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株式会社トライアルカンパニー取材日 2017年6月16日

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。
そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

利用サービス 請求書(受取・発行) | エリア 九州・中国・四国地方 | 業種 総合小売
株式会社トライアルカンパニー

株式会社トライアルカンパニー様は、ディスカウントスーパー「トライアル」を全国に約200店舗展開されています。食料品から衣料品、家電まで豊富な品揃えと安さを売りに急成長を遂げる中、2016年9月に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。今回はその効果について、本部の総務・経理業務などを管理されている株式会社トライアル・シェアードサービスの経理部部長、財務課課長代理、請求業務の各担当者様に話を伺います。

ココがPOINT!

  • 1毎月、段ボール3箱分蓄積していた、請求書の保管量を大幅に削減
  • 2業務ごとに分担している請求書の発行業務。各担当者が業務軽減を実感
  • 3郵送物の到着待ち時間がなくなり、月次決算が早期に確定

売上高に比例して増えていた、業務の負担

― まずは御社の事業内容について教えてください。

経理部 部長:弊社の主力事業はディスカウントスーパー「トライアル」を中心とした小売業です。エブリデイロープライスの販売戦略で、衣食住に関わるあらゆる品をお求めやすい価格でお客様に提供している点が特徴です。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の受取機能と発行機能の両方を利用されていますが、導入された経緯について教えてください。

システム企画部 課長:請求書の業務は手作業に頼っていた部分が多く、過去10年で売上高が約3倍に伸びる中で、取引先数も増え、経理業務が煩雑になっていました。そんな中で、業務を標準化させることが、会社としての大きな課題となっていました。

インフォマートのシステムを選定したのは、小売業への導入実績が多く、弊社の取引先様にも違和感なく使って頂けると感じたからです。

システム企画部 課長システム企画部 課長

請求書の受取をシステム化したことで、到着待ちや仕分け作業が削減

― 導入前の状況について、まず受取の方ではどのような課題があったのでしょう?

財務課 課長代理:請求書の受取業務は財務課の担当です。毎月、取引先の約3,000社から請求書が届きます。そのうち2,000社は商品の納入業者で、この請求書のやりとりは自社のシステム上で、すでに電子化が済んでいました。

ただ、残り1,000社のその他の経費の請求については、紙ベースで行っていて、そこに課題が残っていたのです。

作業はまず、会社に届くたくさんの郵便物のなかから、請求書を選り分けるところから始まります。選別された請求書は課内の専任のスタッフ2名が取りまとめ、各取引先様に支払う経費を弊社の会計システムへ手作業で入力していました。

人力に頼る部分が大きかった分、請求書の選別において他の郵便物が混入したり、紙の請求書を紛失したりすることがありました。また、データ入力にも手間が非常に掛かっていた上、入力ミスも常に避けられないリスクとして残っていました。

さらに、郵送されてくる請求書を待つことも必要で、弊社の会計システムに入力するまでに最低でも2、3日は掛かっていました。本決算などの繁忙期にはそれが1週間程度に伸びるうえ、『締め日まで請求書の発行は待ってほしい』と要望される取引先様も複数いらっしゃるなど、月次決算を確定できるタイミングがどんどん後ろにずれ込んでいくという点も悩みでした。

会社としては、今期発生した経費を確実に反映し、一日でも早く各事業の“成績”が知りたいのです。それは、新規事業の立ち上げなど、大きな経営判断を下す際に、より鮮度の高い情報が求められるからです。そのためにも早期の月次決算確定は不可欠な要素でした。

郵送されてくる請求書だけで、毎月段ボール3箱ほど。これらはすべて保管して置かねばならず、一旦は本社にある倉庫に保管していました。しかしある程度の量になったら、別の敷地にある、物流センターに移動させる必要もあり、余分な人件費が掛かっていました。

『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入後、受取業務の課題はどうなりましたか?

財務課 課長代理:現状は準備段階で、受取機能については1,000社の内まだ45社しか稼働していませんが、実はこの45社が全体の請求書受取の7~8割に相当しています。取引先様から財務課の担当者に直接請求データが届くようになり、導入前のような“請求書待ち”の状況がなくなりました。

また、システム導入のタイミングで、お取引先様に社内で経費を確定後、すぐに請求データを送信していただけるようにご協力をお願いしています。およそ3週間掛かっていた請求処理を早めていただいたことで、弊社の月次決算もおよそ1週間早まりました。もちろん紙の請求書が電子化されたことで保管に掛かる手間もコストも軽減されています。

財務課 課長代理財務課 課長代理

分担している請求書の発行業務。担当者が効果を実感。

― では、請求書の発行業務の方では、導入前にどのような課題を感じていましたか?

