「すべての人に最高の余暇を」を掲げ、グループ一丸となり総合エンタテインメント事業を展開する円谷フィールズホールディングス株式会社様。手作業中心で非効率だった請求書発行業務を『BtoBプラットフォーム 請求書』に集約し、業務の精度と生産性を大きく向上させています。単純作業を減らし、経理のスキルを活かした業務改善や仕組みづくりを進める取り組みを伺いました。
サービス導入の背景と効果
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課題
- 非効率な作業を減らし、より付加価値の高い業務に注力したい
- 他部署のヘルプが必要な繁忙期の処理業務を省力化したい
- ドットプリンターで印刷し郵送するアナログ運用をペーパーレス化したい
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決め手
- 飲食事業の導入実績で得ていた『BtoBプラットフォーム』製品への信頼感
- 取引データを一元管理、お客様ごとのニーズに柔軟に対応できる
- インボイス制度や電子帳簿保存法等の制度変更にも確実に対応
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効果
- 業界特有の複雑なパターンにも対応し、請求書の90％をデータ発行
- 作業時間は月平均167時間⇒30時間、人員5人⇒2人へ効率化
- 請求業務のデジタル化により、業務の高度化への環境づくりが進む
時代に即した業務改革を目指し、業界に先駆けて電子請求書に取り組む
御社の事業内容について教えてください。
管理本部 経理財務部 販売経理課 課長（以下、販売経理課長）：
当社グループは、「コンテンツ&デジタル事業」と「アミューズメント機器事業」の2事業セグメントを中心にビジネスを展開しています。
アミューズメント機器事業は、業界屈指の全国流通網が強みです。遊技機の企画・開発から販売・サポートまでを一貫して行い、パチンコホール様に寄り添った、販促支援・人材育成等あらゆるサービスも提供しています。特に力を入れているのが、「IP（知的財産）ビジネス」です。遊技機を映画やテレビと同様のメディアと捉え、『エヴァンゲリオン』や『ウルトラマン』といった人気IP（キャラクター・ストーリー）の魅力を活かした遊技機の企画・開発で、グループ共通のビジョン、「すべての人に最高の余暇を」の実現に向け取り組んでいます。
請求書の発行に、10年以上前から『BtoBプラットフォーム 請求書』を活用されています。
販売経理課長：
導入した2016年1月当時、アミューズメント業界の主流は紙文化でした。電子請求書も今ほど普及していない状況でしたが、当社では業界に先駆け業務デジタル化・ペーパーレス化推進に取り組んでいたのです。
特に管理部門においては、「時代に即した業務環境の整備」が重要なテーマでした。非効率で課題の多いアナログな定型業務は、デジタルで省力化し、従業員はより付加価値の高いクリエイティブな業務に注力すべきという考えが共有されていました。
紙の請求書の発行には、どのような課題があったのでしょうか。
販売経理課長：
毎日大量に請求書を発行する手作業が、担当者の大きな負荷でした。請求書は全国約1万のパチンコホール経営法人様や店舗様に対して、月間6,000件あまり発行します。うち約5,000件は、遊技機の機種代金に関するものです。納品のたびに請求書を発行するので、少ない日で10～20件、多いと1日数千件と、繁閑の差が極めて大きくなる傾向があります。
基幹システムから請求データを抽出し、請求書・納品書・控えの連続帳票としてドットプリンターで印刷する運用です。ミシン目で切り分けて、請求書と納品書を封入して発送、控えは保管と、一連の手作業は工数がかかります。5人で分担していましたが件数が多い時は他部署の応援が必要で、集荷時間に間に合わせるために常に時間との戦いでした。封入ミスなど起こさないよう神経を使う場面も多く、大きな負担だったのです。
こうした状況を受け、「従業員は単純作業ではなく、専門性の高い業務に専念するべき」との方針からドットプリンター運用を廃し、電子請求書システム『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の決断に至りました。
電子請求書発行の先駆者として、発行・受取の双方が理解し、運用できる環境を構築
請求書の電子化に『BtoBプラットフォーム 請求書』を選んだ理由を教えてください。
販売経理課長：
当社では飲食事業で以前より同シリーズの受発注システム『BtoBプラットフォーム 受発注』を利用しており、品質に信頼があったからです。ただ、電子請求書は受取側であるお客様の理解と協力が不可欠です。当時、電子請求書はまだ浸透しておらず、インフォマート社と連携して取引先を1社ずつ直接訪問し、仕組みやメリットを丁寧に説明してまわりました。
現場の要望や不安にも丁寧に向き合い、対応を協議しながら必要に応じて機能改善につなげたケースもあります。地道に賛同を積み重ね、導入から1年半で『BtoBプラットフォーム 請求書』で発行する請求書の割合は55％程度になりました。残りは他社の郵送代行サービスを利用したので、郵送作業も不要です。発行業務にかかる作業は月平均167時間から50時間まで短縮、人員も5人から2人に削減。付随して郵送にかかる経費も不要になり年間約20％のコスト削減効果が得られました。
導入から10年が経過した、現在の活用状況はいかがでしょうか？
販売経理課 アシスタントマネージャー（以下、アシスタントマネージャー）：
