発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ"0"に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

― 早くから業務にITを取り込まれていた御社ですが、請求書の発行にどのような課題をお持ちだったのでしょうか。

弊社では基幹システムにクラウド会計ソフトを導入しています。しかし基幹システムとの連携がうまくいかず、請求書だけは紙での発行に頼らざるを得ない状態でした。取引先は、弊社の「税務」「労務」「法務」すべての部門を合計すると1,000社を超えます。毎月定期的に発行する請求書の数はおよそ900通以上に達していました。

請求書の作成業務は、主に経理担当者がひとりで行ってきました。請求書を印刷するだけで2時間以上かかり、印刷したものを現場の税理士、社労士など担当者ごとに仕分けていたため、ほぼ1日掛かりの作業です。請求金額に直結する作業ですから、ミスは許されないという精神的な負担も大きかったようです。

担当ひとりあたり数十通に仕分けされた請求書は、翌朝から各担当者が金額などを確認して押印します。それを夕方までに経理に提出しなければならず、その日の業務を圧迫していました。

― 井上代表自身が作業されていた部分も多かったそうですね。

夕方までに経理に集められた請求書は、紙折り機を使って三つ折りにしていました。1度に数枚しか折れない機械で、そのうえ紙詰まりや故障などのトラブルも多く、作業時間を短くするのは難しい状況でした。この作業のためだけに経理担当を残業させるわけにもいかず、結局私ひとりが孤独に作業することもあって辛かったですね。

また、請求書を封入する作業もあります。結局、買い物カゴいっぱいに詰めた請求書を持って郵便局へ向かうころには…