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東西産業貿易株式会社取材日 2017年8月17日

月初の繁忙期に負担になっていた請求書発行業務の改善は、
数字には表れない大きなメリットです。

利用サービス 請求書(発行) | エリア 関東地方 | 業種 フード
東西産業貿易株式会社

1953年創業の東西産業貿易様は、養鶏産業に欠かせない生産システム全般にわたる機械設備の販売・設置や、食肉の輸入販売などをされています。請求書発行の業務改善とペーパーレス化を狙い、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。その経緯と導入効果について、ご担当者様にうかがいました。

ココがPOINT!

  • 1毎月合計で12時間かかっていた請求書発行業務が2時間で完了
  • 2請求書発行コストが、約40%削減。年間110万円⇒65万円に。
  • 3課題になっていた月末締め作業の早期化を実現

毎月600件の請求書を発行。年末には1,000件を超えることも

― まず、御社の事業内容について教えてください。

経営企画室 室長代行(以下、室長代行):弊社の歴史は、1953年に鶏の雌雄判別機の開発・販売から始まりました。現在は、食肉の輸入・販売を行う食品部と、養鶏場用の設備機械の輸入・設置を行う機械部を中心に、食肉プラント部、商品開発部、農畜産グループの5つの部門があります。食品部で扱っているターキードラム(骨付き肉)は、大手テーマパーク等に卸しており、弊社のヒット商品になっております。

― 以前はどのように請求書を発行されていたのか教えてください。

室長代行:元々は5つの部門が、それぞれ個別に請求書を発行していました。それを2008年に行った販売管理システムの導入に合わせて、“請求に関することは財務経理部で一括して行うのが望ましい”と、請求書の発行業務を財務経理部に集約しました。

財務経理部 課長(以下、課長):請求書は、食品部と機械部のものが多くを占めます。一日では作業が完了しないため、第2営業日に食品部、第3営業日に機械部、と作業日をズラしています。請求件数は月平均で食品部が350件ほど、機械部が250件ほどです。ただ、年末はターキーの需要増で食品部の件数が増え、合計で1,000件ほどになります。

A4用紙に請求内容を印刷後、手作業で3つ折りにして窓付き封筒に封入し、投函します。この一連の流れを、ほぼ担当が1人で、第2・第3営業日の午後を丸々使って作業していました。時間にして約6時間、2日合わせて12時間ほどの作業です。

― 発行業務で課題になっていたのはどのようなことでしょうか。

課長:手作業ですので、業務全体にわたり大変でしたが、特に負担を感じていたのは、お客様からの「早く請求金額を知りたい」という問い合わせへの対応です。依頼があった請求書をファックスで送るのですが、封入作業と並行しての作業だったため、大きな負担でした。毎月30件ほどですが、かなり時間を取られていたのも事実です。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の経緯について教えてください。

食品部Gリーダー:弊社の代表が朝のビジネス番組で流れていた「BtoBプラットフォーム 請求書」のCMを見て、うちも電子化できないかと相談を受けました。食品部は、お客様が食品メーカーさんや、問屋さん、ホテルやレストランなどの外食企業さんなので、特殊なお客様がいないため電子化しやすいだろうと。そこで、当初は食品部だけテスト的に導入してみようということになりました。

室長代行:ところが、実際にインフォマートさんと一緒に導入を進めていくうちに、ほかの部門でも電子化できそうだということで、結局は同時に全部門で導入することになりました。

経営企画室 室長代行経営企画室 室長代行

食品部Gリーダー食品部Gリーダー

請求書発行にかかる作業時間の80%、コストの40%を削減

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入により、作業はどのように変わりましたか?

