書類の電子化で急成長に伴う課題を解決。
データ処理のインフラを整備して、信頼度の高い企業を目指します。

― 発注伝票を電子化したことで、効果はありましたか？

経理財務課主任：まず、ペーパーレス化により「書類の山問題」が解決しました。また、店舗での発注作業も効率化しました。弊社では全店でタブレットを使って、冷蔵庫の在庫を確認しながらその場で発注しています。これまでは保管場所でメモを取ってからファックスのある場所に戻って送信していたのですが、この手間が省けたのは大きいです。

その他にも、販促の面でも役立っています。商品管理部では原価管理や発注履歴などをチェックしているのですが、例えば、ある店舗において発注量が突出した材料があれば、その店舗の売れ筋商品がわかったりもするのです。すると、他の店でも取扱いを増やそうという提案もできます。これはデータ化ならではのメリットですね。

また、各店の発注伝票をもとにして月次損益計算書を作成しているのですが、これまでは月末に締めてから１カ月半ほどを要していました。紙の数字を基幹システムに手作業で入力していたためです。これが伝票を電子化したことで、CSVデータで処理できるようになり、６営業日に短縮できました。

― 「BtoBプラットフォーム 請求書」も導入されていますが、なぜですか？

経理財務課主任：店舗が拡大すれば、発注伝票だけでなく経理の処理も負担が重くなります。請求書を電子データでやり取りする『BtoBプラットフォーム 請求書』を使って、本部で処理している水道や工事、ユニフォームなどの請求費用を処理しています。請求内容の履歴が残るので、あとからでも調べられますし、経理システムにCSVデータで処理できます。発注伝票や請求書を電子化することで、スピードアップしていることは間違いありません。

― これから取り組んでいく課題を教えてください

商品部マネージャー ：アレルギー管理にさらに注力することが重要です。27品目管理を目指していきたいですね。将来的には、弊社のWebサイト上で商品ごとにアレルゲンを公開し、ご来店の前に確認したいというお客様のニーズに対応することが理想です。店頭の対応も省略できるので、メリットは大きいと思います。アレルギーの他にも塩分やカロリーなどの栄養成分表示などもしっかりと対応し、お客様に迅速かつ明確に回答できる体制にすることが必要ですね。

衛生面においても、対策を強化していきます。店舗の出店先が大型スーパーさんだと、食品の菌数検査で大変厳しい規定を守る必要があるのです。中でも生野菜は繊細に扱わなければ菌数が規定値を超えてしまうこともあります。そこで、今、ISOを取得した自社工場内で菌数を検査する部署を設けて、店舗で製造した商品を取り寄せて検査をしています。衛生管理も、しっかりと先手の対策を施す必要があるでしょう。

経理財務課主任：今後、会社を大きくして上場も視野に入れる弊社にとって、外部からのあらゆる目線を意識していくことが大切です。情報管理とスマートな対応、そして明確な財務状況を公表できること、つまり情報の“見える化”は重要課題になります。本腰を入れて解決に取り組んでいきたいと考えています。