支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、
大幅な業務改善をもたらしました。

― まずは貴社の事業内容について教えてください。

弊社は、所要時間約10分で身だしなみを整えるヘアカット専門店QBハウスをはじめとしたヘアカットサービスを提供しています。QBハウスは、忙しいビジネスマンの方やシニア層など、お手軽にご利用いただけるよう、ショッピングセンターや駅構内を中心に店舗を構え、国内だけで530店舗以上を展開しています。

私たち設備管理部は、店舗スタイリストが『髪の毛を切る』という本来の業務に集中できるよう、日々全国の店舗から送られてくる発注や請求書の管理業務を、一括して管理しています。

発注内容はクシやタオル、おしぼり、バリカンのバッテリー、ユニフォームといった備品から、ゴミ処理や清掃、設備のメンテナンスなどの定額のサービスまで多岐に渡ります。取引している企業数も多く、全部で250社ほど。取引先から受け取る請求書は、毎月およそ500通にのぼります。

― 請求書が多いことでの課題は何でしたか？

紙の請求書の課題は、本部に届いた大量の請求書を1通ずつ備品の購入なのか、清掃・メンテナンスなのかチェックしながら、担当者ごとに振り分けなくてはならないことです。時々、他部署宛ての請求書が混ざっていることもあり、該当部署に回し直す手間もありました。

また郵送ですから、請求書の到着にも時間が掛かります。月初の2～10日の間にバラバラと本部…