経理部 部長:請求書の発行は、毎月約440社に対して行っています。その内訳は、大きくは3つに分けられます。①各店舗に出店されているテナント様100社ほどへの賃料や光熱費の請求、②商品の配送を請け負う約110社への物流費用の請求、③商品を納入してくださる一部のメーカー様約150社分のリベート(販促費)の請求です。

いずれも各担当がエクセルで請求書を作成して印刷した後、封入して郵送するところまでを行っていましたが、年々、取引件数が増えていくなかで、手作業では請求書の発行業務が追いつかない状況が出始めていました。

― テナントへの請求書発行ではどのような点が改善されましたか?

テナント担当:紙の請求書の場合、例えばテナント業者様に請求書を郵送しても、きちんと担当の方に届いているのかどうかが分からず、入金も予定どおりされるか常に不安でした。

すべての取引先に、郵便物の到着を聞いて回るわけにもいきませんので、入金期日に口座を確認し、入金がないと分かって、初めて電話します。この後手に回らざるを得ない対応も負担でした。

また、一度発行した請求書の原本を一枚ずつコピーしてファイリングする保管作業にも、かなり時間を取られていました。

システム導入後は、請求書の開封確認機能によって、こちらから送信した請求データを先方が確認したかどうかが分かるようになり、「先方に請求書が届いてないかも」といった心配がなくなりましたね。あとはシステム上に発行済みの請求データの履歴が残りますので、コピーやファイリングの作業がなくなったところも頼もしく感じています。

― 物流の請求書発行ではどのような点が改善されましたか?

物流担当:物流費の対応については、ほぼ私ひとりが担当していました。毎月複数回に分けて110社に請求書を発行していたため、そもそも基幹システムからデータを抽出して、ファイルに貼り付けして印刷・郵送する事自体が大変でした。

また、郵送前には、物流部門の各担当にチェックしてもらう作業も必要です。発行期日が迫るなかで、すべての担当者に声を掛けて回るだけでも、ひと苦労でした。

物流費の請求データは、締め日の午後4時にならないと確定しないため、そこからの発行作業を行うと、手作業では翌日まで掛かってしまうこともありました。

システム導入後は、一連の作業がわずか1日で完了します。データ化によって印刷も不要になりましたし、チェックもオンライン上で可能です。総合すると私の作業時間が月10時間は削減されました。導入効果は想像以上でしたね。

― 購買・仕入れ担当者様の請求書発行はいかがでしょうか?

購買・仕入れ担当:弊社では仕入額に対して、一定の金額を販促費として、一部のメーカー様に割戻していただいています。

通常の仕入れの流れとは反対に、こちらから請求書をお送りするので、発行頻度は月に1度、発行数も150社分とそれほど多くないため、なかなかシステム化されず、ずっと手作業で対応していました。今回システム化されたことで、私の請求書発行作業はわずか1時間まで短縮されています。

他にメリットを実感しているのは、取引先のメーカー様から過去の発行済みの請求書に対して、問い合わせがあった場合です。1枚の請求書を探すため、社内の倉庫に保管してあるファイルを取り出し、1ページずつめくりながら探す作業にかなりの時間を割いていました。

探している請求書が社内にあればいいのですが、例えば「数年前の請求書を確認したい」と言われてしまうと、わざわざ社外にある物流センターまでファイルを取りに行かなければなりません。

いまではメーカー様からの問い合わせがあった場合も、会社名で検索すれば、すぐに欲しいデータが取り出せるので、急なお問合せも負担に感じることはなくなりました。

― 今後の取り組みや目標について教えてください。

財務部部長:まず、受取機能については、100%(約1,000社)の企業が活用できるところまで持って行くことを目指していきたいですね。受取った請求情報は同時に、会計システムとも連動させる方針です。請求書を電子データでもらい、これを自動的に会計システムに落とし込む仕組みができれば、請求書の受取業務は格段にスピードアップされます。その分作業負担が減り、請求データのチェックや、データの情報精査に人の力を向けられるようになると思います。結果として月次決算の早期化も実現すると思います。

今後はより一層、『BtoBプラットフォーム 請求書』を活用し、経費の削減と経理業務のスピードアップと精度の向上を図っていきたいと考えています。

経理部 部長経理部 部長

テナントご担当者様テナントご担当者様

物流ご担当者様物流ご担当者様

購買・仕入れご担当者様購買・仕入れご担当者様

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■ BtoBプラットフォーム 請求書

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株式会社トライアルカンパニー
設立1981年7月
事業内容小売業、ソフトウエア開発、物流、商品開発・製造
代表代表取締役 楢木野 仁司
本社所在地福岡市東区多の津1-12-2 トライアルビル
企業サイトhttps://www.trial-net.co.jp/
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