電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。
見える化・効率化を実現し、"効率経営"を支えてくれる。

受発注システムの導入にあたっては、社内でも抵抗はありました。弊社の場合、各店舗で職人さんを雇っています。年齢が高い人も多く、パソコンの扱いに慣れていません。そのため、まずはパソコン操作がわかる人をピックアップして本社に集め、インフォマートさんに説明をしてもらいました。時間が経つにつれ、皆の目がキラキラしてくるのを見て、「これは使えるシステムになる」と確信を持ち、彼らをリーダーにして全店に広げていきました。そして、受発注システムがうまく軌道に乗ったのは、商品部が主導となり運用をしてくれたからです。やはり何だかんだシステムは機械なので導入すればすべてが良くなるわけではありません。いかにうまく運用できるかが鍵でした。同じように請求書システムは経理部が主導となり進めてくれました。導入するまでに導入後の運用・業務フローをシミュレーションしたり、導入することでのコスト削減効果をはかったりとすべて経理部主導で進めてくれたから、導入から稼働までがスムーズに進んだのだと感じています。

また採用の決め手は、やはりインフォマートの仕組みの広がりに期待したからです。請求書システムの採用はリリースして間もない頃でまだまだユーザーが少ない時期でしたが、受発注システムでの広がり同等の広がりが期待できましたし、うまくいくと確信していたので採用しました。

弊社の取引先様は、食材関連が110社。他のものも含めれば180社あります。食材関連は先行して導入した受発注システムで月次決算の早期化・管理強化が確固たるものとなりました。しかし、それ以外の修繕や清掃費などは従来通りの紙の請求書のやり取りでした。やはり紙での業務は多くの付帯業務があり、属人的になりがちでした。『BtoBプラットフォーム 請求書』によって請求書が電子化されたことでそもそもの郵送行為がなくなり、「即日届く」、「データなので紛失しない」、「データ化も不要」と電子化して悪いことは1つもありませんでした。

しかし、『BtoBプラットフォーム 請求書』の社内メリットはこれだけではありません。短縮できるのは、これ以降の管理に関する時間です。請求書がネットワーク上にあれば、必要な人がいつでも見ることができます。キーワード検索ができるので、紙のように1枚1枚探し出すという労力もなくなります。さらに、経理処理の後、莫大な量の伝票を保管する必要もなくなり、労務コストも保管費も節約できるのです。

支払先との請求金額を確認することも簡単にできますし、もうひとつ、大きく改善されたことがあります。システム導入以前は、本社内の各担当あてに請求書が送付されていました。経理部はもちろん、財務、店舗開発、時には営業担当に送付されることもあり、経理部はそれを集めて作業する必要がありました。この連携がうまくいかず、支払いが遅れそうになることもあったのですが、電子請求は請求データが集約されるためそういったリスクがなくなり、自動仕訳機能などで煩雑な作業からも開放されました。確実に業務が効率化されているのを実感しています。

とはいえ、現在のところ『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入できているのは、全取引先様の3分の2にとどまっています。取引先様が高齢でパソコン操作ができないケースもありますが、賃料に関しては大手のデベロッパーと契約しているために、先方の独自システムを使わなければならないケースもあります。ぜひインフォマートさんのサポートを受けながら、多くの企業に『BtoBプラットフォーム 請求書』を広げていければと思います。