負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった！

― まず、御社の事業内容を教えてください。

当社はもともと家具の卸売が主体の会社です。取扱商品はホテル、レストラン、など商業施設からのオーダーに対応する家具やインテリア、OEM 製品など。また、卸売だけでなく直営店事業も展開し、ライフスタイルに合わせた家具や小物を販売する『タイムレスコンフォート』、キッチン用品を専門に扱う『212キッチンストア』など、全国で約90店舗運営しています。

― 支払いや請求書の業務について、どのような課題があったのでしょうか。

当社は大きく分けて卸売部門と直販部門に分かれており、現在の仕入先は両部門あわせておよそ500社いらっしゃいます。そのうち定期的に取引をしている仕入先から、毎月約300通の請求書を受取っていました。

請求書は営業担当者が受取り、納品書と発注書を照らし合わせ、支払処理に必要なフォーマットに、金額、日付、部門コード、支払日などを入力していきます。それを印刷し、送られてきた請求書と合わせて上長へ提出し、承認印を押してもらいます。

毎月10日までにこの作業を終え、書類を経理に回す必要があるのですが…