パート型派遣・人材紹介を行う『しゅふJOB』や、ハイスキルな人材派遣・紹介を行う『時短エグゼ』、20代女性の転職支援を行う『これキャリ』等を運営する株式会社ビースタイル スマートキャリア。いち早く主婦の能力に注目して、その活用に特化することで事業を拡大されてきました。
「お客様により満足いただけるサービスの提供」を目標に、お客様と共に効果を実感できる業務改善策を模索される中で、「請求書発行のWeb化」というテーマが掲げられ、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入。“働き方が変わった”という同社の導入決定に至った経緯や、業務改善を成功に導いたプロセスを、ご担当者様に伺いました。
ココがPOINT!
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発行業務が7日から4日に、発行予約機能で業務を分散化
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郵送のタイムラグがなくなり、営業担当の再発行の手間も軽減
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発行コストの約8割をカットし、アナログ作業によるミスも激減
ご担当者様
弊社は、10時～17時で週3日というようなワーキングスタイルで主婦をオフィスに派遣する事業を主軸に、フルタイムの人材紹介事業やコールセンターへの派遣なども行っています。今では、クライアントは約2,000社にのぼります。その内、約1,500社への請求書発行に『BtoB プラットフォーム請求書』を活用し、毎月アクティブにWeb 請求書を発行しているのは約1,000社となっています。
弊社では「お客様により満足いただけるサービスの提供」を目標に掲げ、業務改善を進めていました。そこで着目したのが請求書です。請求書発行業務は、3名のパートスタッフが行っています。毎月約7営業日ほど時間を費やして発行しており、時間も精神的にも余裕がなく、封入ミスが発生することもありました。再発行の対応も時折発生しており、修正して再度お送りするとなると郵送のタイムラグが発生して長い時間お待たせすることになります。そこで、確実に早くお手元に届けることができ、ミスも軽減できる “請求書の Web 化” が有効ではないかと考えました。
従来、クライアントの多くは受取った請求書を社内回覧され、どこかで滞ってしまい見つからなくなり、再発行をご依頼されるケースが少なくありませんでした。『BtoB プラットフォーム 請求書』なら Web 上に履歴が残るため、まず紛失のリスクがありません。再発行のご依頼も Web 上で簡単にできるため、手間・時間、そして行き違いも大幅に短縮できます。弊社としても Web 上で修正してすぐに送ることができるため、封入ミスはなくなりますし郵送のタイムラグもなくなり、お待たせすることなく確実に早くお手元に届けることができ、とても好評です。7年間の紙保管が不要になるためクライアントのペーパーレス化（CSR 活動）に協力できますし、Web 上から簡単に必要な請求書を検索できるため時短にも貢献できます。
想像以上のメリットで、業務の分散化が働き方に変化をもたらした
マネージャー様
弊社としても『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入したメリットは大きく、さまざまな効果を実感しています。例えば、郵送代は導入した月から大幅カットできました。今では導入前の約8割がカットできています。当時の請求書発行数は760社程度で、今は約1,000社と大幅に増えています。このような状況でも郵送代は増えることなく、むしろ減っていることを考えるだけでも、Web 請求書導入の効果の高さがわかるでしょう。それ以外にも、封筒代や紙代、インク代といった経費も大幅カットできています。人件費の面でも、以前は7営業日ほど必要だった発行業務が今では 4営業日で完了していますから、3名で3営業日かけて対応していた計54時間／月分の人件費をカットすることができました。
同時に、社員の残業も大幅に減っています。担当部署の以前の残業時間は月に40～50時間あり、20時、21時になってもまだ働いていることが常態化していました。そこで、残業を月20時間以内にしようという目標を立て、まずはチーム編成を変えて業務改善を図ったのですが、作業が集中する月初はどうしても残業を避けられませんでした。今では、平常時は定時の18時か19時前には退社していますし、月初の残業も改善されています。
