導入して気づく、意外な効果。
コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

― リオ・コンサルティング様の業務内容について教えていただけますか。

まず、リオグループでは、お客様、クライアントへのワンストップサービスを信念として、不動産に関わる全般的な業務を行なっています。例えば、弊社で取り扱っている物件の日々の管理はもちろん、法律や税務、売買に関する登記などです。

その中で、リオ・コンサルティングでは、税理士などの専門家をパートナーとして、資産運用や事業再生などのコンサルティング、さらに物件管理業務も行なっております。管理物件は、東京管轄で約330物件あり、入居されている法人のお客様は約4,000社、個人のお客様は約5,500組になります。

― 請求書の発行先は、どのようなお客様なのでしょうか。

請求書は、物件の入居者様に対してお送りしています。入居者様は、事務所や店舗から個人の方まで幅広くもあり、請求先も法人や個人に分かれています。賃料と共益費が固定金額であれば請求書は必要ないのですが、物件の中には、水道光熱費といった月ごとに変わる費用も含めて請求するものがあります。そうした物件は、変動費を計算して請求書を発行しています。

― 紙の請求書の発行業務フローについて教えていただけますか。

各物件でエクセルの計算シートがあるので、テナントごとの水道光熱費などを算出します。その金額を基幹システムに取り込み、一覧表を印刷します。この一覧表では、水道光熱費の他に、賃料や共益費がそれぞれわかるようになっています。あとは、実際に発行する請求書の原本も印刷して、請求一覧表と計算表を照合し、水道光熱費や賃料の金額に間違いがないか確認します。というのも、解約などで日割り計算をすることもあるのでチェックが必要になるのです。物件ごとに担当が決まっており、請求書の作成や封入をする担当者が6名、金額のチェックを行う担当者が9名という体制で行っています。

水道光熱費は、物件によって請求書が届く日がばらばらなので…