1929年に始めた砂利採取事業をルーツとする株式会社岡﨑組。1953年に法人化、土木工事へと事業の幅を広げ、1961年には生コンの製造・販売を開始し、生コン業のパイオニアとして業界をリードされ、現在では石油事業や介護事業など、幅広い分野の事業を展開。社会のニーズに応え、事業を通じた地域への貢献を続けています。
こうした事業展開により自然と取引先は拡大し、経理処理は煩雑に。特に作業現場が各地にわたるという建設業ならではの特性もあり、人手に頼った経理処理には限界を感じ、社長自らトップダウンの取り組みとして『BtoBプラットフォーム請求書』を導入することに。今では大きな成果を上げられたご担当者様に、導入の経緯や効果を伺いました。

ココがPOINT!

1

本社と現場間のリアルタイムなデータ共有で、往復移動が不要に
2

社内承認決裁が10日から3日に大幅短縮、紛失の心配も不要
3

年間約94%の時短で、経理部門の生産性が飛躍的に向上

人時生産性を追求した結果、請求書の電子化にたどり着く

当社が『BtoB プラットフォーム請求書』を導入したのは 2014年のことでした。発案者は当社の代表自身です。代表が大切にしているのは「人時生産性 ( にんじせいさんせい )」という考え方です。飲食業界では広く浸透しているそうですが、これは社員1人が1時間あたりどれだけ稼いでいるかを重視する考え方です。いくら忙しくても “稼ぎ” に直結しなければ、それは無駄な作業だから意味がないという考え方は、業界は違っても、当社にとって重要な指針となっています。

こうした考え方に基づいたとき、問題となったのが経理処理の手間でした。土木事業を主たる事業の柱としている当社では、工事を請け負った現場ごとに事務所を置いています。これら現場は都市部もあれば山間部もあり、各地に点在することになります。そして各現場に必要な建材や資材、事務所備品などはその現場単位で発注しています。現場が各地にわたることや月次早期確定のため、請求書は本社が一括で受取っており、

◆本社で経理処理をする際に、どの現場事務所から何をどれだけ発注したのか、照合と管理に膨大な時間と手間がかかる

◆新しい工事が始まる毎に新しい事務所が立ち上がり、工事が終われば閉鎖されるため、工事期間中の請求書を確認するときにその事務所がないことも多々ある

◆現場事務所から本社まで片道1時間かけて出向き、請求書の内容を確認してまた1時間かけて現場事務所に戻るということが頻繁に行われている

といった問題が起きていました。こうした状況は、代表の目には「人時生産性」の考え方からすればあってはならない “無駄” そのものと映っていました。本質的な原因は、本社と複数の現場事務所が “紙の請求書” でやりとりしていることにあったわけです。

そんな状況に頭を痛めていた代表は、電子請求書の仕組みを模索していましたがなかなか見つからず、なければ当社専用の請求書システムを開発しなければ、とも考えていました。そうした時にたまたまインターネットで目にしたのが『BtoB プラットフォーム請求書』だったわけです。「これだ！」と膝を叩いた代表は、出張で上京するタイミングに合わせてインフォマートさんの本社を訪ねて相談。導入を即決しました。

当社は地方の中小企業ですから、システムの専任部署を置く余裕もなければ、人材もいません。自社で新たにシステムを開発するより、外部の専門家に依頼した方が早くて確実なのは当然でしょう。実は当社が導入を決定したとき、『BtoB プラットフォーム請求書』は正式なリリースの前でしたが、プラットフォームの利点でしょうか、代表は「万が一うまくいかなかったらやめればいいだけだから」と割り切って導入を決めたのです。トップダウンの決断ならではのスピーディーな導入でした。

建設業に特化した工夫を凝らし、取引先からは「一度使うと　手放せない」との声が

導入に際しては、当社内では特に問題はありませんでした。非常にスピーディーに進んだと記憶しています。ただ、取引先には若干の抵抗があったのは事実でした。地方ということもあって IT 化そのものへの不安や抵抗感がまだ残っているのでしょう。そこで取引先各社を訪問して『BtoB プラットフォーム請求書』のメリットを説明し、まずは10社からスモールスタートしました。

取引先の皆さんも、実際に使ってみると電子化に伴うメリットの大きさが実感できるわけです。「一度使うともう手放せない」ということで評判が広がり、1年後には残りの取引先にも一気に広がっていきました。現在では取引先の90% に導入いただくまで浸透しました。

冒頭申し上げましたように、建設業は多数の現場を抱えていますから、請求書はどの現場事務所に対するものなのかを厳格に管理しなくてはなりません。それを現場名で管理するとなると、非常に長くなってしまいます。場所の名称や工事の内容などを表記すると、請求書の案件名が200文字に達することもあるほどでした。

そこで、それらすべてを数字の識別コード ( 工事番号 ) 化して、請求書に入力いただくことで判断できるように工夫をして、作成方法もマニュアル化して配布しました。当社のホームページでコードを随時公開しているため、該当するコードをコピーして貼り付けていただくだけで、電話によるお問い合わせで発生していた案件名の言い間違い・聞き間違いなどのトラブルもなくなりました。当社としても管理がとても楽になりました。

また、請求データは Web 上で確認できますから、「請求書を送ったのに受け取っていない」という行き違いもなくなりましたし、社内承認の際に発生していた請求書の紛失もなくなり、物理的な保管スペースや過去の請求書を探し出す手間もなくなりました。これらの点も、請求書を発行する取引先にとって大きなメリットになったわけです。

経理業務が飛躍的に効率化。地方の IT化をもっと広めていきたい

これまでは請求書が本社に郵送されてくると開封した後、各現場事務所の発注担当者に確認してもらった上で経理システムに手入力していました。『BtoB プラットフォーム請求書』の導入によってこうした作業が不要になり、しかも「自動仕訳機能」により作業が自動化されたので、大幅な作業時間の削減につながりました。経理担当者は財務分析など、業績転換の予測に充てることができています。当然、無駄な残業も減りました。

また、支払にはネットバンキングを利用しているのですが、これも『BtoBプラットフォーム請求書』の会計データをダウンロードして流し込むだけで、従来の手入力作業が不要に。これまでは口座番号や支店名に入力間違いがないか、確認に時間と手間がかかっていましたが、その作業も不要になりました。

さらに社内の承認決裁にかかる時間も随分と短縮できました。紙の場合、本社と現場事務所の行き来が発生するため、各部署の決裁者に回して承認印をもらうまで約10日かかっていました。今では Web 上でいつでも確認できるため、約3日で完結しています。支払までの作業時間を試算すると、年間約100時間、約94% の時間短縮ができています。

先ほどもご紹介したように、私どもの宮崎県はもとより、地方では IT 化に抵抗、不安を抱く中小企業がまだ多くあります。しかし、徐々に関心が高まってきているのも事実で、先日も当社のホームページをご覧になったという四国の企業さんから『ぜひ詳しく教えて欲しい』と『BtoB プラットフォーム請求書』についてお問い合わせがあったほどです。

私どもでは、当社のノウハウを活かした独自のマニュアル作成や IT 活用セミナーの開催などを通じて『BtoBプラットフォーム請求書』に関心のある企業さんのお役に立てたらと考えています。飲食業界だけではなく当社の建設業のような異業界にも非常に価値あるシステムですから、その普及に協力させていただくことは、業界全体の発展に貢献することにつながると考えています。

※掲載内容は取材当時のものです。