東京の下町で文房具店からスタートし、今や売上高300億円を超える日本最大の楽器小売店である島村楽器様。請求書の受取業務を改善するため、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されています。その効果について、請求書受取業務のご担当者様と、導入のきっかけとなった関連会社・ホットラインミュージック株式会社の役員様にお話をうかがいました。
ココがPOINT!
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1
社内システム等への入力・確認にかかる時間が、合計で月56時間⇒30時間に
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2
不可能と思われていた店舗単位での請求書受取・承認が実現
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3
負担だった郵便物の仕分け・開封作業から解放
請求書がデータで届けば楽になるかもしれない
まず、御社の業務内容について教えてください。
仕入担当者：
島村楽器は、音楽の楽しさを提供する総合楽器店として、楽器の販売や音楽教室の運営などを全国展開しています。現在では、ショッピングモールへの出店を中心に38都道府県164ヶ所の支店があります（2017年12月時点）。
『BtoB プラットフォーム 請求書』の受取機能をご利用いただいていますが、取引先はどういった企業様になりますか？
経費担当者：
弊社で受け取る請求書は、大きく仕入関係と経費関係の請求書に分かれます。経費の取引先は、主に全国の店舗の用度品関係、修繕費関係、配送関係などの企業様ですね。
仕入担当者：
仕入の主な取引先は、楽器メーカーです。取引の3分の1が関連会社のホットラインミュージックであり、島村楽器のオリジナルブランド楽器や、国内外のメーカーさんとのコラボレーションで開発した楽器などを物流面で管理してもらっています。
導入のきっかけは、ホットラインミュージック様だと伺いました。
執行役員
ホットラインミュージック株式会社 執行役員：
『BtoB プラットフォーム 請求書』については、まず関係会社である弊社が導入し、島村楽器にも薦めました。導入以前は、弊社で把握している仕入データと取引先から送られてくる請求書の内容を突き合わせる作業に非常に時間がかかっていたのが悩みでした。というのも、専任担当がおらず業務の合間で行わなければならなかったこともあり、突合せ作業に毎月20日頃までかかっていたんです。これを何とかしたいと考えて、いろいろな対策を行いましたがどれも効果が薄く長続きしませんでした。
そんな時にある展示会で『BtoB プラットフォーム 請求書』を知りました。請求書がデータになればチェックも早くなるはずだと考え、導入の話を進めました。その過程で、島村楽器とはお互い重複している仕入先や経費の支払い先も多く、一緒に電子化を進めていくことができそうでしたので、導入を薦めたというのがきっかけですね。
店舗未承認で毎月各店舗の経費を計上、これって大丈夫？
導入前の状況について、仕入と経費、それぞれの課題などを教えてください。
仕入担当者：
月初は郵便物の大半が経理宛なので、仕分け作業を我々が担当します。まず請求書など経理宛の書類とそれ以外の部署の書類に仕分けして、請求書も仕入と経費で分かれているのでそれもまた仕分けします。仕入の請求書だけでも月間で200社を超え、開封も含めると毎月3時間はかかっており、負担でしかありませんでした。
仕入の場合、開封後は、請求データをエクセルへ入力後、社内システムへ取り込み、店舗ごとの請求額と入荷データを突き合わせ、支払い明細、振込依頼書を作成します。特に、入力作業には毎月20時間ほどかかっていて、負担に感じていました。
経費担当者：
経費は、仕入と同様に郵便物の仕分けと開封をしたら、支払額をアクセスとエクセルへ手入力し、会計システムにデータをいれ、支払いの準備をします。ほとんどの行程が手作業になりますので、二人体制でチェックを行っていました。それでも、完全にはミスを防ぎきれず効率がよくない上に、この作業に毎月36時間ほどかかっていました。
さらに、各請求書は店舗を通さずに経理課宛てに送られてきていました。仕入と違い、経費のほうは本当にその店舗で使われた金額かどうかを確認するすべがありません。したがって、店舗側のチェックがない状態で月次を締めた後、エクセルで支払情報を店舗に公開し、間違いがあれば修正するというフローでした。
店舗未承認の状態で経費として計上していることになるので、「こんな状態でいいのかな」とずっと気になっていました。かといって、最初に各店舗で受け取るフローに変更するのは、紛失のリスクや郵送にかかる時間を考えると、難しいのが現状でした。
導入後、それらの課題は解消されましたか？
仕入担当者：
導入後は、電子請求書で届いた分についてはそもそも仕分け・開封の作業が発生しないため、この点はかなり軽減されました。また、仕入と経費を合計して約56時間かかっていた社内システム等への入力・確認にかかる時間が、30時間にまで削減されています。
経費担当者：
電子であれば紛失のリスクや郵送に時間がかからないため、経費の請求書については、最初の受取先を店舗に設定し、店舗が請求内容をチェックした後に本社の経理にまわってくるフローに変更しました。これにより、請求先の店舗名や金額が間違っていたりということがなくなり、月次処理の内容が大幅に改善されました。また、以前は月初に残業することが多かったのですが、確認作業や入力作業が軽減されたことで今ではほとんどありません。
紙の請求書と電子請求書の一元管理を目指す
電子請求書の導入について、取引先様の反応はいかがですか？
経費担当者：
仕入、経費ともにいえることですが、パソコンを持っていないような家族経営の取引先様は導入をお願いするのは難しいですね。電子請求書で受け取れる数を増やしたいのですが、100％電子化というわけにはいかないのが現状です。
仕入担当者：
今後は紙で届いた請求書も、すべて『BtoB プラットフォーム 請求書』に取り込んで管理したいと考えています。一つ一つ項目を入力して電子請求書を作成することもできますが、オプションの『自社作成請求書アップロード機能』を使えば、データをアップロードするだけで一度に大量の電子請求書の作成が可能になるので、うまく活用したいと思います。
経費担当者：
経費の場合は、振込みの支払い準備、いわゆるファームバンキングデータについても『BtoB プラットフォーム 請求書』上で作成しています。電子請求書として一括管理ができれば、受取りから支払までのすべての作業がシステム上で一本化し、かなり楽になります。
実際にシステムを導入されてみて、感想をお聞かせください。
仕入担当者：
請求書の受取業務に課題を感じてこれまで改善を行ってきましたが、エクセルやアクセスの使い方を変えるとか、細かい変更を重ねていく感じで、抜本的なものではありませんでした。
延長線上でしか仕事をしていなかったところに、まったく違う発想の、すごくいいボールが飛んできたと思っています。
経費担当者：
私も「ここまでできるんだ」と実感しています。特に、承認フローについては改善しようと思いもしていなかった。それに、これまではエクセルやアクセスを使い分けていく過程でデータが抜け落ちることもありましたので、使うツールを一本化できたのは良かったと思います。
今後の目標を教えてください。
経費担当者：
取引数の多いヤマト運輸さんからの請求書について、『請求明細自動取込システム』を使って、毎月の請求データを電子請求書として自動で取り込めるようにしたいと思っています。紙の場合は毎月分厚い請求書になりますから、それがなくなれば保管場所も空きますし、一括管理の面からもやりたいと思っています。今後も『BtoB プラットフォーム 請求書』をさらに使いこなして、業務の効率化と精度アップを図っていきたいですね。
※掲載内容は取材当時のものです。
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