課長:販売管理システムでの締め作業後、『BtoBプラットフォーム 請求書』にCSVデータをアップロードし、発行手続きをするだけで作業が完了します。弊社の販売管理システム上での請求データの確認作業を含めても、1時間で終わるようになりました。これまでと比べて、相当手間がかからなくなったという印象です。

コストの面で見ても、以前は人件費と紙代、切手代などを含めて1通200円ほど、年間で約114万円かかっていましたが、『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後は、月額のシステム利用料と郵送代行サービス(※電子請求書を利用中でない取引先へ自動で発行される紙の請求書)を合わせて年間67万円ほどにまで圧縮できました。削減額は47万円、約40%もの費用が削減できました。

他にも、ここには表れない数字として、手間の軽減はかなり大きいです。というのも、月初は財務経理部門にとってとても忙しい時期です。その繁忙期に2日で12時間もかかっていた作業が2時間で完了し、ほかの作業に充てることができるというのは、金額以上に大きなメリットを感じています。

実は、『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後に財務経理部の担当部員が1人退職したのですが、締め作業も請求書発行作業も滞りなく行えています。もし、導入前だったら代わりの人を雇わなければいけなかったと思います。

― 郵送代行サービスもご利用いただいていますが、電子請求書との割合はどれほどでしょうか。

課長:現状では、食品部は電子請求書と郵送代行は、6:4ほどで電子化できています。機械部は半々といったところです。

機械部Gリーダー:機械部ではお取引先の規模や業務形態により日常的にそれほどパソコンを使用されないケースも多く、電子化の割合は当初2~3割でした。しかしその後の継続的な案内の効果もあり徐々に増えています。

食品部Gリーダー:食品部では、電子化率をもう少し伸ばせるかと思っていました。しかし実際には、大手の食品メーカーさんは支店も含めた全社で請求書業務を統一されており、本店の決裁だけでは電子請求書を導入できないという事情がありました。そのような企業には、郵送代行サービスで紙の請求書を発行しています。

ところが、導入から1年が経過するうちに、そういった多くの支店を持つ大手さんから、逆に「インフォマートで電子化しようと思う」といったお話が来るようになってきました。そのおかげで、当初、郵送代行で発行する方が多かったのが、先日逆転して、電子化の方が多くなったのはうれしかったですね。

郵送代行でお届けしたお客様から問い合わせがあった場合には、郵送代行の説明と共に電子請求書をご案内し、『BtoBプラットフォーム 請求書』へのログインをお勧めしています。地道に増やしていくことで、今後も電子化率は伸びていくと考えています。

機械部Gリーダー機械部Gリーダー

請求の締め日が1.5日早くなり、請求金額の早期確定を実現

― その他、『BtoBプラットフォーム 請求書』導入による効果はありますか。

課長:導入前には想定してなかった、副産物的な効果もありました。全社的に毎月の締めが1日半ほど早くなったのです。これまでは、午後いっぱいをかけて請求書を発行していたので、作業中に伝票の間違いに気づき、再発行して、封筒を開けて入れ直すというようなこともありました。

食品部Gリーダー:結局、社内での業務なので、締め日時が過ぎても“お願いすれば何とかなる”という感覚があったのだと思います。今は、「電子請求書サービスを使っているため、データの締め切り時間を過ぎたら修正を受け付けられません」と伝え、次月の月初に赤黒伝票を起こすしかないということを営業担当者、データ入力担当者にも理解してもらっています。

その結果、全社的に締め日時を確実に守るようになりました。長年にわたり課題に上がりながらも実現できなかった請求の早期確定も、『BtoBプラットフォーム 請求書』導入によって実現できたのです。

― 今後の目標などはありますか。

課長:業務部門では、請求内容について不明な点があれば、それぞれが『BtoBプラットフォーム 請求書』で確認するようになりましたが、営業部門ではまだまだ浸透していません。社内からだけでなく、外出先からでも売掛金を確認することもできるシステムなので、皆が上手に活用すれば、もっと業務効率の改善にもなると思います。

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■ BtoBプラットフォーム 請求書

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東西産業貿易株式会社
設立1953年11月19日
事業内容食品の輸入・販売、養鶏用設備とサービスの提供、食肉関連機器の開発・製造・販売ほか
代表代表取締役社長 槇 章介
本社所在地東京都文京区湯島2-17-8
企業サイトhttp://www.tohzai-sangyo.co.jp/
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