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スマートニュース株式会社取材日 2017年4月24日

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。
単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 関東地方 | 業種 広告・メディア
スマートニュース株式会社

ニュースアプリ『SmartNews』を運営するスマートニュース株式会社様。会社が急成長を続ける中、PDFの支払通知書をメールで送ることに限界を感じ、増大する経理業務の負担をいかに軽減するかが大きな課題になったそうです。そこで導入を決めた『BtoBプラットフォーム 請求書』の効果とは?経営管理マネージャ 黒岩篤様にお話を伺いました。

ココがPOINT!

  • 1毎月の支払通知書の発行業務が大幅に削減。誤送信の心配もゼロに
  • 2稼働初月に90%を超える取引先が賛同し、現在はログイン率100%
  • 3事業拡大による取引先の増加にも対応できる、安心の業務環境を構築

支払通知業務の〝電子化〟が大きな経営課題に

― まず、御社の業務内容について教えていただけますか。

弊社では「世界中の良質な情報を必要な人に送り届ける」ことをミッションに、スマホ向けアプリの開発・運営を行っています。芸能ネタから経済ネタまで多彩なジャンルのニュースを配信する『SmartNews』はご好評をいただき、累計ダウンロード数は2000万件超、毎月600万人ほどのユーザー様にご利用いただいています。

― 記事配信や提携先との契約はどのような仕組みになっているのでしょうか?

『SmartNews』が、提携する媒体社様は新聞社や出版社など2000社ほどです。そのうち115社の媒体社様とは“レベニューシェア”と呼ばれる契約を結んでいます(契約先数は2017年4月下旬時点)。これは利用料金をお支払いしてニュースを提供していただくという基本契約とは別に、一定の割合で広告売上を媒体社様に還元するという契約形態になります。『SmartNews』の広告売上が立つようになった2年ほど前から開始し、契約先数はどんどん増えています。

― サービスが拡大するなか、なぜ『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しようと?

レベニューシェアの契約を結んでいる媒体社様に分配する広告売上の額は、記事の閲覧数や媒体社様との契約内容などにより変動します。弊社で管理するデータを基に算出する方法を採っているため、我々が毎月の金額を確定させたうえで、媒体社様に支払通知を送る必要があるんですね。

以前は、支払通知書をPDFにして、メールで送信していたのですが、レベニューシェアの契約先が2年前で10社程度、昨年70~80社、今年に入って100社超と急増し、送信作業が大きな負担となっていたのです。今後もこの数が増えていくことは、間違いありません。件数が増えるということは、ミスが起きる確率も高まるということになります。

我々はコンテンツを提供いただく媒体社様との「共存共栄」を目指していますので、誤った情報の通知などで信頼を損なうことは、ビジネスにおいて致命的です。そこはやはりしっかりとした仕組みを入れて、通知書を送る弊社にとっても、受け取られる媒体社様にとっても、メリットのある仕組みを作りたいと考えるようになりました。

そこで検討を始めたところ、支払通知を自動化するサービスが実はあまりないということがわかりました。あってもイニシャルコストが数百万円単位でかかるものばかり。途方に暮れていたところ、経費精算のシステムを提供いただいている会社の担当者から強く勧められたのが、インフォマートさんの『BtoBプラットフォーム 請求書』でした。イニシャルコストは十数万円、ランニングコストも非常にリーズナブルな価格で、支払通知を完全電子化できるという。「ホントに?」と最初は正直、半信半疑だったのですが、実際に導入してみて、その選択に間違いなかったと思っています。

経営管理マネージャ 黒岩篤様経営管理マネージャ 黒岩篤様

担当者を苦しめた“究極の単純作業”をオート化

― 以前の支払通知業務を具体的に教えていただけますか。

支払通知は115社分、すべて毎月の第一営業日に完了させる必要がありました。レベニューシェアの金額は媒体社様にとっては売上になるので、「なるべく第一営業日に知りたい」というご要望が多かったためです。弊社の経理担当は私を含めて2人ですが、もう1人は広告主様などへの請求書発行を担当しているので、支払通知業務は私一人で行っていました。

