年間1,200時間もかかっていた請求書発行時間を99％削減。請求書の電子化率アップに全社で取り組んでいます。

― まず、事業内容を教えてください。

総務部経理課・人事課 課長（以下、課長）：弊社は蛇口などの水道用品、水まわりの製品全般を扱うメーカーです。自社のオリジナル品を中心に、日本の伝統工芸を取り入れた水栓や手洗器、海外デザインの手洗器などを販売しています。ちょっと変わったところでは、Da Reyaシリーズという蛇口、思わず「誰や、こんなん作ったん」と言いたくなる、目をひく商品もリリースしています。これは大阪の企業らしい何か面白いものを、という考えのもと開発した商品です。

お得意先様は、全国の配管資材などを扱う代理店や卸、ホームセンターなどおよそ1,200社で、毎月3,000通ほど請求書を発行しています。ありがたいことに、売上が順調に伸びているため請求書の数も増え続けています。

― 月に3,000通も請求書を発行するのは大変そうですね。

課長：紙の請求書の頃は、大阪の本社と東京の総務課、2箇所で7人が作業にあたっていて、月単位で考えると、1人あたり1.5日から2日くらいを請求書発行業務にかけていました。年間に換算すると全員分で約1,200時間です。

― どのような作業工程でしたか？

課長：基本的に大阪も東京も同じフローです。弊社は五・十日ごとに締めを行い、基幹システムで作った請求データをプリンターで印刷します。毎月2箇所で9,000枚前後を印刷していて、その中でも多いのが20日締めと末日締めです。その時は印刷だけで1時間ほどかかっていました。印刷が終わると、送付先の口座別に仕分けをし、折り機にかけて窓あき封筒に封入、郵便計器にかけて発送するまでがワンセットでした。

― これまでどおり紙で受け取りたい取引先様向けに、オプションの『郵送代行サービス』をご利用いただいていますね。

課長：どの業界もそうだと思うのですが、どうしても紙で受け取りたいとおっしゃるお客様はいらっしゃいます。電子化と併用できる郵送代行は、弊社のニーズにも合致していました。

実務担当者：これまでエクセルで作成していた、各事業所の合計請求金額の「かがみ」も、郵送代行なら自動でつけられます。請求書発行にかかる作業時間がごっそりなくなり、残業時間は確実に減りました。今は時間に余裕ができたぶん、入金確認や支払いなど他の業務が丁寧にできて、ミスも減ったと思います。

― 電子化への移行はスムーズだったようですが、何か工夫されたのですか？

課長：電子請求書へ切り替えたタイミングで、最初は40％の取引先に紙の請求書から電子請求書に変更いただきました。切り替えにあたり、電子化のご案内と、『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用するために必要なメールアドレスをFAXで送っていただく返信用紙を、請求書の郵送に同封しました。

しかし、経理部門の努力だけで請求書の電子化率をあげるのは難しく、お客様と直接つながっている営業部門の協力は欠かせません。営業担当者がお客様からのお問い合わせに答えられるよう、想定Ｑ＆Ａ集も作成しましたし、電子化の進捗状況を各営業所ごとに集計し全社に報告するなど、お客様だけでなく社内の理解も深まるよう努めています。

そうした積み重ねで営業部門には、会社をあげて取り組むことだという意識をもってもらえていると思います。

営業所によっては、定期的にお客様へ電子化をお勧めしているところもあり、毎月請求書の電子化率があがっています。導入から9カ月たった現在は60%が電子化済みです。その中には、郵送代行で届く紙の請求書に記載されている『BtoBプラットフォーム 請求書』の仮IDとパスワードを見て、自主的に電子での受取に変更されている方もおられます。

― 今後の取り組みを教えてください。

課長：今後は仕入先に送付している「支払通知書」も電子化する予定です。通知書は我々とは別の部署が月に1度、基幹システムから印刷して郵送しています。請求書での成功を受けて、現在、電子化に向けた準備をしています。また、納品書など他の部門でも今後は電子化・ペーパーレスを進めていきたいと思っています。