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株式会社プロルート丸光取材日 2017年9月28日

請求書の電子化は、取引先の負担も軽減できる取組み。
利用開始直後から7割もの請求書が電子化できました。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 近畿・中部地方 | 業種 アパレル
株式会社プロルート丸光

明治33年創業という老舗の総合衣料卸売業である株式会社プロルート丸光様。小売店向けに、約10万点におよぶ商品を販売されています。仕入先のメーカーから受け取る専用請求書の処理業務に大きな負担があり、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。その効果について、経理部マネジャーと経理担当者にお話をうかがいました。

ココがPOINT!

  • 1請求書データの入力作業時間が、120時間⇒20時間と大幅に削減
  • 23人が3日間かけて行っていた請求書の処理が、担当者1人で可能に
  • 3専用請求書から電子請求書への変更で、取引先メーカーの負担が軽減

請求書の内容を会計システムに手打ちで入力。人海戦術にも限界が

― まず、御社の事業内容について教えてください。

執行役員 管理本部長 兼 経理部マネジャー(以下、経理部マネジャー):衣料品を主軸として、服飾雑貨や寝具・インテリア用品などを専門店やチェーンストア、百貨店などの小売店様に卸す、卸売業を行っています。実店舗も運営していますが、小売店様向けの会員制卸売ですので、一般消費者の方はご購入いただけません。扱う商品点数はおよそ10万点で、一部PB商品もありますが、基本的には国内メーカーさんから仕入れた商品が大半を占めます。

― 請求書は月に何件ほど送られてくるのでしょうか?

経理部マネジャー:請求書は主にアパレルメーカーさんから送られてきます。頻繁に稼働している取引先が約800社あり、弊社は月に2回の締めがあるため、月に2回、800社からの請求書を処理します。月2回の締めは、5日締めの15日支払い、20日締めの月末支払いとなります。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前の請求書の処理業務について教えていただけますか?

経理担当者:請求書には必着日を設定しており、締め日から3日後としていました。メーカーさんから届いた請求書を開封し、金額などの内容を入力・照合し支払います。

― 導入前に苦労されていたのはどのような点でしょうか?

経理担当者:まず、月に2回、800社から請求書が届くという物量の多さと、支払日までのタイトなスケジュール、そして何より一番の課題は入力・照合にかかる時間です。照合するためには、発注の日付と伝票番号、金額の3項目を会計システムに手入力する必要がありました。弊社では専用請求書を利用しているため、取引が多いメーカーさんになると、請求書1枚が20行あり、それが15枚届くようなこともありますので、とにかくすごく時間がかかってしまうのです。

入力作業には、毎回3日ほどかかります。商品が多く入ってくる秋冬は最盛期で、入力作業に3人がかりで3日間。それが月2回で計6日間と、入力作業だけで月に120時間以上かかっていたことになります。請求書の枚数では、多い月で1回に900枚、月2回で1,800枚ほどになっていました。入力は派遣社員のほか、社内の者が残業して対応することもあります。請求書処理業務の時間の短縮は、長年の課題でした。

執行役員 管理本部長 兼 経理部マネジャー執行役員 管理本部長
兼 経理部マネジャー

経理ご担当者様経理ご担当者様

煩雑だった入力作業が大幅に解消

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入のきっかけを教えてください。

経理部マネジャー:入力作業の課題を解決しないといけないと思っていた頃、総務部のほうでコスト削減への取組みとして、コニカミノルタさんから複合機導入の提案がありました。その際、請求書を電子化してペーパーレス化ができるという話があったのです。私としては、ペーパーレス化はもちろん賛成でしたが、それ以上に入力作業の大幅な簡素化に期待して、「すぐにやろう!」となりました。

― 実際に導入した効果はいかがでしょうか?

経理担当者:入力作業がなくなったので、かなり楽になりました。電子化されていない紙の請求書の手入力も含めて、いまでは、請求書の処理作業は派遣社員を雇わずに社内の者が行い、月2回分で20時間にまで削減できました。

紙の請求書では、締め日から3日後を必着日としていましたが、いまでは締め日当日に届くことも多いため、処理も早く済ませることができます。

経理部マネジャー:請求書のデータは、社内の情報システム室で金額などに間違いがないか照合するのですが、導入以前は金額の相違が頻繁に発生していました。金額が違う一番多い理由は、締め日の基準の違いです。例えば、20日締めの場合、メーカーさんが20日に発送しても、弊社への到着は21日以降です。メーカーさんは出荷日を基準にされていて、弊社では商品の検収日を基準にするので、ズレが生じてしまいます。その際は、弊社の締め日を基準に金額を確定し、明細書をお送りするのでそこでメーカーさんにご確認いただきます。支払った後で、金額が違うという問い合わせがあり、その対応にも時間がかかっていました。

『BtoBプラットフォーム 請求書』導入によって、金額の違いについても『BtoBプラットフォーム 請求書』上で再発行のお願いが簡単にできるので、対応時間も減っています。

経理部マネジャー:導入からおよそ2カ月で、メーカーさんの7割が『BtoBプラットフォーム 請求書』を使ってくれています。直近では600社ほどから請求があり、そのうち約400社が電子請求書です。

専用請求書から電子請求書への変更で、取引先の負担も軽減

― 電子化率がすぐに7割まで進んだのはなぜでしょうか?

経理部マネジャー:まず考えられる要因として、弊社への請求には専用請求書を使っていただいていたことがあげられます。専用請求書は2枚複写式で、1枚は弊社に発送していただき、もう1枚はメーカーさんの控えです。1冊70セットを、300円でメーカーさんに購入いただいています。その請求書には、弊社からの発注書の伝票番号や明細、金額などを手書きで記入せねばならず、メーカーさんにとってかなりの負担だったと思います。それが電子化によって、自社で販売管理システムを使っておられるメーカーさんであれば、データをアップロードすればいいだけですし、専用請求書代も郵送代もかかりません。手書きで間違った場合の書き直しなども含めると、相当楽になられたのではないかと思います。

経理担当者:それからもうひとつ、考えられる理由があります。『BtoBプラットフォーム 請求書』の利用を開始する1カ月前に、インフォマートさんが作成したマニュアルを、弊社の入力フォームに合うようにアレンジした簡易マニュアルをメールで送りました。それを見ながら操作していただくことで、スムーズに電子請求書への対応をしていただけたのだと思います。

それでもメーカーさんから、「登録はしたけれど、その後はどうしたらいいんですか?」という問い合わせが多くありました。その際には、簡易マニュアルを見ていただきながら、弊社でも画面を見て、お客様と一緒に日付はこの欄にとか、金額はここにというように確認しながら作業をお願いしました。最初の1、2カ月はそういった問い合わせも多かったですが、いまはもうほとんどありません。

― 今後の御社の取り組みについても教えていただけますか?

経理部マネジャー:請求書の受取だけでなく、発行も電子化できないかと思っています。ただ、弊社がメーカーさんに対して専用請求書を使っていただているのと同じように、売り先でも専用請求書を使っているところが多いのです。発行先は300社ほどですが、手書きや専用フォームへの入力など、方式は様々です。現場と相談をしながら、電子化に向けて進められればと思います。

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■ BtoBプラットフォーム 請求書

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株式会社プロルート丸光
設立1951年3月27日
事業内容総合衣料卸売業
代表代表取締役社長 安田 康一
本社所在地大阪府大阪市中央区久太郎町2-1-5
企業サイトhttp://www.proroute.co.jp/
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