株式会社大賀薬局取材日 2017年10月17日

従業員の働きがい日本一を目指して。
電子化による業務の効率化は、お客様に向き合う本来の時間を生みだしています。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 九州地方 | 業種 総合小売
株式会社大賀薬局

1902年創業の大賀薬局様は、福岡県を中心にドラッグストアと調剤薬局を展開されています。従業員の働きがいが増すことがお客様の満足につながるという信念のもと、請求書受取業務の負担軽減を目的として『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。導入の手ごたえや今後への期待について、大賀社長と各ご担当者様にお話をうかがいしました。

ココがPOINT!

作業量を減らして従業員の満足につなげたい

― まず、御社の事業内容について教えてください。

大賀社長:弊社は福岡県を中心に、ドラッグストアと調剤薬局を展開しています。県外では佐賀、熊本、大分、鹿児島、それに沖縄県にも店舗があります。調剤薬局とドラッグストアが併設した業態、化粧品専門店、コンビニエンスストアと連携した店舗など、あわせて89店舗を運営しています。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の経緯について教えてください。

財務経理部長:弊社では、取引先から受け取る請求書について、いずれ電子化したいと思っていました。そんな折に、社長から「こういうものがあるから検討したらどうか?」という話があったんです。それが『BtoBプラットフォーム 請求書』でした。

そこで、まずは明細の量が膨大だった仕入関係の請求書から導入を開始しました。続いて、会計システムへの手入力に手間がかかっていた経費関係の請求書についても、最近スタートしたところです。

大賀社長:導入したいと考えたのは、自分も含めてですが、従業員の作業量を減らしたかったからです。そのための施策としての電子化、ペーパーレスです。

請求書に限った話でなく、経費精算など決裁が必要なものから、有給申請や勤怠届まで、基本的に手書きの書類が膨大な量であがってきて、最終的に私が目を通しています。これが、タブレット端末で見て承認できれば、出張の飛行機の中とか移動時間も、効率的に使えますよね。電子化を進めることで、紙だけでなく、時間の削減にもつながることを期待しました。

従業員も、経理業務の中でも作業の部分にかなりの時間と手間がかかっているようだったので、そこをもっと簡素化・効率化したかった。今後、できるものは100%電子化していきたいのですが、まずは紙の量が多くて成果が目にみえてわかりやすい請求書から取り組みました。効果が見えてくれば他の部門のシステム化も、説得力をもって進めやすくなりますから。

代表取締役社長 大賀崇浩様代表取締役社長 大賀崇浩様

取締役 財務経理部長取締役 財務経理部長

電子化によってなくなった1月分の紙の請求書(担当者一人分)電子化によってなくなった1月分の紙の請求書
(担当者一人分)

電子化で消えた分厚い請求書の束に、効果を実感

― 導入にあたって、取引先様からどのような反応がありましたか?

財務経理部長:汎用の販売管理システムを利用している取引先は、『BtoBプラットフォーム 請求書』と容易に連携できるので、すぐに賛同していただきました。独自のシステムを組まれているところは連携が難しい場合もありますが、ご理解とご協力をいただいて今は徐々に電子化率が高まってきているところです。

― 導入後、請求書の受取業務にはどのような変化がありましたか?

仕入担当者:請求書を紙ではなく電子で受け取ると聞いたときは、どういうことなのかよくわからず、正直なところ不安がありました。でも、厚い請求書の束がごっそりなくなるという変化をまのあたりにして、実感がわきました。ファイリングにコツが必要で、紐を通すための穴のあけ方とか、地味な作業ですがけっこう苦労するんです。なので、電子化がさらに進んでほしいな、と思っています。

財務経理部長:取引先様から送られてきた仕入関係の請求書で私たちが最初にチェックするのは、総額の金額と店別にどれだけ仕入れたかという一覧表です。そこが合っていれば、明細のチェックはしません。極端な言い方をするならば、弊社と取引先、双方にとって金額があっていれば分厚い明細は、不要な存在なんですよ。それを電子データ化してクラウド上に保存できるのは、弊社はもちろん先方にとってもプラスになっていると思います。

仕入担当者(主任):導入前は、請求額と仕入データに差異があった場合の突合せに、かなりの時間がかかっていました。仕入先は300社ほどあり、量が多い取引先様になると明細だけで40枚以上あったりします。そうすると、差異があった場合の突合せに、1社で2~3時間かかるなんてこともありました。

導入後は、明細をデータとしてダウンロードできるため、半分以下の時間で突合せが終了しますので、非常に助かっています。

― その他に導入のメリットはありましたか?

経費担当者:不着・紛失に関するトラブルがなくなりました。導入前は、取引先から「請求書を送りました」といわれても、実際には届いていないことがあったんです。先方は「先月分が支払われていません」、弊社は「請求書自体が届いていません」となると、互いにストレスになりますよね。

実際に支払手続を進める際もイレギュラーな対応となり、時間をとられ負担に感じていました。導入後は、電子請求書なら送った履歴が確実に残りますから、このやりとりがなくなり、弊社にとっても取引先様にとっても良かったのではないかと思います。

それと、紙の請求書の場合は、郵便で届くと仕入も経費も含めて私が各担当者に仕分けしています。この作業はどの取引先が誰の担当かを把握していないとできないので、他の人に任せられないんです。電子請求書であれば直接担当者に届くため、そもそも仕分ける必要がありません。さらに、郵便物の量自体が減ったため、仕分けにかかる時間が削減されています。

仕入ご担当者様仕入ご担当者様

仕入ご担当者様(主任)仕入ご担当者様(主任)

経費ご担当者様経費ご担当者様

お客様満足につながる、従業員の働きがいアップを目指して

― 今後への期待や取り組みを教えてください。

経費担当者:今後の課題としては、まず経費の請求書に関して会計システムと連携させたいと考えています。連携が出来れば、手入力の手間がなくなり、作業自体がかなり早くなると思います。

次に、沖縄県に展開している店舗にも『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入したいと考えています。沖縄の店舗については、今はまだ紙で対応しているんです。ここを電子化すれば、福岡にいても沖縄の事務所と同じ作業ができますし、遠隔地とのやり取りであればより電子化のメリットを実感できると思いますので期待しています。

大賀社長:大賀薬局が創業以来大事にしてきたのは、ソリューションです。物を売っておわりではなく、お客様の困りごとを解決するということ。加えて、弊社の経営理念は「従業員満足 お客様満足」です。お客様より従業員が前にくるのは、企業として従業員満足の達成に全力を注ぐことが、必ずお客様満足に結びつくという信念があるから。ですから、私は従業員の働きがい日本一を目指しています。

電子化によって効率を高めていくことで、私自身は机にいる時間よりも会社の成長を描く時間とか、店舗をしっかりまわってビジョンを伝える時間を増やしたいと考えています。従業員も効率化によって生まれた時間は、地域の方々のお役に立つような活動に力をいれたり、お客様とのコミュニケーションにあててほしい。それを喜びと感じる経験を積み上げていってほしいですね。

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株式会社大賀薬局
設立1949年11月
事業内容医薬品・化粧品・化粧雑貨・生活雑貨小売、処方せん調剤
代表代表取締役 大賀 崇浩
本社所在地福岡市博多区博多駅前3-9-1 大賀博多駅前ビル3F
企業サイトhttp://www.ohga-ph.com/
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