電子化で、月次確定を8日から1日に短縮
  • 3年間1,000時間以上の“時短”で、経理の生産性向上に貢献

地域特性にあわせた商品をそろえることでファンを作る

オオゼキは、創業者である佐藤達雄氏が個人商店を立ち上げたことから事業がスタート。現在は、東京をメインに、神奈川、千葉に38店舗を展開している。このスケールに成長するには、お客様の大きな支持があったとのこと。

「当社では、店舗を急激に増やすのではなく、地元の信頼を得ながら広げていくという手法をとっています。立地の特性や地域性を汲み取って商品ラインナップに反映させていくため、一般的なチェーン店のスーパーのように同じ商品を同じレイアウト配置するということはしておりません。」

取材に伺ったのは下北沢店だが、ところ狭しと並べられた商品はどれも鮮度が高く、手ごろな価格だった。お客様とスタッフの距離は近く、気軽に声をかける方をたくさん見かけた。この取り組みが常連客を魅了しているのがよくわかった。

「例えば下北沢店であれば、近隣に飲食店が多いこともありトマトがたくさん出るので、トマトだけでも20~30種類をそろえています。他にも店舗によってお肉もグレードを変えるなど、仕入の権限は各店舗の部門担当者に任せています。38店舗の魚屋、肉屋、八百屋の専門店があるというイメージです。」

オオゼキ下北沢店 店内の様子

仕入の支払通知書を完全電子化

このような発注体系から、取引先はおのずと増えていく。オオゼキの場合、仕入は各店舗の担当者が行い、受取った請求書は本部に送付して一括処理するようになっているが、その作業は煩雑だった。

そこで、オオゼキでは2011年10月、EDI(Electronic Data Interchange)を導入した。仕入先の約半数にあたる100社とデータ交換を行うことで、伝票入力作業は激減し、一定の効率化を図ることができた。

「ただ、仕入先とはデータ確定した支払金額を、紙で支払通知書として送付していました。また、EDIを導入していない仕入先からは、今まで通り、日々送られる伝票を基幹システムに入力し、書面でもらう請求書と金額を突合し、支払通知書の発行をしていました。」

つまり、この段階で伝票入力作業は減ったものの、依然、支払通知書は紙で作成・送付を続けていた。

「EDI取引は毎月5日に仕入数字が確定します。それを参照し、手数料の確定が6日の夕方。7日から支払通知書を作成し、上長が確認をして押印。10日までに仕入先に到着するように郵送をしていました。この支払通知書は3枚1組になっており、仕入先は内容を確認して押印し、返送する仕組みです。一方、紙ベースの取引に関しては、20日までに締めて支払通知書を作成し、FAX送信していました。これらすべての書類は保管義務がありますから、毎月ダンボール4箱強にも及ぶ書類が保管対象となっていました。」

そこで次の効率化の取り組みとして、この2パターンある支払通知書を統一し、電子化することでさらなる効率化を目指した。

「EDI取引の支払通知書は、作成して出力して封詰めを行い郵送。さらにファイリングという作業があり、派遣スタッフが年間240時間以上の時間を費やしていました。非常に単調な作業で担当者のスキルも上がりません。これを何とかしたいと考えていた時に、『BtoBプラットフォーム 請求書』のことを知りました。これは当初「請求書を電子データでやり取りできます」という仕組みとして説明を聞いたのですが、支払通知書の機能もあるとのことで興味を持ちました。電子データのやり取りで仕訳や支払いまで一気通貫で経理処理できることがわかったので、すぐに導入を決めました。」

この導入により、すべての仕入先の支払通知書を電子化することができた。“紙”の支払通知書は5月を最後に、今は発行していないという。これまで支払通知書の発行に時間を費やしていたスタッフは、経理本来の業務やさらに生産性の高い業務に従事できるようになったそうだ。

経理課 ご担当者様経理課 ご担当者様

支払通知書の控えはバインダーで保管していた支払通知書の控えは
バインダーで保管していた

経費の請求受取業務を電子化

仕入(買掛)の電子化にある程度の目処がつき、次に取り組もうとしているのは、運送費やトレーといった「経費請求書」の電子化だ。

「経費請求書の電子化への取り組みはまだ始まったばかりで、紙ベースだった請求書を電子データとして送っていただくというのが第一段階。科目や部門、支払先のデータの登録といった設定が複数あるので、一度に導入するのではなく、まずは10社に依頼し、電子化をしている段階です。」

「月次確定については、毎月8日ほどかかっていました。その理由は2つあり、ひとつは請求書が手元に届かないために会計システムへの入力作業ができないこと。もうひとつは入力作業に時間がかかるということでした。電子化されれば請求書はすぐに確認できるようになりタイムラグがなくなります。また入力作業も格段に楽になるので、作業時間が一気に短縮できるでしょう。まだ導入過程ですので、どれくらい短縮できるかは予測でしかありませんが、請求書が全部そろえば1日で入力が完了し、すぐに月次確定できる可能性もあると思っています。」

試算をしてみると年間約770時間の業務時間削減につながる。気になるのは、電子化を打診された取引先は抵抗がなかったのか?という点だ。

「紙を出さなければいけないという業者さんもあり、まずは10社に打診して8社に応じていただきました。スタート前は操作方法がわからないといった声もあったのですが、システム会社であるインフォマートさんにサポートしていただいたおかげで、導入後は業者さんからのお問い合わせもほとんどありませんでした。何もなさすぎて、受け入れてもらえたのか不安になり、実際に請求書がシステム上に届いたのを確認して安心したほどです。」

取引の電子化は一社だけでできることではないため、導入に踏み切れない企業も少なくないが、今は電子取引への抵抗感はなくなってきている。オオゼキでは、導入先企業を段階的に広めていき、半年から一年後には100社強ある取引先からの請求書をすべて電子化することを目標にしているそうだ。

「電子化の取り組みにより経理部の残業はほぼゼロになっています。世の中の流れで長時間労働が問題視されていますし、時間短縮につながるような付加価値の高いものは積極的に取り入れていきたいです。今までひとりひとりが作業としてやることが多かったので、機械化も並行しながら、労働環境をより良い方向に導くことができればと思っています。」

オオゼキ成長の陰には、お客様に人間味溢れるあたたかな対応をする一方、徹底してムダを省きスタッフの負担を減らす取り組みがあったようだ。お客様のためにスタッフが心地よく働ける環境を作ること。これからの企業に求められるのは、こういった配慮なのかもしれない。

オリジナルポスターオリジナルポスター

株式会社オオゼキ ロゴ

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株式会社オオゼキ
設立1975年8月(創業:1957年2月)
事業内容スーパーマーケットの運営(生鮮食料品・一般食料品・酒類・日用雑貨などの販売)
代表取締役会長兼社長石原坂 寿美江
本社所在地東京都世田谷区北沢二丁目9番5号
企業サイトhttp://www.ozeki-net.co.jp/
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