現在は機械代の8～9割が『BtoBプラットフォーム 請求書』によるDtoD（Data to Data）発行となり、大幅に効率化が進んでいます。
私が配属されたのはコロナ禍直前で、導入から数年経っており手作業は経験していませんが、今でも多い時は1日500件超の請求書を発行するので、従来の手作業では大変だっただろうなと想像できます。
特に、コロナ禍やインボイス制度、電子帳簿保存法などの法改正を背景に、ここ数年は、お客様側からデータ受取を希望されるケースが増えました。郵送代行で受け取られているお客様から「請求書が届いていません」とお問い合わせをいただいたのをきっかけに、「データであれば即日発行できます」とご案内すると受取方法を切り替えていただけるなど、電子化が大きく進んでいるのを実感します。
『BtoBプラットフォーム 請求書』は既存フォーマットに合わせたスムーズな運用で、法令の要件を満たした形で安全に請求書を保管できるのも利点です。法改正時にも迅速に対応した機能やリリースが提供されるため、継続利用の大きな理由になっています。
発行側としても、先方の閲覧・承認状況を把握できるので問い合わせ対応が容易です。お客様との連携が取りやすい点も利便性を感じています。
他社サービスを利用していた郵送代行も、『BtoBプラットフォーム 請求書』に集約されたと伺いました。
販売経理課長：
データの一元管理による効率化が目的です。9割が電子請求書とはいえ、受領体制の事情など、紙の請求書のニーズは一定数あって他社の郵送代行サービスを併用していたのですが、請求処理が複数発生するため、業務負担が課題となっていました。
アシスタントマネージャー：
従来は、請求データを『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードする前に、お客様ごとにデータ受取か郵送か、手作業で振り分ける必要があったんです。郵送代行サービスをオプション機能で集約した結果、一括アップロードだけで自動的に振り分けられ、1回の作業で完了するようになりました。人手によるミスのリスクもなくなり業務負担の軽減につながっています。作業時間も従来の月50時間から約30時間まで削減し、さらに効率化が進みました。
この10年で、取引先の電子請求書に対する理解も進んだと感じますか？
販売経理課長：
正直、導入当初は慎重なご意見もありましたが、ご利用の中で、「すぐ届く」「確認しやすい」といった利便性を実感いただき、徐々に関心と理解が広がったと感じています。
直近では、インボイス制度もひとつのきっかけになりました。インボイス対応は必要項目の整備にとどまらず、たとえば遊技機の下取りのような「仕入」に該当する取引は請求と仕入の相殺をいかに適切に反映させて1枚の請求書に記載するか、といった対応も求められます。こうした複雑な取引形態もインフォマート社と協議を重ねて乗り切りました。柔軟な対応で業務への影響を抑えてきた積み重ねが、取引先の理解と電子化の浸透につながっていったと実感しています。
アシスタントマネージャー：
アミューズメント業界は業界特有の請求処理も多く、「遊技機の中古移動を行いたいので、残債管理のために請求書も急いで発行してほしい」といったご要望もあります。郵送では難しいケースでも、電子請求書なら当日中の発行・共有が可能で、そのまま支払まで進めます。このようなイレギュラーに対応できる点もデジタルならではの大きなメリットだと思います。
付加価値業務へのシフトが実現、その先のDXへさらなる展開
デジタル化で目指していた、より付加価値の高い業務への注力は実現できていますか？
販売経理課長：
確実に実現できているといえます。定型業務にかかる時間の大幅な削減で、業務改善や仕組みづくりにリソースを充てられるようになりました。
特に、発行作業の簡素化により、業界特有の複雑な発行パターンに対応できる余力が生まれた点は大きな変化です。スタッフ自らが業務を見直し、基幹システムから、製品別・取引先別に発行可否・締日等の属性で請求データをコントロールできる仕組みを構築・実装し、業務品質の向上につなげています。
現在取り組んでいるのは、RPAを活用したデータ処理の自動化や入金消込の効率化など、さらなる手作業の削減と精度向上です。単なる効率化にとどまらず、「どうすればより良くできるか」といった業務の在り方そのものを見直しながら、より付加価値の高い仕事へのシフトを進めています。
今後の展望をお聞かせください。
販売経理課長：
DXは時代の大きな流れであり、今後さらに加速していくと捉えています。アミューズメント業界で進む請求書の電子化は、その象徴であり、今や「正確、簡単、迅速」に請求書を発行できる『BtoBプラットフォーム 請求書』が業界のスタンダードになったと感じています。
今後は、請求書業務にとどまらず、業務全体のデジタル化・自動化をさらに推進していきたいです。すでにRPAやOCRを活用した業務効率化には取り組んでいますが、今後はAIの活用も含め、より高度な自動化を目指していきます。
さらに、請求書だけでなく、契約書や入金処理なども含めた一元的な管理ができる環境を構築したいと考えています。
業務全体がシームレスにデジタルで完結できる形が理想です。定型業務は可能な限りシステムに任せ、従業員一人ひとりがより付加価値の高い業務に集中できる体制づくりを目指します。また、データ活用を進め、より迅速で的確な意思決定を支援し、企業全体の競争力向上にもつなげていきたいです。
※掲載内容は取材当時のものです。
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