株式会社コロナワールド取材日 2017年12月13日

請求書と受発注のシステムを併用し、受け取る請求書や伝票の70%を電子化。
書類の保管場所には、もう悩みません。

利用サービス 受発注(発注)請求書(受取) | エリア 中部地方 | 業種 旅行・レジャー
株式会社コロナワールド

映画、外食、遊技場を集積した郊外型の複合アミューズメント施設「コロナワールド」を運営する株式会社コロナワールド様。業態が多岐にわたるため、毎月大量の請求書を受け取っておられます。そのため『BtoBプラットフォーム 請求書』『BtoBプラットフォーム 受発注』を利用し、すべての取引の書類の電子化を目指して工夫を重ねてこられました。2つのシステムを併用するメリットについて、営業統括部次長と実務を担当されている方々にお話を伺いました。

ココがPOINT!

複合施設の運営で避けられない大量の請求書

― 御社の事業内容を教えてください。

営業統括部広告宣伝チーム購買チーム 次長(以下 次長):弊社は映画館とパチンコ、温泉を核として、カラオケ、ボウリング、ゲームセンター、飲食店などを併設した複合型のアミューズメント施設「コロナワールド」を運営しています。現在、コロナワールドは、愛知県内を中心に全国16拠点あり、施設内の娯楽施設から飲食店まで約80店舗を、ほぼ自社で運営しているのが特徴です。

― 業態が多岐にわたると、取引先も多いのではないですか?

次長:毎月発生する取引は、平均すると800社ほどです。そのうち『BtoBプラットフォーム 請求書』で電子請求書を受け取っているのは350社あまり、通数にすると約1,000通です。また、『BtoBプラットフォーム 受発注』での取引を含めると、取引全体の約70%は電子化しています。

― なぜ『BtoBプラットフォーム 受発注(以下、受発注)』も併用しているのでしょうか。

次長:弊社では『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入する前から『受発注』を利用しています。各店舗と食品卸との間で日々発生する、食材などの発注を電子化できる点に魅力を感じ、導入しました。『受発注』導入前は、仕入担当者が電話やFAXで発注し、紙の納品伝票を見ながら受領の検品を行っていました。また、月末には請求書の金額と、束の納品伝票の合計金額が合っているか確認するなど、膨大な時間がかかっていました。

『受発注』導入後はデータで発注および納品伝票の確認が行え、月末には納品伝票の金額が合算された請求書を電子で受け取ることができるため、飲食店の仕入担当はもちろん、経理担当者も作業を軽減することができました。

飲食店では約200社と取引を行っていましたが、それ以外の映画館や温泉施設などの取引先約2,000社からは、毎月膨大な量の請求書が紙で届いていました。当然、受け取った請求書の処理に時間も人手もかかりますし、書類の保管場所にも困ります。

営業統括部 実務担当者(以下 実務担当者):紙の請求書は、店舗ごとに請求書を受け取り、店舗マネージャーが納品伝票と金額に違いがないか確認したものを、各拠点の支店長がダブルチェックしてからまとめて郵送で本社に送っていました。そのため、月初に発行してもらった請求書も本社に届くまでに、何日もかかります。

さらに、本社に届いた後は大きなダンボール10箱以上になる請求書を、経理担当者の10数人総出で、広い会議室いっぱいに並べて仕分けしていました。仕分けのあとも基幹システムへの入力、ダブルチェックと1日では終わらない作業が続きます。

次長:そこで『受発注』システムを、飲食店以外の取引でも使えるのではないかと着目して、7年ほど前にすべての取引を電子化する方針に踏み切りました。『受発注』の導入で、まずは400社ほど取引と請求書を電子化してもらったところ、作業量はぐっと減りました。

営業統括部広告宣伝チーム購買チーム 次長営業統括部広告宣伝チーム購買チーム 次長

営業統括部 実務ご担当者様営業統括部 実務ご担当者様

システムの併用で電子化を推進

― その後、『BtoBプラットフォーム 請求書(以下、請求書)』の提供が始まり、こちらも導入していただきました。

次長:弊社としては全取引を電子化したかったのですが、『受発注』だけでは難しいのが実情でした。というのも『受発注』は、食材や消耗品など単価が決まっている商品の取引を電子化するシステムだからです。工事費用やメンテナンスといった毎回単価が変わるような取引は、請求業務に特化している『請求書』が便利です。

取引形態によって2つのシステムを使い分けることで、どちらか片方だけの利用よりも電子化が進むというメリットがあります。パソコンを使っていないとか、自社でシステムを構築しているといった場合を除いて、今も電子化移行への働きかけを続けています。

仮締め数値の精度アップは経営管理にも役立つ

― 『請求書』の導入による変化はありましたか?

財務部経理担当者A:『受発注』の導入で、紙で受け取る納品書や請求書の量は半減しましたが、それでも毎月の保管書類は相当なボリュームでした。それが『請求書』の導入でさらに、1/5ほどに減ったのが目に見える変化です。保管用のダンボール箱もサイズダウンして、保管場所や倉庫整理にかかる時間といったコストの削減につながっています。

財務部経理担当者B:たまに取引先様が請求書を発行し忘れることがあるのですが、電話で「請求書を発行してください」とお願いすると1時間ほどすれば届いているというのを体験すると、すごいなと思います。全部パソコンの画面上で確認できるのも安心できます。

処理する必要があるものは未処理から確認できますし、承認フローも明確です。書類の紛失の心配がないのもメリットだと思います。

次長:もう1つのメリットとして、仮締めの精度が向上したことがいえるでしょう。弊社では毎月10日前後に社長以下役員や全拠点の支店長が出席する経営会議があります。その際の資料で必要になる数値として、売上は日々の累積があり、仕入は納品書ベースで出せますが、販管費は請求書ベースで固まっていないと出せません。これまでは紙で届いたものや、把握できているものをエクセルに手入力して提出していましたが、抜けも多く精度は80%未満といったところでした。それが、電子請求書であれば第2営業日までに届くので、仮締めをした数値の精度を95%まで高めることができています。

財務部経理ご担当A様財務部経理ご担当A様

財務部経理ご担当B様財務部経理ご担当B様

― 今後の取り組みを教えてください。

実務担当者:電子化していただいた取引先からの問い合わせで一番多いのは、やり方がわからないといった操作方法に関するものです。導入当初は取引先様向けに何箇所かで説明会を開きましたが、最近は行っていませんでした。新規の企業様も増えてきたので、また開催したいと思っています。

それに加えて、今後はどのスタッフが問い合わせを受けてもスムーズにお答えできるように、社内でも案内資料を作っていきたいですね。

次長:現在の電子化率は全取引の約7割です。先に述べたように先方に電子化できない事情があったり、支払日が違うため一緒に処理できない企業様もありますが、新規取引先も含めてさらに電子化率をあげていきたいです。

『請求書』の導入当初は使っている企業様がほとんどいなかったのですが、今は利用されている企業様も増えてきています。一度は断られたところから、その後「『請求書』を導入したので、今後は電子請求書を使っていきましょう」と言っていただいたこともあります。そういう、以前ご提案したときとは状況が変わったところにも、今後働きかけていこうと思っています。

関連リンク
株式会社コロナワールド
設立1989年3月
事業内容映画館、温泉施設を中心とした複合型アミューズメント施設の運営
代表代表取締役 室橋 義隆
本社所在地愛知県小牧市間々本町200番地
企業サイトhttp://www.korona.co.jp/
>この企業情報とニュースを見る