請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

― まず、御社の事業内容について教えていただけますか。

主な事業はゴルフ事業です。ゴルフ場を紹介するフリーペーパー「バリューゴルフ」の発行、ゴルフ場のインターネット予約サービス「リピ増くん」「1人予約ランド」の提供、さらに2016年からは小売事業としてゴルフ用品店「ジーパーズ」を運営しています。

弊社からの請求内容は大きく2つあり、ひとつはフリーペーパーの広告掲載料、もうひとつはゴルフ場予約サイトの利用料です。ゴルファーが弊社のサイトで予約してプレーした場合に、ゴルフ場から利用料をいただく仕組みになっています。請求先のほとんどはゴルフ場です。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前の請求の流れについて教えてください。

月中締め分と月末締め分の2回、請求書を発行していました。発行先企業数は、多い月で1,000社、平均で800社ほどです。

請求書の発行は、経理の担当者2人が行います。まず請求金額が確定したら印刷して、社内保存用にスキャンします。そのあと、1枚1枚宛先を確認しながら、取引先ごとに仕分けをします。というのも、請求書はゴルフ場ごとに印刷されるのですが、1社が複数のゴルフ場を運営していることがあり、その場合は1つの封筒に入れる必要があるからです。

そのため、請求書の束の中から、同じ企業の分を抜き取ってまとめる作業が発生します。100コース以上を運営している大手が2社、10コース前後を運営している取引先も数社あります。

この抜き取り作業は、大手2社についてはリストがありますが、そのほかについてはリストがないため、経験と記憶を元に1枚ずつ確認しながら抜き取る必要があります。このような請求書が1回の締めにつき、300から400枚ほどありました。

仕分けたあとは、紙折り機で3つ折りにして、手作業で封入していきます。そして、封入後に別の人間が中身をすべてチェックして、2枚入っていないか確認します。大手やいくつかの会社を除いて、基本的には1社に対して1枚ですから…