まず、第一営業日の14時~15時に通知データが営業部門から届き、こちらで通知書のパスワード付PDFを作成します。続けてエクセルで管理している媒体社様リストの中からメールアドレスをコピーし、メールの宛先欄にペーストします。定型のメール文を貼り付け、送り先を間違えないようにPDFを添付し、送信ボタンを押す。115社分の送信作業を完了させると、次は媒体社様ごとに自動生成されたPDFのパスワードをコピペし、それをお知らせするメールをまた115社に送信します。

PDFを送信した後、パスワードをお知らせするまでに多少の時間差があるので、作業途中に「パスワードは?」と媒体社様から問い合わせのメールがくることも多く、100通目とかになってくると頭がボーっとしてきて、もう何をしているのか分からなくなってくることもありました。

それでも、媒体社様との取引関係に影響しかねないデリケートな仕事なので、ミスは許されません。「これは人間がやっちゃいけない作業だな」と思いながら作業に没頭していました。毎月、業務が完了するまで5時間はかかっていたでしょうか…。正直、毎月の第一営業日は会社に行くのが憂鬱でした(苦笑)。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入後はどう変わりましたか?

営業管理部門から届いた支払いデータを一括アップロードし、115社に向けて一斉送信ボタンを押すだけ。それまでPDFとパスワードを合わせて230通のメールを個別に送っていた膨大な業務がこの“ツーアクション”で完了し、作業時間は約5時間から2~3分になりました。

『BtoBプラットフォーム 請求書』に切り替えた初月は、この劇的な変化に感動し、思わず「20時に第一営業日の業務が余裕を持ってすべて終了。精度は圧倒的に向上、残業減少、自画自賛」とFacebookに投稿してしまいましたね(苦笑)。

それに、これまでは、支払通知業務は他の社員には任せられない仕事でしたから、第一営業日は“体調が悪くても休むわけにはいかない”と思っていましたが、導入後は作業工程が簡素になったので複数の社員で業務を共有できるようになり、仕事の重圧から解放されました。

受取り側も導入メリットを享受、取引関係はより強固に

― 取引先様からの反応は?

そこは正直、稼働するまで不安なところでもありました。『BtoBプラットフォーム 請求書』は、こちらからお送りする招待メールから媒体社様にログインしてもらい、アカウントを開設してもらう必要があるのですが、実際にどれくらいの媒体社様が協力してくださるのか?と。だから、開始日までに9割(※1)超の媒体社様にアカウントを開設していただき、「やりたくない」というところが一社もなかったというのは驚きでした。(注:取材後、ログイン率は100%に)

媒体社様からすると、以前は日々膨大に届くメールの中から支払通知書が添付されたメールとパスワードのお知らせメールを探し出して…と手間が掛かっていたはずです。しかし、『BtoBプラットフォーム』上では過去の履歴も含めてパッと取り出せる仕組みになっています。また、通知書を受け取るアドレスの変更や追加もわざわざこちらに連絡しなくても自分たちでできるのが楽だ、というお声もありました。媒体社様にもメリットを感じていただけたから、ログイン率も高かったのだと思います。

― 今後の取り組みや期待していることを教えてください。

支払通知書の電子化には大変満足していますが、銀行への振込データの作成は手作業で行っています。支払通知と振込み、二つのデータは同じ内容なのでワンセットにできれば経理業務の負担はさらに軽減されます。『BtoBプラットフォーム 請求書』には、支払通知データから振込データを自動作成する機能があると聞いていますので、そこはぜひ導入に向けて検討しようと考えています。

いずれにしても、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入は、弊社にとって大きな一歩となったと思います。弊社は創業から5年しか経っていない非常に若い会社で、成長を続ける中で、管理や経理の仕組みづくりが追いつかず、人力に頼ってきたところがあります。今後、さらに大きくなる会社を支えるためには、いろんな分野で効率化を進め、数字管理の強化や統制のきいた体制を実現しないといけません。今後も単純作業をシステムに任せることで、人の力を管理業務やよいものを作ることに集中できればと思います。

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■ BtoBプラットフォーム 請求書

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スマートニュース株式会社
設立2012年6月15日
事業内容ニュースアプリ『SmartNews』の開発・運営
代表代表取締役 鈴木 健/浜本 階生
本社所在地東京都渋谷区神宮前6-25-16 いちご神宮前ビル3F
企業サイトhttp://about.smartnews.com/