名古屋に拠点を置き、家具の企画開発や製造、輸入から販売まで広く手掛ける株式会社弘益様。手作業の請求書の業務に強い課題を感じ、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。今回は導入前後の課題や効果について、代表取締役社長の武藤茂樹様、経理のご担当者様、システムのご担当者様にお話を伺いました。
ココがPOINT!
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1
郵送にかかっていたコストを50％削減
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2
印刷から郵送の作業が5時間⇒1.5時間へ。作業者の負担を軽減
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3
営業部門による承認など、社内体制強化のきっかけに
増えすぎた請求書発行業務を改善。発行済請求書の保管も0に
まずは貴社の業務内容と、『BtoBプラットフォーム 請求書』を知ったきっかけを教えてください。
武藤社長：
私たちは家具やインテリアを通じて、日本のライフスタイルやワークスタイルを豊かにすることを企業理念としています。全国の企業や個人のお客様に家具を販売し、取引先数も2,000社を超えています。取引の際に発行する納品伝票や請求書の数が多く、業務の負担が課題になっていました。
経理業務を改善するため、会計ソフトやシステムに関するさまざまなセミナーに参加するなかで『BtoB プラットフォーム 請求書』に出会い、2016年10月から本格的に稼動を開始しています。
現在、請求書の電子化率はどれくらいになりますか。
システムご担当者：
毎月、定期的に請求書業務が発生している企業はおよそ1,000社です。まだサービスの利用開始から4ヶ月ほどですが、すでに電子請求書を発行させていただいている企業は50％以上（およそ550社）になりました。
まだ紙の請求書をご希望されている企業も200社ほどいらっしゃいますが、そちらは『BtoB プラットフォーム 請求書』の郵送代行サービスを利用して対応しています。
残り250社は、理由があって電子化が出来ない企業や、専用伝票を使われている企業です。その分については、従来通り紙で請求書を発行しています。ただ電子化以前と比べればそれほど数が多くなくなったので、請求情報は全て『BtoB プラットフォーム 請求書』に入力し、データで管理できています。
『BtoB プラットフォーム 請求書』は電子帳簿保存法に対応しているため、発行済請求書の保管も必要なくなり、弊社の紙での請求書保管が0になっています。
経理ご担当者：
お客様に弊社が電子請求書を発行していることを説明すると、その利便性を理解いただき、ご賛同いただけることが多いですね。また郵送代行サービスを利用中の企業には、電子化のご案内をお送りしていますので、今後も徐々に電子請求書の数の方が増えていくと思います。
経費だけでなく、作業時間や負担も軽減
御社の経理作業について教えてください。
経理ご担当者：
請求データは『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入以前から、基幹の会計システムを使って作成していました。ただ紙の請求書を発行していた頃は、請求書を期日で締めたあと、経理担当者が請求書を印刷してから、三つ折りにして封入。切手を貼り終えたものから、五月雨式に郵送していました。一連の作業は4人で行い、合計でおよそ4～5時間も掛かっていました。
サービス導入後は、どのように変わりましたか？
経理ご担当者：
請求書の電子化によって、請求書発行業務はおよそ1.5時間まで減りました。封入作業はほぼなくなり、印刷も0ではありませんが、かなり減っています。
また、電子化できなかった分は郵送代行をお願いすることで、人件費も含め月間でおよそ16,000円のコストダウンにつながっています。単純なる経費削減だけでなく、作業担当者の手間や負担を軽減できているというのが、大変ありがたいですね。
手作業が減ったことで、現場の業務も整理されました。経理スタッフはシステム導入前と同じ4名体制で対応していますが、長らく課題だった業務の役割分担が実現できました。ひとりは電子請求書、ひとりは紙の請求書というように、お客様ごと・業務ごとに担当を割り振ることで効率的な作業を実現しています。
担当営業の、請求書チェック体制を改善
それ以外の効果や、改善されたことはありますか？
武藤社長：
営業担当は1社に対し、月に数十枚も請求書を送ることがあります。明細にすると数百行にもなり、プリントアウトして、ひとつずつチェックするのは大変な作業でした。そもそも営業担当者は、社外にいることが多いため、請求金額のチェックが遅れ、請求書の発行が滞ってしまうこともありました。
『BtoB プラットフォーム 請求書』の導入により、請求データがクラウド上に保存されるようになりました。営業担当がどこにいても、PC画面上から請求情報を確認できるようになったことで、業務の合間でも作業ができるようになりました。作業負担そのものよりも、業務の体制が大幅に改善されたと感じています。
またシステム化によって、請求書の承認状況を社員全員で確認できるようになりました。“業務の見える化“ につながったことで、例えば社内の作業が滞ったときに、他の誰かがサポートできるようになりました。これも大きな成果ですね。
経理ご担当者：
紙の請求書の場合は、請求書を送ってから1週間～10日経っても、取引先の請求処理が完了しない事もありました。また弊社側の請求書発行期日を過ぎてから、項目の追加や、修正を依頼されることもあります。
システムご担当者：
『BtoB プラットフォーム 請求書』に移行する機会を活かし、取引先にシステム上の、請求書のご対応期日をお知らせしています。対応期日が明確になったことで、以前より早く請求書を処理いただけています。おかげで弊社側の期日外の作業はなくなりました。
また、送った請求書に対して、項目の追加や修正などによる再発行が発生しても、データ上で完結できます。そういう部分でもかなり業務を軽減できていると感じます。
今後の取り組みや期待していることを教えてください。
武藤社長：
新しい取組みとして納品伝票の電子化を期待しています。現在、ご購入いただいた全ての家具に納品書を紙で送付しています。
月に一度の請求書とは異なり、都度発生する業務のため、現場の負担も大きい業務です。また、印刷から郵送まで発行のフローは請求書とほぼ同じですが、1件の納品につき、複数枚の納品書を発行する必要があるため、発行枚数も膨大です。
この納品伝票の郵送が軽減されれば、さらに弊社のペーパーレス化が進むと思います。こちらは、請求書の発行と同じ仕組みで対応できないか、インフォマートさんと相談しながら進めているところです。
※掲載内容は取材当時のものです。
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