これには『BtoB プラットフォーム 請求書』の導入で業務が効率化でき、時間の余裕ができたことと、「発行予約」という機能があることが大きく影響しています。以前は残業しないとやりきれなかった “必ずしなければいけない” 業務が、今では毎日16時には終わるようになっています。すると、毎日時間に余裕ができ、空いた時間で翌日の業務を前倒しできるようになります。業務の分散が可能になり、余力を持って行えるため精神的にも余裕ができ、課題だったミスもなくすことにつながります。
このようにして予定より早く準備できた請求書は、発行したい時間にタイマーを設定して「発行予約」しておきます。そのまますぐ発行することもできるのですが、あえて発行予約にすることで、発行直前まで確認・修正など柔軟な対応ができるようになり、ミスも極力減らすことができます。また、請求書の開封状況を確認できる機能のおかげで、クライアントのステータスがタイムリーに確認できるのも嬉しいメリットです。
『BtoB プラットフォーム 請求書』導入の背景には、“お客様により満足いただけるサービス” を提供したいという思いを第一に、「弊社の残業カット・ミス軽減」も実現したいという思いもありました。今回見事に2つの目標が同時に達成できたことになります。弊社としては Web 請求の発行業務が改善できたため、次のステップとしてBtoB プラットフォームにおける入金消込の自動化を来年早々に検討しています。
業務改善には入念な準備を行い、お客様と関係部署のコンセンサスを徹底
Web 請求書の導入にあたっては、自社構築では費用と時間がかなりかかってしまうため、いくつかのクラウドシステムを検討しました。複数の候補が挙がった中で『BtoB プラットフォーム 請求書』に決めたのは、圧倒的な安さが第一の理由です。他社に比べ、料金は約半額。導入コストはもちろん、ランニングコストも安かったのが魅力的でした。
次に導入の負担が少なく楽だったことも理由のひとつです。提案資料を各社からいただいて比較検討していましたが、『BtoB プラットフォーム 請求書』は、その時に行っていた弊社の請求書発行フローを変更しなくても移行できることがわかったのが大きかったですね。他社のシステムは、立ち上げ時のデータ投入など、自分たちで実施しなければいけないことが多く、説明を読んで「面倒だ」という印象を持ちました。その点、インフォマートさんはシンプルで負担が少ない上、すぐに活用できると感じたのです。
請求書に関係する部署は、バックオフィスチームだけではありません。実際にクライアントと接する営業担当も関係が深い部署のひとつです。導入による混乱を避けるため、Web 請求に切り換えるメリットや内容告知をした上で、各営業チームのミーティングにも参加し、説明をして意思統一をしました。新規のクライアントへは営業からWeb 請求のご説明を、そして既存クライアントに関してはバックオフィスチームで行うといった明確な役割分担によりスムーズな導入プロセスを推進しました。導入準備で必要なクライアントリスト作成では、不足情報が多少なりともありましたが、関係部署で協力することでスピーディーに完成できました。
クライアントがスムーズに活用できる工夫をすることが、業務改善のポイント
クライアントへの告知は、導入前に請求書郵送時に『BtoB プラットフォーム 請求書』導入の案内を封入し、メールでも案内を徹底しました。これに加え、当時の導入担当が電話でフォローをしていたこともあり、全体の約80%に導入いただきました。
導入されたクライアントからは、「担当者が変わったので操作マニュアルがほしい」、「担当者変更はどうすればいいのか」といったお問い合わせを時々受けます。誰でも迅速に対応できるようにと、Web 上で公開されている操作マニュアルを PDF データに加工・ツール化して、すぐに送れるようにしています。これは営業担当も使っているのですが、口頭で説明するよりわかりやすい上に手間がかからないためとても重宝しています。このように少し工夫を加えることで、双方の負担も軽減でき、スムーズな活用をサポートすることができています。
自社構築のシステムとは違い汎用性のある仕組みなので、弊社では新規のクライアントにもメリットを享受いただきたいとの思いで、『BtoB プラットフォーム 請求書』の活用をおすすめしています。最近ではすでに導入されているクライアントも増え、以前に比べ営業担当へのお問い合わせも少なくなり、インフラになってきていると感じています。これからは弊社に関わらず、Web 請求の割合はますます増えていくでしょう。今後も、「お客様により満足いただけるサービスの提供」を目標に、お客様と共に効果を実感できるWeb 請求の活用を促進していきたいと思います。
※掲載内容は取材当時のものです。
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