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関西観光開発株式会社取材日 2016年7月14日

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。
“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 近畿・中部地方 | 業種 旅行・レジャー
関西観光開発株式会社

大阪を中心に京都、東京に6拠点を構える『ハートンホテル』と、熱海に旅館『大観荘』を運営する関西観光開発株式会社。
レストラン部門が扱う食材はもとより、他部門でもさまざまな備品を取り扱うため、その調達先は多彩です。施設毎に発行される大量の請求書を確認する業務は、現場にとって大きな負担に。何とか、毎月の請求書処理業務を簡素化し、より正確性を追求できないかと導入されたのが『BtoBプラットフォーム 請求書』。
システム導入から約1年たった今、その運用状況や効果について伺いました。

ココがPOINT!

  • 1年間約14,000枚の仕訳手入力作業がゼロに、科目ミスも減少
  • 2承認フローの簡素化で現場負担が激減、さらなるおもてなし充実へ貢献
  • 3請求情報はすべてデータ化され、紙による紛失の心配もゼロに

大量の請求書を抱える現場担当者と、打ち込み作業に苦心する経理部門

私たちは、誰もがプロとして、お客様が次も利用したいと思っていただける施設を目指し、ハートフルサービスとハートフルスペースをご提供できるよう取り組むことを社是としています。そのサービス力を維持するために欠かせないのは、お客様の胃袋を満足させるレストラン、そして心を満たす空間づくり。レストランでは豊富な食材、そして宿泊スペースやホールなどの空間の快適性を維持するためには、清掃や備品が必要となります。

この業務に関わるお取引先様は、月平均およそ400社。当社では、その物品発注や納品、請求といった一連の業務はすべて施設に委ね、施設毎に月次決算を行っています。各施設で毎月処理する請求書の数はおよそ150~200枚なので、単純計算ですが、私たち総務経理部が処理する請求書は、1カ月約1,200枚となります。

紙の請求書が各現場(ホテル)に届くと、担当者が社内フォーマットのエクセルに内容を打ち込み、メールで経理部門に添付送信→経理部門はその内容を精査し、エクセルをCSV化→経理の専用システムに流し込む……というのが、これまでの請求業務の流れでした。このフローで問題となっていたのは、打ち込み作業に時間がかかること、打ち間違いや、業界内で通称化している商品名を理解できないことによる勘定科目の仕訳ミスの発生などでした。何とか業務の効率化を図れないか…そう考えあぐねていた時、レストラン部門で導入していた受発注システムを運営されているインフォマートさんから『BtoBプラットフォーム 請求書』のご提案をいただいたのです。

総務経理部 ご担当者様総務経理部 ご担当者様

現場は「ボタンを押す」だけ。
経理部門は「自動仕訳」で双方の業務効率が大幅改善

実は、もう一つ比較検討しているシステムがありました。最終的に『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の決め手となったのは、①コスト面、②飲食業界で「受発注のインフォマート」として有名であったこと、③受発注システム導入による信頼関係・実績でした。また、操作画面も使い慣れているインフォマートさんのシステムのほうがわかりやすいという印象もありました。

こうして、昨年7月から『BtoBプラットフォーム 請求書』を稼動させています。当社のホテル業務においては、「レストラン課」「ホール課」「宿泊課」と3つの部門に分かれており、導入にあたっては、まずは「レストラン課」から、と段階を踏んで進めています。1年稼働した現在、その導入率は75%。全請求書を総務経理部が受け取り、各ホテルの担当者にデータを送信→担当者が正誤チェックをして総務経理部に戻す、というフローで運用していますので、まさに現場は「承認ボタンを押すだけ」の作業に。これまで請求作業に費やしていた時間は、お客様へのおもてなしを充実させるための時間へとシフトできています。また、紙媒体がほぼなくなったので、請求書の紛失という初歩的なミスがゼロになりました。

このように、現状では私たち経理部門が(ホテル毎の決算を実施しているため)店舗をまたいでの請求内容がないかどうかを精査し、請求書の再発行をお願いするなど、お取引先様がこのシステムに慣れるまで暫定的な作業を1段階入れていますが、徐々に従来の理想形(各ホテルで請求書を受け取り、経理部門へ提出する流れ)を目指していきたいと思っています。

経理の観点から申し上げると、請求書には『自動仕訳機能』により勘定科目が自動的に振り分けられるので、科目ミスが減ったこと、基幹の経理システムとの連動により、データを流し込むだけの作業になったことから手入力作業がゼロになり、打ち間違えも一切なくなったことは大きなメリットですね。

このシステムを導入して得たメリットは、私たちの作業の効率化だけにとどまりません。例えば、先ほどお話ししたように、万が一請求内容にミスがあった場合も、これまでならば郵送にかかるタイムラグが発生していましたが、データ送信ですので修正していただいたほぼ即日に請求書を手にすることができます。また、発行側も郵送の手間だけでなく発行コストの削減も図れますので、導入していただいたお取引先様にもメリットは大きいのでは、と感じています。お取引先様の対応も含め、請求処理作業にかかる時間が導入前と比べて大幅に短縮されたと実感しています。

関西観光開発株式会社 社内の様子

お取引先様導入を促進し、100%デジタル化でさらなる効率化を

ただ、導入の際に苦労はありました。何よりお取引先様に「このシステムを使ってください」とお願いしても「あなたの会社のためだけに導入するのは厳しい」と言われたり、「システムを導入すること自体がややこしそうで面倒」と言われたり。どうしても、そういうイメージが先行してしまうのは致し方ありません。

しかし、インフォマートさんの手を借りて、「発行手順書」をお渡しするなど再度アプローチを試みると、「意外と簡単なんだね」とすんなり採用してくださるところもかなりありました。先ほど申し上げた通り、お取引先様にとっては、これまでかかっていた発送コストがゼロになりますし、実際この1年で、導入いただいたお取引先様からは、1社も導入辞退のご連絡がありませんので、大きな負担にはなっていらっしゃらないのだろうと推察しています。

私たちがイレギュラーなことをお願いする立場ですので、お取引先様にどこまで強くお願いできるかは考えるところもあります。しかし、独自システムを運用されている企業様でも、データの書き出しさえできれば『BtoBプラットフォーム 請求書』への連動は可能とのことなので、今後も、インフォマートさんと連携を取りながらお取引先様への導入促進を広げていければと思っています。

現状はほぼレストラン部門のみの稼動ですが、徐々にホール、宿泊部門のデジタル化を進めていく予定です。会社として全部門のデジタル化=100%システム稼動となれば、まさに究極の理想のカタチ。より現場のチカラをお客様への「おもてなし」に注げるよう、私たちのモットーであるハートフルな想いで、誠実に前進していければと考えています。

関西観光開発株式会社 クレドカード

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■ BtoBプラットフォーム 請求書

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関西観光開発株式会社
設立1952年10月10日
事業内容ホテル(宿泊・ホール・レストラン)・旅館・駐車場経営
代表者代表取締役社長 千川 勝宣
本社所在地大阪府大阪市中央区西心斎橋1-4-5
企業サイトhttp://www.hearton.co.jp/
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