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日本システムウエア株式会社取材日 2017年3月13日

年間130万円のコストを削減。
多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 関東地方 | 業種 情報・通信
日本システムウエア株式会社

長年の実績と経験によりあらゆる業種・業務に合わせたシステムを開発している日本システムウエア株式会社。様々な企業と提携し開発を進める一方、多数の支払先への請求業務が負担になっていました。今回は、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入効果について調達部門のご担当者様と実務を担当されている業務のご担当者様にお話を伺いました。

ココがPOINT!

  • 1支払通知書送付業務が、毎月53時間⇒6時間に激減
  • 2年間の郵送費78万円が、ほぼゼロに
  • 3月初の作業ストレスや誤配送リスクを一掃

多くのパートナー企業からの人材派遣

― まず御社の業務内容について、教えていただけますか。

調達部門ご担当者:当社には大きく2つの事業があります。ひとつ目のITソリューション事業では、企業や官公庁向けに、基幹システムや各種アプリケーションソフトの受託開発を行っています。またクラウドサービスや、情報システムなど会社全体のシステム運用管理を担うITサービスなども提供しています。

ふたつ目のプロダクトソリューション事業では、通信系・制御系のアプリケーション開発や、各種ハードウエアの設計・開発など、製品開発に必要なサービスを提供しています。

― 御社の請求業務について教えてください。

調達部門ご担当者:当社では、パートナー企業と提携し、優秀な人材を派遣していただきながら開発を行っています。パートナー企業の内、約8割は人材派遣型の会社で、それ以外に開発そのものを依頼し、成果物を納品していただいている企業もいらっしゃいます。

提携するパートナー企業数は1,000社以上、そのうち毎月定期的に請求書を送っていただいている企業は、およそ250から300社にのぼります。

取引社数も多く、請求書を受取るタイミングや請求額を事前に把握するために、請求書をいただく前に、当社側で月の請求金額をまとめて、支払通知書という形でパートナー企業に送るようにしていました。

調達部門ご担当者様調達部門ご担当者様

毎月発生していた50時間以上の支払対応業務

― 支払通知書の作成の流れを教えてください。

調達部門ご担当者:月によりますが、支払通知書そのものの作成は月300通ほどです。ただ支払通知書に、作業明細として就業実績表を添付する必要がありました。これは作業者自身が日々エクセルに入力している日報を元に、月に1度作成します。記載された内容を各部署の担当者が確認し、問題なければ基幹システム上に登録して、調達部門が受け取るというフローです。人数分ですので、毎月1,000枚程度作成されます。この流れ自体は、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入後も変わりません。

当時は、この金額をもとに支払通知書を印刷し、印刷した支払通知書の発送業務をグループ内の障害者雇用特例子会社であるNSWウィズ株式会社が担当していました。

― 一連の作業量は、どのくらいだったのでしょうか。

業務ご担当者:支払通知書を送るために、郵送先の宛名ラベルを約300社分作り、宛名シールを封筒に貼っていくのですが、この作業だけでもほぼ1日掛かりでした。

次に、送付する書類の組み合わせリストを作成します。その組み合わせリストに従って会社毎の支払通知書、就業実績表、納品報告書を仕分けしながら、手作業で封かんしていきます。会社により就業実績表が数十枚となるところもあり、かなり大変な作業でした。

一連の作業は毎回4~5人で対応していましたが、作業時間を合計すると、月に50時間以上掛かっていました。また、この作業は月初の第7営業日までに終えなければならず、遅れてはならないという、心理的なストレスも相当高いものだったと思います。

業務ご担当者業務ご担当者

作業時間とコストの削減だけではない。ストレスからの解放

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入により、作業フローはどう変わったのでしょう。

業務ご担当者:まず支払通知書用のCSVデータ自体が、本社の調達部門からサーバーにアップされるようになりました。受取ったデータをそのまま『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップするだけで済むようになり、ほぼ時間が掛からなくなりました。

紙の書類でいう就業実績表は、検収明細データという名前に変わりました。これを『BtoBプラットフォーム 請求書』の添付ファイル機能を使い、1社ごとに添付していきます。

支払通知書の送付作業はこれだけになり、50時間以上かかっていた業務が6時間に短縮されましたので、人件費の面でも月50時間近くの削減(※編集部注:時給1500円換算で年間85万円相当)になります。もちろん7営業日以内に、余裕を持って作業が終わるようになったのは言うまでもありません。さらに、作業者の手が空いた分は新しく他の調達業務を行えるようになりました。

― 郵送費はどれくらい削減されたのでしょうか。

業務ご担当者:毎月、支払通知書の他にも個別契約書や、作業依頼書なども郵送していたため、印刷費や郵送料だけで年78万円ほどの費用が発生していました。

こうした書類もすべて『BtoBプラットフォーム 請求書』の添付ファイル機能を使って送っているため、現在はほぼゼロになっています。

― その他に体感されている導入効果などはありますか?

業務ご担当者:時間やコストダウンももちろんですが、心理的なストレスから解放されたことが大きいですね。7営業日までに作業を終わらせなければ、という精神的な負荷もなくなりましたし、紙の書類を仕分けて、郵送する作業では、誤配送のリスクが常につきまとっていました。システム化によってそれがなくなったため、非常に気持ちが楽になりました。また、パートナー企業への通知が3日ほど短縮されたことも大きな効果と考えています。

― 今後、『BtoBプラットフォーム 請求書』に期待することはありますか?

調達部門ご担当者:大幅に業務の効率化が進みましたので、あとは先程言っていた、検収明細データを1社ごとに添付しているところを、もっと改善したいと思っています。例えば一箇所にデータをアップすれば、取引先ごとに自動的に振分けできるようになるなど。実はもうインフォマートさんに対応をお願いしていて、いま実現に向けて準備を進めているところです。

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■ BtoBプラットフォーム 請求書

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日本システムウエア株式会社
設立1966年8月3日
事業内容ITソリューション、プロダクトソリューション
代表執行役員社長 多田 尚二
本社所在地東京都渋谷区桜丘町31-11
企業サイトhttp://www.nsw.co.jp/
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